La comptabilisation des salaires dans une entreprise et de nombreux autres points importants est basée sur des documents primaires. Si vous maintenez dossiers du personnel mal livré, cela affecte le travail de tous les départements de l'entreprise.

Toutes les nuances de son entretien et les documents nécessaires seront abordés dans cet article.

Pourquoi est-ce nécessaire ?

Dans toute organisation, quel que soit le nombre de personnes, il existe une obligation de conserver de tels registres. Il permet de documenter les mouvements de tout le personnel. Pour ce faire, il est impératif de connaître les documents réglementaires relatifs au travail. De plus, vous devez avoir des compétences en gestion.

Ce type de comptabilité est destiné aux besoins :

• répartir correctement les personnes dans les processus de travail ;
• rechercher les réserves inutilisées ;
• identifier et éliminer les problèmes de personnel en temps opportun.

Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur ce processus à partir de la vidéo suivante :

Comment l'organiser à partir de zéro : instructions étape par étape

Un collaborateur RH est toujours confronté à la tâche difficile d'organiser ce type de travail de bureau. Pour faciliter ce processus, il est important de rédiger au préalable plan approximatif travailler et déterminer dans quel ordre il faut agir :

• La bonne décision serait d'étudier d'abord la documentation réglementaire.
• Après l'avoir étudié en détail, la préparation immédiate du flux documentaire est effectuée. Tous les documents constitutifs sont extraits du gestionnaire et étudiés en détail. Toute la documentation doit correspondre aux documents constitutifs. Il est important de demander au chef d'entreprise quelles conditions supplémentaires il souhaite ajouter à l'horaire de travail. En fonction de ses souhaits, des documents complémentaires facultatifs sont établis.
• Création de documentation :
  • Premièrement, le réalisateur est documenté ;
  • puis et est compilé ;
  • Un formulaire est en cours d'élaboration et est signé par tous les employés. Il comprend tous les éléments dont l'organisation a besoin ;
  • d'autres articles et revues importants sont en préparation ;
  • il est nécessaire de décider qui sera responsable des dossiers de travail. Jusqu'à ce que les gens soient officiellement embauchés, le manager sera obligé de les embaucher. En conséquence, il est ordonné d'assumer la responsabilité de la sécurité, du remplissage et de la gestion ;
  • après cela, commence l'accueil officiel des travailleurs.
• Il est important de s'assurer que tous les dossiers du personnel sont conservés et utilisés.

Après l'enregistrement de l'emploi du responsable du personnel, l'habituel jours ouvrables. La présence de chacun au travail est contrôlée quotidiennement. Publié une fois par an.

Le responsable du personnel est tenu de documenter le mouvement des personnes dans l'entreprise en préparant la documentation appropriée. De plus, il doit préparer de nombreux autres papiers.

Documents requis

Quelques documents de base utilisés par les collaborateurs RH :

• Divers ordres de déplacement des employés: , traduction, et bien d'autres.
• Tableau des effectifs . Son contenu doit coïncider avec les données précisées dans les contrats de travail. Si quelque chose ne correspond pas, cela indique des violations du Code du travail de la Fédération de Russie. Et cela conduit généralement à l'imposition d'amendes.
• Feuille de temps.
• Dossiers de travail. Le responsable du personnel les prend lors de l'embauche, les inscriptions appropriées y sont faites et en cas de licenciement, ils sont restitués.
• Règles réglementation du travail au sein de l’organisation.
• Contrats de travail. Un tel contrat est conclu avec chaque personne ; il constitue le début d'une relation de travail. L'essentiel ici est de vérifier l'exactitude de la préparation, la présence de toutes les signatures et dates. Si des changements sont apportés aux conditions de travail, par exemple, transfert d'un travailleur ou changement de salaire, assurez-vous de vous préparer. Ils sont compilés pour chaque cas séparément.
• Calendrier des vacances. Au plus tard deux semaines avant la fin de l'année, toutes les organisations doivent préparer les calendriers de vacances des salariés. Il est important de les composer de manière à ce que le repos simultané des personnes n'affecte pas le processus de travail du département ou de l'entreprise dans son ensemble.
• Carnets de bord. Il existe de nombreux journaux nécessaires pour conserver des enregistrements de documents.
• Certainement en cours. Il comprend : pour le travail, des fiches de prise de connaissance des arrêtés de l’employeur, une copie d’une carte d’identité, une attestation de visite médicale, des copies des diplômes et une carte d’identité militaire.
• Descriptions de poste. Ils contiennent description détaillée droits et responsabilités des employés.
• Règlement sur les rémunérations et primes. Réglementaire, sur la base duquel toutes les régularisations sont effectuées salaires.

