Chaque comptable doit savoir quels documents appartiennent aux documents primaires. Cela est dû au fait que c'est cette documentation qui constitue la base de la maintenance comptabilité. Ils prouvent le fait de réaliser des transactions commerciales. Un comptable débutant doit comprendre de quoi il s'agit, pourquoi les documents primaires sont nécessaires, comment les compiler et les stocker. Sinon, les problèmes avec les autorités de régulation ne peuvent être évités.

Les personnes morales et les entrepreneurs privés ne peuvent se transférer des fonds que sur la base de certains documents primaires. On suppose que le rapport primaire est établi avant même la transaction commerciale. Cependant, la législation n'exclut pas la possibilité de son établissement après la réalisation de la transaction, cependant, il doit y avoir de bonnes raisons pour cela.

Les documents comptables primaires et récapitulatifs doivent inclure les détails suivants : nom du formulaire ; la date et le lieu où il a été rédigé ; le nom complet de l'entreprise qui l'a préparé ; quels comptes sont utilisés pour transférer des fonds ; nom et prénom responsable officiel etc.

Pourquoi sont-ils nécessaires ?

Les documents primaires (PD) sont un élément obligatoire de la comptabilité. Ils sont établis lors de transactions commerciales et servent de preuve de la réalisation de ces transactions. Lors de la réalisation d'une transaction, un nombre différent de documents primaires peut être impliqué : cela dépend des spécificités de sa mise en œuvre.

Liste des opérations à réaliser lors de la transaction :

1. Signature d'un contrat avec le destinataire. S'il est permanent, vous pouvez signer un accord pour plusieurs transactions. Toutefois, dans ce cas, il convient de discuter immédiatement du calendrier des travaux, de la séquence des transactions de règlement et d'autres nuances.
2. Émission des factures pour paiement.
3. Paiement direct dont la confirmation est reçu de caisse(ou marchandise), si nous parlons de concernant le paiement en espèces ou par carte de paiement si l'argent est transféré par virement bancaire.
4. Lors de l'expédition des marchandises, l'entrepreneur remet la facture au client.
5. Après avoir fourni l'intégralité des services, l'entrepreneur doit recevoir un certificat d'achèvement du client

Types existants

Il existe 6 principaux types de comptabilité PD, qui sont le plus souvent utilisés lors de la réalisation de diverses transactions :

Contracter	Le contrat définit les droits et obligations des parties à la transaction. Le contrat peut être établi pour la prestation de services ou la vente de biens. Le Code civil n'exclut pas la possibilité de conclure un contrat oral, mais il faut rappeler que seul un document signé par deux parties peut protéger les droits et intérêts de la partie lésée devant une instance judiciaire en cas de problèmes survenant, notamment manquement à ses obligations par l'autre partie.
Offre sur facture	Ce document indique combien le client doit payer pour recevoir des services ou des travaux. Lorsque le paiement est effectué, cela signifie que le client accepte les conditions proposées par l'entrepreneur. Il n'existe pas de formulaire spécifique pour ce document, son format peut donc varier selon les fournisseurs. Cependant, vous devez vous rappeler que le document doit contenir le titre du document lui-même ; les détails du paiement ; le nom des biens et services, ainsi que leur coût. Vous pouvez le préparer dans le programme 1C. La facture n'a aucune valeur du point de vue de la comptabilité et du reporting auprès des autorités de régulation ; elle enregistre uniquement le prix fixé par le vendeur. Il n'est pas nécessaire d'y apposer un cachet et une signature, mais si l'entreprise veut être prudente et se protéger, il vaut mieux le faire. Si des intérêts ou des droits de l'acheteur sont violés, il a le droit d'exiger du vendeur la restitution des fonds transférés.
Documents de paiement	Ceci constitue la confirmation du fait que le client a payé la facture émise par le fabricant. Il y a différents types ces documents : demandes de paiement, ordres et chèques, formulaires reporting strict.
Liste de colisage	Applicable dans les cas où vous devez formaliser une transaction d'achat et de vente de biens matériels. Ce document doit être préparé en deux exemplaires. Le vendeur en a besoin pour afficher la vente et l'acheteur en a besoin pour capitaliser les marchandises reçues. Les informations figurant sur le bon de livraison et sur la facture doivent correspondre parfaitement. Le sceau du vendeur et de l'acheteur doit figurer sur ce document.
Agir sur l’exécution d’un travail ou d’une prestation de services	Document recto-verso. Il confirme non seulement le travail effectué, mais également le prix payé pour le produit ou le service. Ce document sert également de preuve que les parties ont pleinement rempli leurs obligations l'une envers l'autre et n'ont aucune réclamation mutuelle.
Facture	Un document important est celui à l'aide duquel est posée la base de l'acceptation des montants de TVA soumis à déduction. Évidemment, ce document est très important pour les structures assujetties à la TVA.

Liste des principaux documents comptables

Ainsi, la liste des principaux documents comptables ressemble à ceci :

Accord	Conclu avec le client par écrit. Il est important de préciser que la loi n'interdit pas la forme orale d'un tel contrat ; cependant, les parties préfèrent souvent consigner sur papier les droits et obligations prévus dans l'accord.
Vérifier	Il contient les détails du paiement et le nom des biens achetés.
Reçu (ticket de vente ou de caisse) ou formulaire de déclaration stricte	Émis si payé en espèces. En cas de paiement autre qu'en espèces, l'acheteur de biens ou de services reste avec un document de paiement certifié par la structure bancaire comme confirmation de paiement.
Facture	Délivré au moment de l'expédition de la marchandise.
Acte de prestation de services ou d’exécution de travaux	Fourni après que les services ont été fournis dans leur intégralité.

La définition de la notion de « document comptable principal » est donnée par l'article 60-1 du Code fiscal russe : les documents primaires sont des preuves documentées qu'une transaction a été réalisée ou qu'il existe un événement qui donne le droit de la réaliser. Ces documents peuvent être sous forme papier ou sur support électronique. La comptabilité est effectuée sur la base de cette documentation.

L'article 60-2 précise les formes de ces documents et les conditions de leur exécution.

Un autre acte réglementaire qui définit la documentation primaire et définit également ses formes est la loi sur la comptabilité et l'information financière.

La Russie est un pays dans lequel la législation sur la comptabilité et le paiement des impôts change périodiquement. Étant donné que les formulaires peuvent être modifiés ou complétés, vous devez suivre les modifications approuvées par diverses agences gouvernementales, y compris le ministère des Finances. Par exemple, début 2019, la forme d'une attestation comptable a été approuvée, qui avait auparavant une forme libre.

Le Code des infractions administratives prévoit un certain nombre de sanctions en cas d'absence de documents primaires dans une organisation ; elles sont définies à l'article 276 du Code ;

Instructions générales d'utilisation

Les PD constituent la base pour démarrer la comptabilisation de certaines transactions et effectuer des inscriptions dans le registre comptable. Un tel document constitue une preuve écrite du fait qu'une transaction commerciale a été réalisée.

Ces documents comptables primaires, dont les formes ne sont pas officiellement approuvées, sont approuvés par le chef de l'organisation, en émettant un arrêté approprié. Ils doivent contenir toutes les mentions obligatoires requises par la loi.

