Le PDG d’une entreprise a de nombreuses responsabilités. À mesure que l'organisation se développe, cet éventail de responsabilités s'élargit. Il y a beaucoup de « turnover », sur lequel le manager doit consacrer du temps au lieu de résoudre des problèmes visant directement le développement de l'entreprise. Cela réduit l'efficacité du spécialiste. Certaines tâches ne nécessitant pas de hautes qualifications peuvent être déléguées à l'adjoint du directeur général.

Poste de directeur général adjoint : principales caractéristiques

Il est difficile de définir le poste de directeur général adjoint. Le fait est que l'étendue des responsabilités de ce spécialiste est déterminée en fonction des besoins du directeur général. Les activités d'un employé peuvent être concentrées sur un aspect. Considérons les postes dans lesquels travaillent concrètement les assistants :

• Greffier. Ce spécialiste est chargé de travailler avec la documentation. Son domaine de responsabilité comprend les appels et diverses tâches quotidiennes.
• Assistant personnel. Spécialisé dans l'organisation de la journée de travail du PDG, réunions d'affaires et des réunions. Le spécialiste accompagne également le manager lors de déplacements professionnels.
• Directeur Général Adjoint. Un employé a le droit de prendre des décisions sur un éventail limité de questions.

En règle générale, en réalité, un assistant combine les fonctions de plusieurs spécialistes. Dans les grandes entreprises, le PDG peut avoir deux assistants. Par exemple, on organise heures de travail gestionnaire, et l’autre s’occupe de la paperasse.

L'assistant appartient à la catégorie des managers. Il rapporte directement au PDG. Exigences qui sont habituellement présentées à un employé :

• Enseignement supérieur dans un domaine pertinent (par exemple juridique).
• Trois ans d'expérience professionnelle.

En règle générale, les autres employés relèvent du directeur général adjoint. Il dispose de larges pouvoirs : du droit de donner des ordres au contrôle du travail de divers départements.

IMPORTANT! Nommer un assistant n’est pas du tout exagéré. Cette mesure permet au manager de se concentrer sur la résolution de problèmes qui nécessitent un professionnalisme et une créativité élevés. Le « turnover » est délégué à l'assistant. Cela augmente considérablement l’efficacité du PDG et de l’entreprise elle-même.

Réglementation légale

Les activités du directeur général adjoint sont réglementées par un règlement :

• Recommandations méthodologiques.
• Charte.
• Contrat de travail.
• Sur ordre du chef.
• Description de l'emploi.

Quelles sont les responsabilités d'un directeur général adjoint ?

Les responsabilités d'un directeur général adjoint varient selon la taille de l'entreprise. Dans les petites entreprises, les employés sont chargés de surveiller le travail des coursiers, des gestionnaires et de maintenir la vie des activités de bureau. Dans les grandes organisations, le PDG dispose généralement de deux assistants. Un assistant personnel organise la journée de travail du manager, le second s’occupe de toutes les autres questions. La liste des responsabilités spécialisées peut varier considérablement. Dans tous les cas, les responsabilités doivent être précisées dans la description de poste. Regardons un exemple de liste :

• Organisation des négociations, y compris par téléphone.
• Réception de la correspondance.
• Organisation de réunions et de réunions : préparation des supports afférents, contrôle du respect de la réglementation, rédaction des procès-verbaux, sténographie.
• Contrôle de l'exécution des instructions du directeur général.
• Soumettre les documents au responsable pour signature.
• Accueil des visiteurs du directeur général.
• Organiser des voyages d'affaires (par exemple, réserver des chambres, commander des billets).
• Assurer le travail efficace du directeur général.
• Élaboration d'un plan de journée de travail.
• Support informationnel pour le directeur général.
• Participation aux réunions et réunions d'affaires.
• Organisation de réunions d'affaires.
• Organisation des présentations.
• Préparation des notes de frais.
• Exécution des commandes personnelles.
• Création de bases de données, présentations virtuelles à l'aide d'un PC.

Un assistant est la personne la plus proche du PDG. Souvent, sa journée de travail n'est pas standardisée. Un employé résout une grande variété de problèmes et doit donc posséder les qualités personnelles appropriées.

Droits des employés

Le Directeur Général Adjoint est investi des droits suivants :

• Familiarisation avec les projets et les décisions du manager concernant les activités de l'assistant.
• Le droit de recevoir les informations nécessaires.
• Le droit de prendre des décisions dans le cadre de l’autorité officielle.

L'adjoint du directeur général peut se voir attribuer des pouvoirs plus étendus. Par exemple, un employé peut avoir le droit de signer des documents.

Responsabilités assignées à l'assistant

Les responsabilités assignées à l'assistant doivent être précisées dans la description de poste. Le salarié est responsable dans les cas suivants :

• Non-respect des instructions de travail.
• Actions qui violent les lois de la Fédération de Russie.
• Causer des dégâts.

Si un assistant a commis une faute, une enquête est menée avant que la responsabilité ne soit imposée. Il est nécessaire d'établir le degré de culpabilité. Des employés clés de l'entreprise participent à l'enquête. Sur la base de ses résultats, un document est rédigé. Selon le degré de culpabilité, une sanction peut être imposée au salarié. L'assistant peut également être licencié.

Quelles qualités personnelles sont requises d’un assistant ?