Il existe de nombreux autres documents différents qui sont également présents dans les entreprises. Mais cela s'applique déjà à des documents spécifiques.

Qui fait ça habituellement ?

Cette question se pose principalement dans les petites organisations. Cela est généralement effectué par un responsable du personnel, car la tenue de ce dossier est une tâche assez complexe. Malheureusement, tous les managers ne peuvent pas être persuadés d'introduire un poste aussi distinct dans le personnel. À cet égard, la gestion du personnel est souvent effectuée chef comptable ou le gestionnaire à temps partiel lui-même.

En règle générale, cela se produit dans les petites entreprises afin d'économiser de l'argent. Et cela n'a aucun sens d'introduire une unité supplémentaire dans l'effectif pour deux ou trois personnes. Dans ce cas, le schéma se déroule ainsi : le manager enregistre les employés et le chef comptable paie leurs salaires. La principale loi qui régit les relations entre l'employé et l'employeur est le Code du travail de la Fédération de Russie. C'est lui qui détermine les droits et obligations des deux parties.

Automatisation des processus

Pour la commodité de la comptabilité dans l'entreprise, le dirigeant doit veiller à la mise en œuvre programme spécial. Il existe aujourd’hui un grand nombre de systèmes de ce type et ils sont tous simples à utiliser.

Un programme largement utilisé est "1C : Entreprise". Cela aide à organiser les données. Presque tous les documents sont imprimés automatiquement. L'utilisation de technologies automatisées simplifie le processus comptable lui-même.

Nuances pour les entrepreneurs individuels et les SARL

La documentation doit toujours être en ordre. Il est important de l’entretenir et de le stocker correctement. Il y a plusieurs nuances qu'il est important de prendre en compte dans ce domaine :

• Si un entrepreneur individuel inscrit un salarié pour la première fois, il devra passer par la procédure d'inscription auprès de certaines collectivités territoriales ayant le statut d'employeur. Plus précisément, à la Caisse de pension et à la Caisse d'assurance sociale. Il y a certains délais pour cette procédure :
  • 10 jours lors de l'inscription à la Caisse d'assurance sociale ;
  • 30 jours pour l'inscription à la Caisse de pension.

  Le nombre de jours est compté à partir du premier jour d'embauche de la première personne. Si cela n’est pas fait, l’organisation s’expose à de lourdes amendes.

• Le dirigeant doit familiariser ses collaborateurs avec tous les documents réglementaires contre signature. À cet effet, des journaux spéciaux sont créés, dans lesquels les employés signent après avoir lu les documents. Par exemple, l’organisation doit fournir une fiche de paie en personne chaque mois. À cet égard, il est sage d'ouvrir un livre pour enregistrer leur émission. C'est pratique car en cas de conflit, c'est la signature qui prouvera que le document a été délivré.

Sanctions possibles en cas d'ignorance

En l’absence de dossiers personnels, les fonctionnaires seront tenus responsables en vertu de la loi « sur infractions administratives" Ils sont passibles d'une amende :

• par fonctionnaire - d'un montant de 1 à 5 mille roubles;
• sur personnes morales — de 30 à 50 mille roubles

De plus, les activités de l’organisation peuvent être suspendues jusqu'à 90 jours. En cas de récidive, le gérant pourra être disqualifié.