Cette documentation doit être préparée sur papier et appuyée par la signature de la personne qui a rédigé le document. Si un document électronique est utilisé, il doit être signé avec une signature électronique.

Les formes unifiées de PD ne sont pas obligatoires pour leur utilisation. L'exception est documents de caisse, qui sont agréés par les structures agréées.

Le formulaire PD doit contenir les données obligatoires suivantes :

• nom du document ;
• la date exacte de l'opération ;
• en quoi consiste l'opération économique en termes physiques et en valeur ;
• le nom de la structure qui compose le document ;
• des informations sur les personnes chargées de veiller à la bonne exécution du document.

Ces documents sont répartis dans les groupes suivants :

• comptabilité des salaires;
• comptabilité des produits opérations en espèces;
• comptabilité des immobilisations;
• comptabilité des travaux de construction et de réparation.

Règles de remplissage

Les documents de rapport doivent être préparés proprement et clairement.

Règles de base :

• Il est permis d'utiliser des stylos à bille et à encre, vous pouvez utiliser des ordinateurs et une machine à écrire ;
• cette documentation doit être établie au moment où l'opération vient d'être planifiée ;
• il est permis d'établir des documents après la réalisation de l'opération s'il existe des raisons objectives à cela ;
• le document reflète tous les détails possibles ;
• S'il manque des informations, des tirets peuvent être ajoutés.

En 2019, des formulaires standards sont utilisés pour préparer le PD. Les documents sont divisés en externes et internes.

La première organisation reçoit de l'extérieur : des agences gouvernementales, des organismes supérieurs, des structures bancaires, du fisc, etc. Exemples de documents externes : factures, ordres de paiement ou réclamations. Quant aux documents internes, ils sont établis directement dans l'organisation.

Si le document est mal rempli, l'organisation aura du mal à déterminer assiette fiscale, ce qui peut conduire à des désaccords avec le service des impôts.

Correction du contenu

Il arrive que même un comptable expérimenté qui a rédigé un document plus d'une fois commette une erreur. Il n'est possible de le corriger que lorsque le document n'a pas été reflété en comptabilité, c'est-à-dire qu'il n'a pas été comptabilisé. Il ne faut pas oublier qu'il est inacceptable d'effectuer des corrections à l'aide d'un trait.

Vous ne pouvez utiliser que les trois méthodes suivantes :

• entrée supplémentaire;
• méthode d'inversion ;
• méthode de relecture.

Cette dernière s'applique lorsqu'une erreur a été commise dans le registre comptable, mais elle n'affecte pas la correspondance des comptes. Cette méthode est appropriée à utiliser avant l'établissement du bilan. Dans ce cas, le numéro ou autre signe incorrect doit être barré d'un trait fin et la valeur correcte doit être indiquée à côté. Sur le côté indiquer «croy corrigé» et mettre la date et la signature.

Une écriture supplémentaire serait appropriée si le montant de la transaction en cours était sous-estimé.

La méthode d'annulation consiste à corriger une entrée incorrecte à l'aide de nombre négatif. Le mauvais numéro est indiqué à l'encre rouge et la saisie correcte est immédiatement effectuée, qui est écrite en couleur normale.

Précisions sur le rapport de rapprochement

Les actes de réconciliation ne concernent pas légalement les documents primaires, ils ne sont donc pas réglementés documents réglementaires. Ils affichent les règlements mutuels conclus pendant une certaine période entre des sociétés ayant le statut de personne morale, ou entrepreneurs individuels.

Ce type de document est utilisé à l'initiative des comptables, car il permet de résoudre un certain nombre de questions controversées, ce qui protège les intérêts de l'organisation.

Dans quels cas est-il important d'établir un rapport de rapprochement :

• lorsque le vendeur a présenté large choix marchandises;
• en cas d'octroi d'un sursis de paiement ;
• si le prix du produit est élevé ;
• s'il existe entre les parties une relation de nature régulière.

Ce document peut être utilisé en justice en cas de situation controversée entre les parties.

Durée de conservation

La disposition relative au stockage de la documentation primaire est inscrite au niveau législatif.

Pour différents types Il existe différentes modalités de conservation des documents :

Pendant un an	Il est nécessaire de maintenir une correspondance avec les autorités de régulation concernant les conditions de soumission des documents de déclaration.
Au moins 5 ans	Les documents de trésorerie et les documents tels que le bilan du trimestre, le rapport de l'organisation avec une note explicative pour le trimestre sont stockés ; procès-verbal de la réunion d'adoption du bilan trimestriel ; documentation primaire et livre de caisse ; documents sur la comptabilité systémique et non systémique et autres.
Au moins 10 ans	Le bilan annuel, la liste d'inventaire, le solde de transfert, le solde de séparation, le solde de liquidation et d'autres documents doivent être tenus.
Au moins 75 ans	Le compte personnel de chaque salarié ainsi que les fiches de salaire sont sauvegardés.

Toute la documentation principale est une confirmation activités financières entreprises. Ces documents comptables seront principalement exigés par les autorités de régulation lors des inspections. Par conséquent, des exigences accrues sont imposées en matière de conservation et de stockage de ces papiers.

La documentation primaire, ou comme l’appellent les comptables virtuoses, la documentation primaire, est la preuve de la situation financière de l’entreprise. De plus, ayant force de loi, ces documents peuvent soit aider l'entreprise sur des questions controversées, soit la faire échouer. Ces documents sont : le contrat, la facture, les documents de paiement, le bon de livraison, la facture, le ticket de caisse et autres.

Les formes des documents primaires sont unifiées. Si nécessaire, des lignes supplémentaires sont ajoutées au formulaire, tout en conservant les lignes principales. Ceci est indiqué dans le Règlement sur la comptabilité et la comptabilité dans la Fédération de Russie (arrêté du ministère des Finances de la Russie du 29 juillet 1998 n° 34 n (tel que modifié le 26 mars 2007 n° 26 n). L'exception concerne les formulaires pour effectuer des transactions en espèces (Ordonnance du Comité national des statistiques de Russie du 24 mars 1999 n° 20).

Toutes les modifications et ajouts apportés au formulaire type sont approuvés par arrêté du chef d'entreprise.

L'organisation développe de manière indépendante des formulaires de documents primaires si le formulaire requis n'est pas disponible dans le catalogue des formulaires unifiés. Condition obligatoire : ces formulaires doivent contenir les précisions nécessaires.

1. Quel est le nom du document ?
2. Une fois compilé.
3. Informations sur l'organisation composant le document.
4. Indiquez ce que comprend une transaction commerciale spécifique pour ce document, le coût de la transaction (monétaire ou en nature).
5. Liste des personnes chargées de rédiger le document avec signature obligatoire.

Les détails ci-dessus sont mentionnés dans la loi fédérale « sur la comptabilité ».

Tous les documents primaires doivent être soumis au service comptable en temps opportun. Le respect de la chronologie de saisie des informations est l'une des principales conditions d'une bonne comptabilité.

Pour une comptabilité pratique, tous les enregistrements primaires sont classés en groupes - tableau :

Nom du groupe	Ce qui est inclus
Documents organisationnels et administratifs	Il s'agit notamment des ordonnances, des procurations et des instructions. Autrement dit, ce sont des documents qui donnent le « feu vert » pour effectuer des transactions commerciales.
Pièces justificatives	Feuilles de factures, certificats de réception, bons de caisse, ce sont eux qui confirment le fait d'une transaction commerciale. Les données saisies dans ces documents sont soumises à une inscription obligatoire dans les registres comptables.
Documents comptables	Ils sont utilisés, en l’absence de formulaires standards unifiés, pour le traitement combiné des pièces justificatives et administratives. Par exemple, un arrêté de dépenses est considéré à la fois comme une pièce administrative et comme une pièce justificative. La paie indique simultanément le besoin de paiement selon la liste et confirme le paiement.

Et une autre invention réussie du service comptable est le calendrier de flux de documents. Attention : la forme de l'échéancier doit être reflétée dans les politiques comptables de l'organisation.

Calendrier du flux de documents

Les lignes et colonnes correspondantes reflètent les données sur les mouvements des documents de déclaration. Un énorme avantage de ce calendrier est que tous les documents émis sont sous contrôle. L'essentiel est de ne pas oublier de faire les entrées appropriées.

Remplissez selon les règles

Commençons par le fait que les données primaires soumises au service comptable doivent être vérifiées. Que vérifier :

1. Quantité de remplissage (toutes les lignes et sections nécessaires sont remplies).
2. Exactitude du remplissage (les données saisies doivent correspondre au lieu d'entrée, les contradictions dans les données sont inacceptables).
3. Fiabilité des informations (vérification des opérations mathématiques, rapprochement avec les documents d'accompagnement).

Le document vérifié doit être inscrit dans les registres comptables.

Conseil : pour éviter l'erreur de refléter à plusieurs reprises un document en comptabilité, vous devez procéder comme suit. Le verso du formulaire indique la date et le numéro d'inscription au registre.

Comment remplir les documents comptables primaires en 2017

• Toutes les écritures effectuées dans les documents comptables primaires doivent avoir une longue durée de conservation.
• Il est permis d'utiliser des documents papier ainsi que des documents électroniques, qui doivent être signés avec une signature numérique (Loi fédérale 402-FZ du 6 décembre 2011).
• L'usage d'un sceau est obligatoire sur les documents où un espace est prévu à cet effet.

Depuis le 07/04/2015, les sociétés par actions et les sociétés à responsabilité limitée ont reçu le droit de fonctionner sans sceau rond (Loi fédérale 82-FZ du 06/04/2015). Vérifiez ce qui est écrit dans la Charte concernant l'utilisation du sceau. Si l'entreprise continue d'utiliser le sceau, aucune modification de la Charte n'est requise. Le délai pour apporter de telles modifications à la Charte de l'entreprise n'est pas précisé par la loi. Mais il ne faut pas retarder les changements afin de ne pas introduire beaucoup de contradictions dans les documents financiers.

• Comparaison des indicateurs monétaires et naturels. Il n'est pas nécessaire d'indiquer les deux à la fois, un seul suffit (Loi fédérale 402-FZ). Il arrive qu'il soit plus pratique d'indiquer n'importe quel indicateur (par exemple, lors d'un déplacement de matériaux au sein d'une entreprise, un indicateur naturel est utilisé). Dans le certificat de réception de service, il est plus pratique d'indiquer uniquement les informations sur les coûts, mais pour éviter tout malentendu, les types de services sont en outre répertoriés.
• Signature de la personne responsable. La loi de la Fédération de Russie ne dit rien sur les signatures en fac-similé sur les documents primaires. La lettre du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie n° 3-1.11.469 du 23 septembre 2008 examine la position du service fiscal concernant les fac-similés sur les documents.
• La devise dans laquelle le document est établi. Principal unité monétaire- rouble. Même lorsque les termes du contrat parlent d’unités conventionnelles. Parce que toutes les transactions comptables sont évaluées en roubles (Loi fédérale 402-FZ du 6 décembre 2011). Personne n'interdit d'ajouter des colonnes supplémentaires indiquant les montants en devises étrangères, mais une colonne indiquant le montant en roubles doit être présente. Sinon, il existe un risque de déduction de dépenses et de déductions de TVA.

Liste des documents primaires

Accord

La notion d'« accord » est réglementée par l'art. 420 Code civil de la Fédération de Russie. Un contrat est un accord sur l'émergence (le changement) ou la résiliation de droits et d'obligations entre les parties. Chaque partie est tenue de lire attentivement les termes de l'accord. Après accord, la signature et le sceau de chaque partie sont apposés. Le contrat en tant que document principal a pleine force juridique ; chaque partie doit en avoir un exemplaire signé. Tous les points prévus dans le contenu doivent être remplis par les parties au contrat conformément à leurs obligations. Les différends sont résolus soit pacifiquement, soit par le biais de procédures judiciaires.

Et encore une chose. Dans toutes les situations, la conclusion d'un accord n'est pas la reconnaissance de droits et d'obligations mutuels. Un reçu reçu lors de l'achat d'un produit ou d'un service est reconnu comme le même contrat.

Vérifier

Une facture de paiement reçue du vendeur d'un produit ou d'un service est considérée comme un document comptable principal. Sur la base du montant indiqué sur la facture, l'acheteur effectue le paiement. Dans les documents de paiement, il est souhaitable d'avoir un lien vers ce document (par exemple, le document de paiement contient la mention « paiement sur facture n°35/7 du 31 janvier 2017 »). Il peut y avoir des situations où il sera difficile de prouver que le paiement a été effectué spécifiquement pour une facture spécifique.

Pour l'acheteur de biens (services), la facture soumise est une sorte de garantie que le vendeur ne modifiera pas le prix fixe. La durée de validité de la facture pour le paiement est précisée par le vendeur. L'acheteur effectue le paiement dans le délai imparti.

Facture pour paiement

Si le paiement n'est pas possible pour un certain nombre de raisons (par exemple, problèmes avec le réseau informatique comptable, problèmes financiers), alors il est conseillé d'informer le vendeur de la situation actuelle, de préférence à l'avance. Il est possible que la date de facturation soit modifiée, mais les conditions d'achat resteront les mêmes.

Documents de paiement

Ce type de pièces comptables comprend : les chèques de paiement (marchandises, espèces), les ordres de paiement, les demandes de paiement.

Lorsque vous achetez des biens (services) contre de l'argent à partir de la caisse enregistreuse de l'organisation, vous devez absolument conserver le reçu de caisse et le transférer au service comptable.

Reçu de caisse

Si le reçu n'indique pas quel paiement est effectué en espèces, alors obligatoire Un ticket de caisse est joint au ticket de caisse. Il contient un inventaire des biens (services) achetés, indiquant en quelle quantité et à quel prix le paiement a été effectué. Le ticket de caisse est apposé du sceau du vendeur et de la signature du responsable de la vente des biens (services).