Si une organisation fait face à une inspection des autorités réglementaires, il est important de s'y préparer. Pour ce faire, vous devez savoir :

• les autorités de contrôle doivent informer les autorités de la procédure à venir au moins trois jours à l'avance ;
• la vérification ne doit pas excéder vingt jours ;
• Ils n'ont pas le droit de procéder à une inspection sur place sans superviseur.

Ce type de comptabilité est la composante principale de toute entreprise. Par conséquent, sa gestion fiable permet d’éviter un grand nombre de problèmes.

Le personnel de toute entreprise est son valeur principale et ressource clé. Par conséquent, l'organisation d'un processus de comptabilité du personnel compétent est une composante importante du travail, qui nécessite des compétences et une connaissance approfondie de la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

Des employés du service RH correctement sélectionnés garantiront que les erreurs seront réduites à zéro et que les droits de toute l’équipe seront protégés. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les particularités de la tenue des dossiers du personnel et les principales erreurs commises par les employeurs.

Le concept de dossiers du personnel

La comptabilité du personnel est un ensemble de processus et de mesures liés à la réglementation relations de travail entre employeur et employé. Ce mécanisme est nécessairement présent dans toute entreprise, quels que soient ses effectifs et son organisation. forme juridique.

En général, les dossiers du personnel comprennent les activités suivantes :

• constitution de dossiers personnels des salariés ;
• calcul et autres paiements;
• compilation et enregistrement des heures de travail;
• enregistrement des arrêts maladie, des demandes et des attestations sur le lieu de la demande ;
• soumission de rapports périodiques aux autorités fiscales ;
• rédaction et contrôle de la conformité ;
• préparation des commandes du personnel;
• conserver la documentation pertinente ;
• travail et évaluation des salariés ;
• le respect des règles de non-diffusion des données personnelles des salariés de l'entreprise.

Conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, chaque organisation doit disposer de la documentation suivante :

• Calendrier des effectifs.
• Cartes personnelles des employés.
• Prisonniers et accords supplémentaires pour eux.
• Calendrier des vacances.
• Règlement sur la procédure de protection et de traitement des informations personnelles (personnelles) des employés.
• Commandes et déclarations des salariés (à propos, mise à disposition, etc.).
• Réglementation du travail (au sein de l'organisation).
• Dossiers de travail de tous les employés.

Organisation des dossiers du personnel

Les moyens les plus courants de conserver les dossiers du personnel dans une organisation sont :

Créer un service RH ou recruter un spécialiste RH (HR manager)

Le principal avantage de cette méthode de gestion des dossiers du personnel est la capacité de s'organiser conformément à ses principes et exigences, de sorte que le salarié soit directement dans l'entreprise.

Attribuer les responsabilités de tenue des dossiers du personnel à un secrétaire ou à un comptable

En temps de crise et de nécessité d'économiser de l'argent, il arrive souvent qu'un employé cumule les fonctions de secrétaire, de comptable, de spécialiste du personnel et même d'avocat. En règle générale, un tel employé se spécialise dans un domaine et, par conséquent, n'est pas entièrement compétent dans d'autres.

Et cela entraîne d’éventuelles erreurs et responsabilités de la part de la direction de l’entreprise, ce qui entraîne des coûts inutiles en temps et en matériel.

Transfert des fonctions RH vers une société d'externalisation

Le travail d'organisation, la gestion du personnel, la formation et la sélection sont à la charge d'une société d'externalisation tierce, spécialiste dans son domaine. Il existe de nombreux employés professionnels et organisations sur le marché avec lesquels accord pour la fourniture de services de comptabilité du personnel pertinents.

Chacune des options ci-dessus a ses avantages et ses inconvénients. La manière exacte dont les dossiers du personnel seront conservés et qui s'en occupera directement est décidée par la direction de l'organisation, en tenant compte du nombre d'employés, de son chiffre d'affaires et de politique intérieure.

Caractéristiques de gestion

Parfois, les employés doivent obtenir une copie de leur feuille de temps. Conformément au Code du travail, l'employeur est tenu de délivrer un tel document. Mais conformément aux lois sur la protection des données personnelles, une copie complète ne peut être délivrée qu'avec le consentement de tous les salariés qui y sont inscrits. Par conséquent, un extrait du bulletin est délivré, qui ne fournit que des informations sur le demandeur.