Reçu de vente sans ticket de caisse est reconnu comme document principal, puisqu'un entrepreneur individuel a le droit de travailler sans caisse enregistreuse (avec la condition obligatoire de délivrance d'un ticket de caisse).

Reçu de vente délivré par un entrepreneur individuel sans utilisation de caisse enregistreuse

Ceci est spécifié dans la loi de la Fédération de Russie 54-FZ « sur l'utilisation des équipements de caisse enregistreuse lors des paiements et des règlements en espèces en utilisant cartes de paiement" (actuel en 2017).

Lorsque vous payez un produit (service) entre personnes morales Une lettre de voiture est émise via le compte courant.

Liste de colisage

Chaque partie est établie selon l'échantillon (les signatures des personnes responsables et le sceau sont requis). Les montants indiqués sur le bon de livraison et sur la facture doivent correspondre. Dans certains cas, il est pratique d'utiliser une signature en fac-similé ; ce fait doit impérativement être indiqué dans le contrat de fourniture de biens (services).

Lors du paiement d'une facture d'un produit (service) via un compte courant, un ordre de paiement est émis.

Ordre de paiement

Il s'agit d'un formulaire de document unifié, le plus souvent rempli par voie informatique. Le paiement préparé pour le paiement peut être transféré à la banque sur papier ou via le programme bancaire spécial « Clint-Bank » (qui est beaucoup plus rapide). Avant l'envoi, vous devez vérifier toutes les coordonnées du destinataire du paiement pour éviter tout malentendu, surtout si vous travaillez pour la première fois avec une contrepartie. Remplissez soigneusement les informations sur ce que vous payez. Ce serait utile description détaillée, avec l'indication obligatoire des détails du compte (date, numéro).

Une demande de paiement est un document principal dans lequel le créancier exige que le débiteur rembourse la dette par l'intermédiaire de la banque.

Demande de paiement

Il existe une exigence sans acceptation : dans ce cas, l’argent est automatiquement débité du compte du débiteur. Une demande d'acceptation implique la présence de l'acceptation de la part du débiteur. Toutefois, la convention peut prévoir les conditions de restitution de la dette résultante ; dans ce cas, la restitution de la dette par l'intermédiaire de la banque s'effectue sans acceptation.

Le formulaire de facture est utilisé dans les cas où la TVA est enregistrée.

Facture

Ils sont préparés pour les factures et les actes. Le paiement d'une avance au titre d'un contrat est également un motif d'émission d'une facture. La TVA est déduite sur la base des factures et factures. Il convient de mentionner que tous les assujettis à la TVA sont tenus d'émettre des factures. Il est beaucoup plus pratique de remplir des formulaires à l'aide de programmes automatisés.

Apporter des modifications

Il est strictement interdit d'apporter des modifications aux espèces et aux documents bancaires (article 9 de la loi fédérale de la Fédération de Russie « sur la comptabilité »).

Les modifications d'autres documents primaires sont autorisées, mais à condition que tous les participants à la transaction commerciale soient au courant des modifications apportées. La connaissance des modifications parmi les participants est confirmée par leurs signatures indiquant la date des modifications.

La correction s'effectue comme suit : l'inscription incorrecte dans le document est soigneusement barrée d'un trait fin. En même temps, ce qui est barré est clairement lisible. L'entrée correcte est saisie au-dessus ou à côté de la correction. À côté de la ligne barrée, ou là où il y a suffisamment d'espace libre, est écrite l'inscription « Croyez le corrigé ». Le nom complet doit être indiqué. la personne qui a effectué les modifications, la date et la signature.

Combien de temps faut-il conserver les documents comptables ?

Lieu de stockage

L'endroit optimal pour stocker les matériaux primaires est dans les archives. Il est important de bien préparer les documents à classer dans les archives :

• Tri par ordre chronologique.
• Équipement par type.
• Reliure et classement des documents dans des dossiers.
• Préparation du certificat d'accompagnement.

Il est important d'assurer la sécurité des registres comptables contre les corrections non autorisées. La correction des erreurs ne peut être effectuée que de manière officielle, avec la signature de la personne qui a apporté la modification. Pour information, c'est dans les registres que sont accumulées les informations sur les documents primaires acceptés en comptabilité.

Il y a aussi ici un secret commercial : le contenu des registres n’est que cela. La divulgation d'informations sur le contenu est punie par la loi russe.

Durée de stockage

La loi fédérale de la Fédération de Russie « sur la comptabilité » (article 17), ainsi que la législation sur les archives (arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 n° 558) prévoient la période de conservation des documents de l'entreprise. Pour les pièces comptables primaires, ce délai est d'au moins 5 ans.

La durée de conservation commence à compter du 1er janvier de l’année suivant celle du placement du document aux archives.

Si une organisation ne respecte pas la période de stockage des matières premières, les autorités de contrôle ont le droit d'imposer des sanctions (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). L'amende varie de 10 000 à 40 000 roubles, selon le degré de violation.

À propos, seuls les documents datant de trois ans seront pertinents pour le contrôle des autorités fiscales. En l'absence d'un rapport primaire d'une période plus ancienne, les inspecteurs n'ont pas droit à une amende en vertu de l'article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie.

Le service comptable de l'entreprise est tenu non seulement de conserver correctement les documents primaires, mais également d'assurer leur sécurité. Seulement dans ce cas, les réclamations services fiscaux se révélera infondée.

La documentation primaire sert de base à la saisie des écritures comptables dans les registres comptables. Ces formulaires sont conçus pour enregistrer sur papier l'authenticité du fait d'une transaction commerciale ayant entraîné un changement dans la situation économique de l'entreprise. L'enregistrement de l'enregistrement primaire est réglementé par la loi. Chaque modèle doit être conforme aux exigences de la loi du 6 décembre 2011 n°402-FZ.

Formes et types de documentation primaire

Les formes de documents primaires utilisées par les entités commerciales peuvent être unifiées et développées indépendamment par les parties à la transaction. La liste des formulaires standard requis pour une utilisation dans des situations spécifiques est approuvée par la loi. Dans de tels échantillons, les organisations n'ont pas le droit de modifier indépendamment la structure ou le contenu. Des documents non unifiés peuvent être créés par une entreprise en tenant compte des spécificités de ses activités. Ils sont soumis à l'approbation des actes locaux de l'entreprise.

La classification de la documentation primaire implique une division en interne et usage externe. Documents internes décrire les transactions affectant les activités d'une institution - la société qui a établi ce certificat. Les externes sont conçus pour enregistrer les transactions et leurs résultats entre deux ou plusieurs participants.

Les formulaires internes sont généralement divisés dans les groupes suivants :

1. Type administratif - utilisé pour donner des instructions et des instructions aux unités structurelles et au personnel.
2. Le modèle de type exécutif est utilisé pour afficher les transactions qui ont été réalisées au cours de la période en cours.
3. Documents comptables – leur objectif est de systématiser l’ensemble des événements et de résumer les informations documentaires reçues ( exemple brillant– registres comptables).

Les registres comptables comprennent les livres et revues, les fiches comptables. Ce type de documentation peut être divisé en sous-types, différant par la manière dont ils sont remplis et conservés :

• chronologique - toutes les opérations sont présentées en stricte conformité avec la chronologie réelle des événements ;
• systématique (exemple - livre de caisse);
• combiné;
• analytique;
• synthétique, impliquant une décomposition des montants en comptes comptables généralisés.

La documentation primaire peut prendre la forme d'un accord entre contreparties, d'une facture de paiement, d'une lettre de voiture, d'actes d'acceptation et de livraison des tâches accomplies. Les documents primaires comprennent un ensemble de formulaires pour les règlements avec le personnel. Cette catégorie comprend les feuilles de temps et les fiches de paie.

VEUILLEZ NOTER! La capitalisation et la cession des actifs de l'entreprise sont formalisées à l'aide d'un document primaire. Cette catégorie de documents se caractérise par la présence de formulaires standards. Auparavant, ils étaient obligatoires pour toutes les entités commerciales. Désormais, chaque organisation décide elle-même d'utiliser les formulaires recommandés ou de développer ses propres modèles.

Une attention particulière dans la pratique comptable est portée à la caisse enregistreuse principale. C’est unifié. La modification de l'ensemble des détails ou de la structure du modèle peut conduire à la privation même d'une forme signée de force juridique. Ce groupe comprend tous les types de documents attestant la réception de l'argent à la caisse et sa disposition. Il s'agit notamment du livre de caisse, qui résume l'ensemble des transactions en espèces.

Classification des entreprises primaires par étapes de l'entrepreneuriat

Selon à quelle étape à l'heure actuelle l'entreprise est située, certaines formes de documentation comptable primaire sont utilisées. Habituellement, les transactions, du point de vue de la fourniture de documents, peuvent être divisées en trois étapes.

1. Détermination des termes de la transaction. Les partenaires négocient et développent un consensus qui conviendra aux deux parties. L'argent et les biens n'ont pas encore changé de mains, les services n'ont pas encore été fournis, les travaux ne sont pas terminés, mais tout est prêt pour le début de l'interaction. Le résultat de cette étape sera les types de primaires suivants :
   • accord (différentes formes sont possibles) ;
   • facture de paiement.
2. Rémunération de la transaction. Le paiement peut être effectué sous diverses formes. Ce point important est consigné par le document principal confirmant le transfert d'argent :
   • si le paiement n'a pas été effectué en espèces, il sera confirmé par un relevé de compte bancaire, un reçu de terminal de paiement, etc. ;
   • si l'argent a été transféré « en espèces », la confirmation sera un reçu de caisse, un formulaire de déclaration stricte ou un reçu d'ordre de retrait de fonds.
3. Transfert de biens, prestation de services, exécution de travaux. Elle a effectué le paiement, il est maintenant temps pour l'autre partie de remplir ses obligations. Les documents primaires suivants indiqueront qu'elle l'a fait de bonne foi, et la première partie n'a aucune réclamation :
   • facture (si les marchandises ont été transférées);
   • reçu de vente (peut être délivré avec un reçu de caisse ou constituer un seul document) ;
   • acte de services rendus (ou de travaux exécutés).

Ces documents doivent être fournis à l'administration fiscale, car ils confirment les dépenses engagées par la première partie, ce qui affecte directement l'assiette fiscale.

Contrôle, stockage et organisation de la comptabilité des documents primaires

La comptabilité de la documentation primaire doit être organisée de manière à ce que chaque formulaire passe par le système d'enregistrement au sein de l'entreprise. Cela est nécessaire pour minimiser le risque de perte des certificats et autres formulaires. Le commis ou toute autre personne responsable tient des registres de la documentation. Tous les formulaires entrants sont traités comme entrants. Les formulaires sortants sont ceux qui sont créés en interne par l'entreprise (qu'ils soient délivrés à des tiers ou qu'ils restent au sein de l'entreprise).

La documentation entrante doit passer par plusieurs étapes de comptabilité et d'enregistrement :

1. Acceptation.
2. Traitement initial.
3. Répartition par types de formulaires et leur finalité.
4. Inscription dans les journaux comptables avec cachet apposé sur le document et attribution du numéro d'entrée à la date d'acceptation.
5. Signature par la direction de l'entreprise (lorsque le directeur examine la correspondance entrante, il y met des résolutions).
6. Exécution du document.

Pour l'organisation système efficace flux documentaire et assurant le contrôle de la sécurité des formulaires, il est nécessaire d'élaborer et d'approuver un planning de flux documentaire avec une nomenclature des cas. Le planning doit faire état des étapes d'exécution, d'enregistrement des documents, de la procédure de transfert pour stockage, en indiquant les délais, et lister les salariés responsables de chaque étape.

La documentation primaire complétée et enregistrée doit être conservée pendant au moins 5 ans. L'arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558 prévoit une classification des formulaires en fonction du moment de leur dépôt aux archives :

• la documentation administrative doit rester disponible pendant 75 ans (si les ordres et instructions affectent les principales activités de l'entreprise) ou 5 ans, à condition que la forme reflète la résolution de questions administratives ;
• les formulaires accompagnant les transactions commerciales doivent être conservés pendant 3 à 5 ans.

POUR RÉFÉRENCE ! Loi n° 402-FZ à l'art. La durée de conservation est limitée à 5 ans. La législation fiscale exige que la documentation comptable soit conservée en sécurité et accessible pendant au moins 4 ans.

Des conditions particulières et des durées de conservation sont prévues pour les formulaires suivants :

1. Les documents servant à constater l'enregistrement des biens soumis à amortissement ne peuvent être archivés pendant 4 ans à compter de la date de radiation de ce bien.
2. Si la documentation primaire a été établie au cours de la période au cours de laquelle une perte est survenue, qui sert à réduire le montant de l'impôt sur le revenu, elle doit alors être conservée jusqu'à ce que l'impact d'une telle perte sur l'assiette fiscale cesse.
3. Opérations de caractérisation primaires par occurrence comptes débiteurs, doit être conservé pendant 4 ans à compter du moment où l'encours de la dette est reconnu comme irrécouvrable (si un tel fait se produit).

Pour les formulaires électroniques, les durées de conservation sont identiques aux documents papier. La procédure de radiation des actifs primaires doit être réalisée avec la participation d'une commission spécialement créée.

Approbation des formulaires de documentation primaire

La documentation primaire non unifiée peut être développée par les entités commerciales de manière indépendante. Pour de tels formulaires, le principal critère de respect des normes juridiques est le respect des normes de la loi n° 402-FZ en termes de mentions obligatoires :

• nom du document ;
• date d'inscription;
• des informations sur l'entreprise qui établit le formulaire, grâce auxquelles l'entreprise peut être identifiée ;
• le contenu de la transaction commerciale affichée indiquant la valorisation de l'objet de la transaction ;
• apporter des mesures naturelles et des valeurs quantitatives ;
• présence des signatures des fonctionnaires responsables (avec indication obligatoire de leur fonction et de leur nom complet).

SOUVIENS-TOI! Pour utiliser des modèles développés de manière indépendante comme documentation principale, ils doivent être approuvés par un acte local de l'entreprise.