Les principales erreurs commises par les employeurs et les collaborateurs RH

Dans le processus de tenue des dossiers du personnel, des erreurs peuvent être commises qui conduiront aux autorités d'inspection. Erreurs typiques les dossiers du personnel sont :

Erreurs lorsque vous travaillez avec des fichiers personnels

Le dossier personnel de chaque salarié est constitué depuis son embauche jusqu'à son licenciement. Les erreurs les plus courantes dans la gestion des affaires personnelles sont :

• il n'y a aucun document requis dans le dossier personnel ;
• l'ordre des documents est perturbé ;
• il n'y a pas de dossiers personnels (non documentés) ;
• le rapprochement n'est pas effectué en temps opportun ;
• rempli à la place d'une fiche personnelle du personnel ;
• le dossier comprend des documents qui ne devraient pas en faire partie ;
• Les collaborateurs RH ne respectent pas la procédure de transfert des dossiers personnels à des tiers et organismes.

La constitution correcte des dossiers du personnel permet une meilleure sécurité des documents et un accès rapide à ceux-ci.

Erreurs lors de la rédaction d'un contrat de travail

Les erreurs commises par l'employeur au cours du processus entraînent souvent de graves conséquences dans le processus de résolution des conflits de travail. Les erreurs typiques dans ce cas sont :

• le contrat de travail est conclu en un seul exemplaire ;
• le contrat de travail n'est pas enregistré, il n'y a pas de date d'enregistrement ;
• il n'y a pas de signature sur les contrats de travail ;
• les informations et/ou conditions obligatoires ne sont pas précisées ;
• il n'y a pas de contrat de travail écrit avec les employés ;
  une copie du contrat de travail n'a pas été reçue personnellement par le salarié, ou
• il n'y a pas de marque de réception ;
• les termes du contrat ne sont pas définis ;
• les conditions d'emploi, si elles sont disponibles, ne sont pas précisées ;
• le montant précis du salaire du salarié n’est pas indiqué, les modalités de paiement et le lieu de réception du salaire, les horaires de travail et la durée du congé ne sont pas établis.

Erreurs dans la tenue des dossiers de travail

La majorité des erreurs ici sont liées à la commande de remplissage. cahier de travail. Les erreurs les plus courantes :

• aucun récépissé n'a été délivré lors de la réception d'un cahier de travail d'un salarié de l'entreprise ;
• l'arrêté ne désigne pas de personne chargée de la tenue, de l'enregistrement, de la délivrance et de la conservation des cahiers de travail ;
• la section d'information sur l'employé n'est pas complétée lorsque l'employé reçoit plus d'éducation haut niveau;
• la numérotation séquentielle des enregistrements est incorrecte ;
• tous les enregistrements de travaux (y compris les traductions) ne sont pas contenus ;
• refus de délivrer des carnets de travail aux étudiants combinant travail et études ;
• lors de la délivrance d'un duplicata, la marque « duplicata » n'est pas apposée ;
• des corrections incorrectes ont été apportées dans la section d'informations sur l'emploi ;
• le livre enregistrant le mouvement des cahiers de travail et leur destination n'est pas tenu correctement ou il n'y a pas de livre ;
• la section d'information sur l'employé n'a pas été remplie lors du remplissage de l'encart ;
• la signature de l’employé est manquante dans la section informations sur l’employé ;
• la section d'informations sur l'emploi ne contient pas le nom complet de l'employeur ;
• le salarié licencié reçoit un cahier de travail par courrier sans déclaration écrite du salarié concernant une telle demande.

Un cahier de travail est le document principal de tout salarié, reflétant son expérience professionnelle tout au long de activité professionnelle. Par conséquent, il est nécessaire de minimiser l'apparition d'erreurs et de violations possibles lors de la préparation et de la maintenance de ce document.