Les espèces et les documents de paiement appartiennent à un groupe de formes strictement réglementées. Les entreprises, par leur ordre ou tout autre ordre, ne sont pas autorisées à en supprimer des lignes, des cellules ou à en modifier la structure. Les entreprises peuvent apporter leurs propres ajustements aux modèles non unifiés, ajouter et supprimer des blocs d'informations. Lorsque vous développez indépendamment de nouveaux formulaires, vous pouvez vous baser sur des échantillons standard.

Pour approuver l'état principal, vous pouvez inclure ses exemples dans une annexe distincte à la politique comptable. La deuxième option est que pour chaque formulaire, le gestionnaire émette une commande pour l'entreprise. Le texte de l'arrêté précise des informations sur l'introduction de nouvelles formes de documentation en comptabilité, qui doivent être établies selon un modèle unique. Les formulaires eux-mêmes sont inclus dans la commande sous forme de pièces jointes distinctes.

Si une organisation souhaite utiliser des formulaires standard recommandés par les services concernés pour refléter des transactions individuelles, ces formulaires n'ont pas besoin d'être approuvés par le règlement interne. Pour enregistrer une telle décision, il suffit d'inscrire dans la politique comptable l'utilisation de modèles standardisés.

Lors de l'introduction de nouvelles formes de documents dans le système de flux documentaire, il est conseillé de les approuver par arrêté.

Ce qu'un comptable doit toujours retenir

L'état idéal de la documentation primaire est une condition nécessaire à l'absence de problèmes lors des contrôles et contrôles fiscaux, à la preuve de sa justesse dans un litige avec une contrepartie, etc. Voici quelques-uns nuances importantes, dont un comptable doit toujours se souvenir lorsqu'il travaille avec des comptes principaux.

1. La preuve primaire est la seule preuve. Sans documentation primaire, il est impossible de prouver les faits de livraison, les coûts, l'exécution ou le non-respect des termes de la transaction. Le tribunal n'aidera pas non plus - il existe des précédents où les plaignants ont été refusés ou les défendeurs ont éludé leurs réclamations en raison du manque de preuve de certaines étapes de la transaction en raison du manque d'un certain nombre de documents primaires.

   IMPORTANT! Sans « preuve primaire », dans de rares cas, il est possible de prouver le fait de la prestation de services : le tribunal peut prendre en compte des expertises supplémentaires et des documents complémentaires. Si les travaux sont terminés, l'absence de document signé par le client ne le dispensera pas du paiement.

2. C'est mieux sans erreurs, mais les défauts mineurs ne sont pas lourds. Rêve effrayant tout comptable - refus de rembourser la TVA en raison de données incorrectes dans les documents primaires. Mais si les erreurs sont mineures, la déduction ne doit pas être refusée. L'importance des erreurs est régie par la partie 2 de l'art. 9 Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « Sur la comptabilité ». Les autorités fiscales l'ont confirmé dans la lettre du 12 février 2015 n° GD-4-3/2104@). L'essentiel est que les données fournies indiquent avec précision le fait du paiement et de la livraison des biens (prestation de services). Ainsi, par exemple, si la lettre de transport ne contient pas de référence au contrat ou si le poids de la cargaison n'est pas indiqué, il s'agit d'un inconvénient, mais pas d'une raison pour refuser la TVA. Mais s'il manque le titre et la date du document, le coût total des marchandises et un certain nombre d'autres détails obligatoires, le tribunal peut considérer qu'une telle transaction est irréaliste.
3. Attention, fausse signature ! Si les signatures des personnes responsables sur les documents sont falsifiées ou si le document est signé par une personne qui n'a pas le pouvoir de le faire, cette source primaire ne sera pas reconnue par les autorités. De plus, il est très important que la signature soit apposée de votre propre main – les fac-similés ne seront pas valides.
4. Un primaire avec une erreur n'est pas remplacé. Si, par exemple, les factures dans lesquelles une erreur est trouvée peuvent être réécrites en émettant un nouveau document corrigé avec les mêmes détails, alors ce numéro ne fonctionnera pas avec la documentation principale. Malgré le fait que les tribunaux reconnaissent parfois les documents rectificatifs, il est toujours préférable de corriger l'erreur selon les règles de l'art. 7 de la « Loi comptable » - inscrire la date de correction dans le document et le certifier avec les signatures des personnes autorisées.
5. La traduction n’est pas toujours nécessaire. Bien entendu, le rapport primaire est rédigé dans la langue officielle. Mais parfois, la traduction de mots individuels de langue étrangère s'avère inapproprié, par exemple, si ce nom marque déposée ou des marchandises.
6. Primaire électronique - uniquement avec signature numérique. Aujourd'hui, il n'est pas nécessaire de se limiter à la forme papier de la documentation primaire ; la loi autorise également les médias électroniques. Mais il ne sera équivalent au papier que s'il est certifié par une signature numérique qualifiée. La signature numérique non qualifiée n'est autorisée que dans certains cas spécifiquement spécifiés, et le document principal n'y est pas inclus.

1. A quoi servent les primaires ? documents comptables et que se passera-t-il s'ils sont absents.

2. Ce qu'il faut prendre en compte lors du développement propres formulaires documents primaires.

3. Dans quels cas l'utilisation de formulaires unifiés est-elle obligatoire ?

Comme on le sait, la loi comptable actuelle (n° 402-FZ) ne contient pas d'exigences concernant l'utilisation obligatoire de formes unifiées de documents comptables primaires. Autrement dit, les organisations et les entrepreneurs ont le droit de développer de manière indépendante des formes de documents primaires, en tenant compte de leurs besoins et des caractéristiques de leurs activités. Toutefois, un tel droit cache de nombreux écueils. Par exemple, tous les documents primaires, y compris ceux élaborés de manière indépendante, doivent répondre à certaines exigences, et certains documents doivent être rédigés uniquement selon des formulaires unifiés en raison d'autres lois fédérales. Il est nécessaire de connaître ces nuances d'établissement de documents primaires à la fois lors de l'établissement de vos propres documents et lors de l'acceptation de documents de contreparties, car les documents comptables primaires constituent la base sur laquelle repose non seulement la comptabilité, mais également la comptabilité fiscale. Comment fiabiliser cette fondation - nous le découvrirons dans cet article.

Pourquoi les documents comptables primaires sont-ils nécessaires ?

Pour commencer, rappelons pourquoi les documents comptables primaires sont en principe nécessaires et pourquoi il est si important de prêter attention à l'exactitude de leur exécution. Comme indiqué dans la loi n° 402-FZ, Chaque fait de la vie économique doit être documenté dans un document comptable primaire(Partie 1, article 9). Dans ce cas, par fait de la vie économique, on entend tout événement, opération, transaction qui a ou peut avoir une incidence sur situation financière entité économique, le résultat financier de ses activités et (ou) son mouvement espèces. Les faits de la vie économique comprennent, par exemple, l'acquisition d'une immobilisation et le calcul de l'amortissement de celle-ci, l'accumulation salaires les employés et elle, etc. Ainsi, pratiquement toutes les pièces comptables doivent être basées sur les documents comptables primaires pertinents.

En comptabilité fiscale, les documents primaires jouent également un rôle important : selon les dispositions du Code des impôts de la Fédération de Russie, les dépenses justifiées et documentées du contribuable sont comptabilisées comme dépenses. C'est la présence de pièces comptables primaires est l'un des motifs de comptabilisation des dépenses et, par conséquent, de calculer l'assiette de l'impôt sur le revenu (ou selon le régime fiscal simplifié « revenus-dépenses »).

L'absence de documents primaires est considérée par le Code des impôts de la Fédération de Russie comme une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus et des dépenses, objets d'imposition, pour lesquels une amende est prévue (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). ) :

• de 10 à 30 mille roubles. – si l'absence de documents primaires n'a pas conduit à une sous-estimation de l'assiette fiscale ;
• à partir de 40 000 roubles. jusqu'à 20 % du montant de l'impôt impayé - si le manque de documents a conduit à une sous-estimation de l'assiette fiscale.

En outre, l'absence de documents primaires peut servir de base pour engager la responsabilité administrative des fonctionnaires pour violation flagrante des règles comptables et présentation des états financiers sous la forme d'une amende de 2 000 à 3 000 roubles. (Article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Est considérée comme violation flagrante des règles de comptabilité et de présentation des états financiers :

• sous-estimation des taxes et frais accumulés d'au moins 10 % en raison de la distorsion des données comptables ;
• distorsion de tout article (ligne) du formulaire de reporting financier d'au moins 10 %.

De tout ce qui précède, deux conclusions principales découlent :

1. les documents comptables primaires doivent être disponibles ;

2. Les documents comptables primaires doivent être correctement préparés.

Si tout est clair avec la première exigence, alors la seconde, concernant la bonne exécution des pièces comptables primaires, mérite d'être discutée plus en détail. Le fait est que, conformément à la loi en vigueur « sur la comptabilité » n° 402-FZ, les formes des documents primaires utilisés sont déterminées par le chef de l'entité économique lui-même sur recommandation du fonctionnaire chargé de la comptabilité (clause 4 de l'article 9 de la loi n° 402 -FZ). Les options suivantes pour établir les formes des documents primaires sont possibles :

• utilisation de formes unifiées de documents primaires ;
• utilisation de formes de documents primaires développées de manière indépendante (développées de manière totalement indépendante ou créées en apportant des modifications à formulaires unifiés);
• Il est également possible de combiner ces deux options pour des documents différents. Par exemple, l'utilisation de formulaires développés de manière indépendante d'un certificat comptable et d'un acte de radiation de matériaux et de formulaires unifiés de tous les autres documents.

! Quelle que soit l'option choisie pour l'utilisation des formes de documents primaires, elle doit être reflétée soit dans la politique comptable elle-même en matière de comptabilité et comptabilité fiscale. Dans le même temps, des formulaires élaborés de manière indépendante de documents comptables primaires sont généralement présentés en annexe, mais si des formulaires unifiés sont utilisés, un lien est établi vers le document correspondant (Résolution du Comité national des statistiques). Si les formes utilisées des documents comptables primaires ne sont pas approuvées par le responsable, alors en cas d'inspection, les inspecteurs peuvent considérer que les documents ont été établis sous une forme non précisée, c'est-à-dire en violation de la loi et, par conséquent, ne constituent pas une base pour accepter des dépenses.

Formes auto-développées de documents comptables primaires

Lors de l'élaboration de vos propres formulaires de documents comptables primaires, deux options sont possibles :

• forme développée de manière totalement indépendante ;
• un formulaire développé à partir d'un formulaire unifié existant (par exemple, en supprimant ou en ajoutant des détails).

Dans tous les cas, la forme résultante de la pièce comptable principale doit contenir les éléments suivants : détails requis, établi par la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ :

• nom et date de préparation du document ;
• nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;
• contenu du fait de la vie économique ;
• la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
• les signatures, les noms (avec initiales), ainsi que les fonctions des personnes qui ont effectué la transaction, l'opération et des responsables de son exécution, ou des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli. La liste des personnes habilitées à signer les documents comptables primaires, ainsi que les formes des documents, doivent être approuvées par le gérant.

! Veuillez noter:

La loi n° 402-FZ n'inclut pas l'apposition d'un sceau sur le document principal comme une exigence obligatoire. Par conséquent, inclure ou non ce détail dans le formulaire de document relève du choix de l'organisation elle-même. Pour les organisations qui ont refusé d'utiliser un sceau rond (ce droit est accordé par la loi fédérale n° 82-FZ du 6 avril 2015), il est conseillé d'exclure ce détail de toutes les formes utilisées de documents comptables primaires. Pour certains documents, ce qui suit la liste des détails requis peut être élargie en accord avec les autres règlements . Par exemple, feuille de route

• doit nécessairement contenir les informations suivantes (article 3 de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152) :
• nom et numéro de la lettre de voiture ;
• des informations sur la période de validité de la lettre de transport ;
• des informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule ;
• des informations sur le véhicule ;

Ainsi, développer vos propres formes de documents comptables primaires nécessite une connaissance et une analyse approfondies de la législation en vigueur. Par conséquent, dans certains cas, il est préférable d’utiliser des formulaires prêts à l’emploi. Par exemple, la forme d'un document de transfert universel recommandé par le Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie (Lettre n° ММВ-20-3/96@ du 21/10/2013). Ce document combine les détails du document comptable principal du transfert de biens matériels, ainsi que les détails de la facture, et peut donc être utilisé aussi bien à des fins comptables qu'à des fins de comptabilité fiscale (aux fins du calcul de la TVA). En plus du document de transfert universel, le Service fédéral des impôts de Russie a également élaboré une forme recommandée de document d'ajustement universel, qui est établi en cas de modification du coût de livraison après expédition (Lettre n° ММВ-20 -15/86@ du 17/10/2014). Le fait que l'organisation ait décidé d'utiliser les formulaires UPD et UCD doit être inscrit dans la politique comptable ou dans un arrêté distinct du gestionnaire.

Formulaires unifiés

La loi n° 402-FZ ne contient pas d'exigence obligatoire d'utiliser des formes unifiées de documents comptables primaires, mais en même temps ne contient pas d'interdiction de leur utilisation. Par conséquent, une entité économique a le droit d'utiliser des formes unifiées des documents pour lesquels ils sont établis. L'utilisation de formulaires unifiés présente de nombreux avantages :

• les formulaires unifiés sont familiers à la plupart des contreparties, leur utilisation évitera donc les questions et les malentendus lors du traitement des transactions ;
• Les logiciels de comptabilité se concentrent généralement sur l’utilisation de formulaires standardisés. La mise en œuvre de formulaires développés de manière indépendante nécessitera des coûts supplémentaires pour la mise en place de programmes.

De plus, remplacer tous les formulaires unifiés par des formulaires développés de manière indépendante est risqué, car les formulaires de documents comptables primaires établis par les organismes autorisés conformément aux lois fédérales et sur leur base sont toujours obligatoires à utiliser (Informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° . PZ-10/2012 à la loi fédérale n° 402-FZ). Ces documents comprennent, par exemple, les documents d'enregistrement. La directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises » prévoit l'utilisation du système unifié suivant formulaires :

• bons de commande entrants et sortants (formulaires n° KO-1 et KO-2) ;
• livre de caisse (formulaire n° KO-4) ;
• livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire n° KO-5) ;
• relevés de règlement et de paiement (formulaires n° T-49 et T-53).