Chacune des erreurs peut avoir un impact extrêmement négatif sur la gestion de l'organisation et entraîner de graves conséquences. Il est donc recommandé de confier les fonctions de dossiers du personnel à des spécialistes compétents et compétents qui connaissent bien la législation en vigueur et les exigences des organismes de contrôle, ou de faire confiance à des sociétés d'externalisation professionnelles.

Obtenir un emploi dans nouvelle organisation, vous pourriez être confronté à la nécessité d'établir rapidement des dossiers personnels. C'est bien si le spécialiste précédent laisse les documents en ordre. Mais il existe aussi des cas où le travail du personnel doit pratiquement repartir de zéro. Quels documents réglementent les principales questions du travail du personnel ? Comment vérifier s’il existe suffisamment de réglementations locales dans l’entreprise ? Pourquoi est-il préférable de prélever des échantillons pour l'élaboration des décisions relatives au personnel à partir de la résolution n° 1 du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004.

Quelles réglementations devez-vous connaître ?

Dans la plupart des organisations, le travail d'un collaborateur RH ne se limite pas à la nécessité de tenir des dossiers personnels (enregistrement d'admission, mutation, licenciement, vacances, déplacements professionnels, etc.). Souvent, les responsables du personnel doivent participer directement à l'élaboration des réglementations locales régissant les relations de travail entre l'employé et l'employeur. Par ailleurs, l'officier du personnel se voit souvent confier la responsabilité de préparer les inspections de divers organismes (inspection nationale du travail, parquet, bureau d'enregistrement et d'enrôlement militaire, Roskomnadzor, Caisse de retraite, etc.). A cet égard, il doit connaître non seulement le Code du travail, mais également un certain nombre de réglementations liées directement ou indirectement au travail du personnel.

Tous ces actes peuvent être divisés en certains groupes (tableau ci-dessous). La plupart d'entre eux sont obligatoires pour toutes les organisations, quelle que soit leur forme juridique ou leur forme de propriété. En cas de violation, l'employeur peut être tenu responsable administrativement.

Liste des réglementations sur lesquelles est basé le travail du personnel

La création d'un système de gestion des dossiers du personnel à partir de zéro doit être réalisée en stricte conformité avec législation du travail. Découvrez par où commencer en tant que responsable RH et comment restaurer les enregistrements RH.

Lisez notre article :

Pourquoi les dossiers RH sont-ils nécessaires ?

Par où commencer à construire un système flux de documents du personnel - problème actuel pour les entreprises nouvellement créées. Même si les organisations n'ont pratiquement pas le choix de conserver ou non des registres, celui-ci reste un outil très pratique pour surveiller le personnel à toutes les étapes de son travail. La législation ne fait qu'unifier la forme de son fonctionnement et détermine les normes qui doivent être respectées non seulement par le salarié, mais également par l'employeur.

Les dossiers du personnel aident tout d'abord à comprendre qui travaille dans l'entreprise, à déterminer le nombre d'employés et les dépenses salariales de l'entreprise.

De plus, le système vous permet de documenter tous les mouvements de l'équipe, que ce soit :

• réception;
• congédiement;
• vacances;
• mouvements de personnel, etc.

La comptabilisation de l'ancienneté aide l'employeur à déterminer le nombre de jours de vacances auxquels chaque employé a droit. La tenue d'une feuille de temps permet de contrôler clairement la présence du personnel au travail et de calculer avec précision les salaires.

L'administration RH à partir de zéro, étape par étape

Dans la pratique, la réalisation de dossiers RH à partir de zéro soulève de nombreuses questions non seulement parmi les nouveaux arrivants en RH, mais aussi parmi les spécialistes expérimentés. Tout d'abord, l'ordre de communication des documents suscite des doutes.

Lire aussi :

Lorsque l'entreprise est déjà enregistrée et que tous les documents justificatifs ont été reçus, il est temps de commencer à préparer la documentation du personnel. La première chose à faire est de trier le futur personnel de la personne morale et de déterminer pour la première fois et pour l'avenir les besoins en personnel. Pour ce faire, l'entreprise doit publier.

Si une organisation envisage d'utiliser des formes non unifiées de documents personnels, celles-ci doivent d'abord être approuvées par l'ordre approprié du responsable. L’idéal serait de publier le Règlement « Sur politique du personnel entreprises" ou " ". Ces documents prescrivent toutes les règles de tenue des registres dans une entreprise nouvellement créée conformément aux normes juridiques en vigueur.

Sujet du problème

Découvrez également comment payer le travail en toute sécurité les jours fériés et les jours de congé, comment vous comporter lors d'une inspection GIT et quelles conditions doivent être supprimées de toute urgence des contrats de travail de vos employés.

Dossiers personnels de LLC

Gestion des dossiers du personnel en 2018, il n’y a pas eu de changements significatifs pour les SARL. Il est important de noter que les dossiers du personnel ne diffèrent pas beaucoup selon la forme juridique de l'entreprise. Les règles sont les mêmes dans la plupart des cas.

Pourtant, la majorité des entreprises sont des SARL. Les activités des SARL offrent une plus grande liberté d'action que celles des municipalités ou institutions budgétaires. Les organisations gouvernementales sont plus formalisées et la plupart des décisions émanent des ministères (par exemple, le personnel des administrations de district).

Alors que les SARL ont une plus grande liberté d'action et sont moins limitées dans le choix d'un scénario de comportement.

Documents RH

La base des dossiers du personnel dans une organisation sont les documents des dossiers du personnel. Tous les documents peuvent être divisés en 3 catégories :

• documents primaires sur les dossiers du personnel ;
• documents primaires pour l'enregistrement du temps travaillé et des salaires ;
• journaux pour enregistrer le mouvement de la documentation du personnel.

Lire aussi :

Les premier et deuxième groupes ont leurs propres formulaires approuvés (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 N 1 « Sur l'approbation des formes unifiées d'enseignement primaire documents comptables pour la comptabilisation du travail et son paiement"). Récemment, ils ne sont pas obligatoires pour l'utilisation des personnes morales. Si nécessaire, une entreprise peut, sur la base d'eux, développer et approuver ses propres formulaires conformes aux normes légales. Ceux pour qui le les documents unifiés sont pratiques et peuvent continuer à les utiliser.

Dossiers personnels Parallèlement aux dossiers comptables et fiscaux, il permet de refléter des informations fiables nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Les caractéristiques de ce type de comptabilité, ainsi que les principaux documents qui y participent, seront abordés dans notre article.

Tenue des dossiers du personnel

Maintenir dossiers du personnel implique l'inscription grande quantité une documentation qui reflétera les informations à la fois séparément pour chaque employé et pour l'ensemble de l'entreprise, ainsi que la création de règles réglementant la procédure des activités de travail.

Maintenir dossiers du personnel implique d'enregistrer le nombre d'employés, ce qui n'est possible qu'avec un suivi de haute qualité de tous les mouvements. La tâche principale dossiers du personnel est la préparation de preuves documentaires de l'un ou l'autre mouvement d'un salarié, allant de l'embauche, du transfert à un autre poste, de l'enregistrement du congé et se terminant par le licenciement.

Certainement, dossiers du personnel peut être fait manuellement, cependant dossiers du personnel grâce à l'utilisation d'un logiciel, il permet de minimiser le temps de préparation de la documentation, surtout si l'entreprise compte de nombreux employés.

Documents RH

Documents dossiers du personnel Ils peuvent être soit obligatoires, dont la rédaction est prévue par le Code du travail de la Fédération de Russie, soit facultatifs.

À documents nécessaires dossiers du personnel inclure:

• ordre de travail (T-1);
• contrat avec un employé (TD-1);
• cahier de travail (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 « Sur les cahiers de travail »);

Pour plus de détails sur la conception des cahiers de travail, voir le matériel .

• carte personnelle d'employé (T-2);
• documents de traduction (T-5);
• ordonnance d'enregistrement de congé (T-6);
• calendrier des vacances (T-7);
• dotation en personnel (T-3);
• feuille de temps (T-12);
• ordonnance de licenciement (T-8).