Ainsi, les transactions en espèces doivent être formalisées avec des documents établis selon des formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 du 5 janvier 2004 n° 1.

Un soin particulier doit être apporté lors de l'élaboration des documents du personnel, ainsi que des documents sur la comptabilité et le paiement du travail, et, si possible, utiliser des formes unifiées de ces documents. Cela est dû au fait que les documents du personnel et les documents comptables du travail doivent répondre aux exigences législation du travail, qui ne coïncident pas toujours avec les exigences de la loi n° 402-FZ : depuis la composition des détails (par exemple, une feuille de temps, la carte personnelle d'un salarié, etc.) et en terminant par la forme du document (le Le Code du travail de la Fédération de Russie ne prévoit pas la préparation de documents personnels sous forme électronique) .

Ainsi, dans cet article, nous avons rappelé l’importance des documents comptables primaires pour la comptabilité et la comptabilité fiscale, et nous nous sommes également assurés que dans le cas des documents primaires, « la forme compte ». Pour résumer, formulons encore une fois brièvement principales conclusions:

• Chaque fait de la vie économique doit être documenté dans un document comptable primaire.

• La forme du document comptable principal doit contenir les informations obligatoires établies par la loi n° 402-FZ et, dans certains cas, les informations établies par d'autres réglementations.

• Les formes de documents comptables primaires utilisées doivent être approuvées par le gestionnaire dans la politique comptable ou dans un ordre séparé - cela s'applique aussi bien aux formulaires développés indépendamment qu'aux formulaires unifiés.

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Cadre réglementaire

1. Code des impôts de la Fédération de Russie
2. Code des infractions administratives de la Fédération de Russie
3. Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »
4. Loi fédérale n° 82-FZ du 06/04/2015 « portant modification de certains actes législatifs de la Fédération de Russie concernant l'abolition du sceau obligatoire des sociétés commerciales »
5. Directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises »
6. Arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 « Sur l'approbation des détails obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de transport »
7. Information du ministère des Finances de la Russie n° PZ-10/2012 « Sur l'entrée en vigueur le 1er janvier 2013 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « Sur la comptabilité »
8. Lettres du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie

• du 21 octobre 2013 n° ММВ-20-3/96@
• du 17/10/2014 n° ММВ-20-15/86@

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Documentation, le sens des documents primaires

Détails des documents primaires, unification et standardisation des documents

Types de documents comptables

La procédure d'enregistrement, de réception, de vérification, de traitement et de conservation des documents

Organisation du flux documentaire

1. Documentation, le sens des documents primaires

Pour une réflexion complète et continue des objets comptables, il faut avant tout enregistrer chaque transaction commerciale. Pour ce faire, le premier élément de la méthode comptable est la documentation. Documentation- une méthode de réflexion primaire des objets comptables, permettant d'en assurer un suivi continu et continu.

Selon le Règlement sur la comptabilité et l'information financière dans la Fédération de Russie (approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° 34-n du 29 juillet 1998), « toutes les transactions commerciales doivent être documentées avec des pièces justificatives. Ces documents servent de documents comptables primaires sur la base desquels la comptabilité est effectuée.

Document traduit du latin documentum signifie preuve, preuve.

Pièce comptable principale – un certificat écrit qui confirme le fait d'une transaction commerciale ou le droit de la réaliser.

Comptabilité primaire – Il s’agit d’un processus organisé unique, répété dans le temps, de collecte, de mesure, d’enregistrement, d’accumulation et de stockage d’informations sur les activités économiques.

L'importance des documents comptables primaires dans les activités financières et économiques d'une entreprise :

Les documents servent de base et de confirmation de l'exactitude des données comptables.

Ils sont utilisés pour le pilotage et la gestion opérationnelle.

Sur la base des documents, un suivi des objets comptables est effectué.

Les documents ont une signification juridique. Ils sont utilisés comme preuve dans les litiges devant les tribunaux.

Les documents ont une valeur de contrôle.

1. Détails des documents primaires, unification et standardisation des documents

Props traduit du latin requisitum signifie requis, nécessaire.

Détails– des indicateurs caractérisant la transaction commerciale reflétée dans le document.

Les détails sont obligatoires et facultatifs.

Conformément au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale « sur la comptabilité » n° 402-FZ du 6 décembre 2011. Les mentions obligatoires de la pièce comptable principale sont :

1) nom du document ;

2) date de préparation du document ;

3) nom de l'organisation ;

5) le montant de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;

6) les noms des postes des personnes responsables de la réalisation d'un fait de la vie économique ;

7) les signatures personnelles des personnes indiquées indiquant les noms et initiales.

Les détails supplémentaires ne sont pas légalement approuvés. Ils sont inscrits à volonté par l'entreprise elle-même dans tous les documents, à l'exception des documents relatifs à la comptabilité primaire des fonds. Des détails supplémentaires peuvent inclure : l'adresse et le numéro de téléphone de l'organisation, le nom des parties impliquées dans la transaction, etc.

Avant l'entrée en vigueur de la nouvelle loi fédérale « sur la comptabilité » n° 402-FZ du 6 décembre 2011. (cette loi est entrée en vigueur le 1er janvier 2013), une grande attention a été portée à l'unification et à la standardisation des documents comptables primaires. Les documents étaient acceptés pour la comptabilité s'ils étaient établis conformément à la forme contenue dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire. Ces albums ont été élaborés par le Comité national des statistiques de Russie (aujourd'hui Rosstat) en accord avec le ministère russe des Finances. Environ 250 formulaires unifiés de documents ont été approuvés.

Les documents unifiés sont des documents standard destinés à l'enregistrement de transactions homogènes dans des organisations ayant différentes formes de propriété et d'affiliation industrielle.

En outre, les ministères dépensiers ont également élaboré des documents unifiés pour les entreprises de leurs secteurs. Par exemple, le ministère agriculture La Russie a élaboré des documents unifiés pour l'enregistrement des produits agricoles, des animaux, des terres, etc.

La standardisation des documents est l'établissement des mêmes tailles standard pour les documents standard. Cela a été fait pour réduire la consommation de papier et simplifier le traitement et le stockage des documents.

Avec l'entrée en vigueur de la loi fédérale « sur la comptabilité » n° 402-FZ du 6 décembre 2011. Les entreprises sont dispensées de l'obligation d'utiliser des documents unifiés élaborés par le Goskomstat et les ministères compétents. Selon le paragraphe 4 de l'article 9 de cette loi, les formes des documents primaires sont approuvées par le chef d'entreprise sur recommandation du chef comptable (ou de la personne chargée de la comptabilité). Lors de l'élaboration de formulaires de documents, un comptable doit inclure tous les détails requis et les rendre compacts. En règle générale, les chefs comptables soumettent des formulaires unifiés de documents pour approbation.