La plupart des documents personnels ont forme unifiée. L'employeur doit élaborer certains documents de manière indépendante :

• convention collective;
• règlement intérieur;
• réglementation des salaires;
• réglementation sur les données personnelles des salariés ;
• réglementations sur la protection du travail;
• règlement des bonus ;

Pour plus d'informations sur les délais de conservation des documents du personnel, voir le matériel .

IMPORTANT!Selon l'art. 8 du Code du travail de la Fédération de Russie, les dispositions formées par l'organisation qui portent atteinte aux droits d'un employé ne peuvent pas être utilisées pour réglementer les relations de travail.

Tous documents comptables, préparés par un employé du personnel, sont approuvés par le chef de l'organisation. Après cela, le salarié doit en prendre connaissance et signer.

Il est à noter que dans certaines situations, l'établissement de documents personnels peut être évité : par exemple, l'établissement descriptions de poste pas nécessaire si contrat de travail La fonctionnalité employé est déjà fournie. Il en va de même pour les dispositions relatives à la rémunération, dont l'élaboration n'est pas non plus nécessaire si le contrat prévoit revenus futurs employé.

La présence d'un document particulier dans les dossiers du personnel dépend des spécificités du travail de chaque salarié et de l'entreprise dans son ensemble. Si l'entreprise prévoit un travail posté, un horaire de travail doit être établi. Lors de l'exécution de tâches dans des installations de haute sécurité, une clause sur la préservation des secrets commerciaux doit être inscrite dans le contrat, ainsi qu'une disposition correspondante doit être rédigée, qui définira la procédure d'accès aux secrets, la responsabilité de son divulgation, ainsi que les conditions de cessation de cet accès. Il est nécessaire de rédiger un contrat complet responsabilité financière avec un employé s'il est lié à une cargaison ou à des objets de valeur.

Responsabilité des violations lors de la tenue des dossiers du personnel

Le principal organisme de réglementation responsable de la bonne conduite dossiers du personnel, est l’Inspection nationale du travail. Il est conçu pour surveiller les opérations du personnel et, si dossiers du personnel est effectué avec des violations, engager la responsabilité administrative pour violation de la législation du travail.

On distingue les types de responsabilité suivants (article 419 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

• Administratif - amendes pour fonctionnaires et les entreprises sont reflétées dans l'art. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. La responsabilité administrative naît le plus souvent en l'absence de tout document personnel nécessaire ou en cas de non-fourniture à la demande d'un employé ou d'une organisation.

Exemple:Ivanov I.A. a décidé de contracter un emprunt. Pour ce faire, il a besoin d'une copie du cahier de travail et d'un certificat 2-NDFL. L'employeur a refusé de fournir une copie du carnet de travail. Un employé a le droit de signaler les actions illégales de l'employeur dans inspection du travail, qui tiendra la société (ses dirigeants) responsable en vertu de l'art. 5.39 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 1 000 à 3 000 roubles.

• Droit civil - la peine est prévue à l'art. 15, 151 et ch. 59 du Code civil de la Fédération de Russie.

Exemple:Petrov S.F. s'est blessé au travail. Conformément à l'art. 1085 du Code civil de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de compenser la perte de salaire pendant le séjour de traitement de l'employé, ainsi que les frais de son traitement et de son rétablissement.

• Responsabilité pénale - prévue à l'art. 143, art. 145, art. 145.1, art. 146-147, art. 215-217 du Code pénal de la Fédération de Russie.

En outre, des documents émanant des services du personnel peuvent être demandés par l'administration fiscale, dont le défaut de fourniture entraîne une responsabilité au sens de l'art. 126 Code des impôts de la Fédération de Russie

Résultats

Correct et opportun dossiers du personnel permet à la direction de rendre l'entreprise plus efficace. Actuellement, il existe de nombreux outils logiciels qui permettent d'optimiser le temps d'élaboration de la documentation du personnel et d'obtenir une précision lors de la réflexion des données. personnelcomptabilité.