Un assistant personnel est chargé d’un large éventail de tâches. Certains spécialistes travaillent dans un domaine, mais cela ne s'applique pas à un assistant. Il doit effectuer plusieurs tâches à la fois et être polyvalent. Considérons les qualités personnelles que doit avoir un directeur général adjoint :

• Proactivité, anticiper.
• La capacité de prévoir l’évolution future de la situation.
• Prévenir les complications.
• Versatilité.
• Adaptation à un environnement en évolution rapide.
• Maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères.
• Capacité à travailler avec des flux d'informations.
• Capacité à maintenir la confidentialité.
• Capacité à analyser systématiquement une situation.
• La capacité de proposer plusieurs solutions à la fois.
• Compétences informatiques intermédiaires à avancées.
• Connaissance des bases de la gestion du temps.
• Capacité à coordonner les activités de plusieurs employés.
• Diplomatie.
• Compétences en communication, capacité à résoudre les conflits.
• Travail opérationnel avec de gros volumes d'informations.
• Bon souvenir.
• Capacité à prioriser.

L'assistant doit être compétent et résistant au stress. La connaissance de spécialités connexes (par exemple, la connaissance des bases de la jurisprudence) est souhaitable.

Quand un PDG a-t-il besoin d’un assistant personnel ?

Un assistant est embauché si le directeur général se voit confier une longue liste de responsabilités. Même si le manager fait face aux tâches existantes, une grande partie du « turnover » peut ralentir le travail. C'est pour gérer les affaires courantes qu'un assistant est engagé. En règle générale, ces salariés sont invités dans les grandes entreprises. Les PDG de petites organisations peuvent gérer eux-mêmes tout le travail.

Le directeur adjoint est un poste présent dans la structure du personnel de presque toutes les grandes ou moyennes entreprises russes. Souvent, les spécialistes occupant ce poste sont considérés comme des secrétaires avec un éventail de fonctions et de responsabilités très limité. Mais c'est une approche totalement incorrecte pour comprendre les spécificités du poste en question. Le directeur adjoint peut être investi des pouvoirs les plus étendus. Les exigences concernant ses qualifications et ses compétences peuvent être très élevées. Quelles sont les spécificités du poste en question ? Quels sont les droits et responsabilités typiques d'un assistant de direction dans une entreprise russe ?

Particularités du poste

De quel genre de poste s'agit-il - « directeur adjoint » ? Quelles sont les responsabilités d'un tel employé ? Dans la plupart des cas, le poste « directeur adjoint » fait référence à une secrétaire. Dans de rares cas, cette expression désigne le poste de directeur adjoint - mais cela est généralement typique des petites entreprises. Dans les entreprises plus ou moins grandes, les fonctions d'assistant personnel du dirigeant se réduisent principalement à des fonctions de secrétariat. Lequel exactement ? Tout d'abord, il s'agit d'un travail de bureau, de travail par correspondance, de résolution de problèmes liés à l'organisation de diverses réunions et autres événements dans lesquels le chef d'entreprise est directement impliqué. Les tâches du secrétaire (assistant) du directeur comprennent également presque toujours la réponse aux appels téléphoniques au bureau.

Dans certains cas, la position correspondante est différenciée en plusieurs types. Ainsi, les secrétaires qui effectuent principalement un travail technique – réception d’appels téléphoniques, traitement de la correspondance, etc. – sont appelées assistantes. À leur tour, les spécialistes chargés de l'organisation d'événements et du travail de bureau sont appelés chefs de bureau. Il existe un point de vue selon lequel pour un poste tel que directeur adjoint, les responsabilités et les pouvoirs sont supposés être plus larges par rapport à ceux de secrétariat typiques. Celles-ci peuvent notamment s'exprimer par le besoin d'une présence personnelle lors d'événements auxquels participe le manager - soirées d'entreprise, négociations commerciales, vacances. Dans ce cas, l’assistant peut être responsable des présentations préparées par le manager, ou du volet image de la participation de son patron à l’événement. On peut noter que dans les cahiers de travail le poste de directeur adjoint est le plus souvent désigné par « secrétaire ».

Exigences pour un directeur adjoint

Considérons un aspect tel que les exigences typiques pour les candidats au poste de « directeur adjoint ». Les tâches qui devraient être accomplies par un employé occupant le poste concerné nécessitent certaines compétences et qualifications. Leur liste spécifique est largement déterminée par les spécificités professionnelles des activités du secrétaire. Ainsi, si les activités d'un directeur adjoint correspondront principalement au poste de superviseur, alors les exigences dans ce cas ne seront pas si strictes : études secondaires, expérience professionnelle minimale, compétences de base pour travailler avec un PC et du matériel de bureau. À son tour, si la compétence de l'assistant de direction inclut certaines fonctions de gestion, la liste des exigences dans ce cas sera plus longue et les responsabilités professionnelles nécessiteront un niveau de qualification plus élevé du candidat au poste de secrétaire.

Un ensemble typique de compétences qu'un assistant de direction devrait posséder dans la plupart des cas est : la connaissance des langues étrangères courantes, la connaissance des langues populaires programmes informatiques pour travailler avec des documents, des images, des présentations. Les qualités personnelles constituent un aspect important des exigences de qualification pour un assistant de direction. Ceux-ci incluent la politesse, l’attention, la bonne volonté, la responsabilité et la volonté de résoudre de nouveaux problèmes. La tranche d’âge préférée pour un candidat au poste de directeur adjoint dans de nombreuses organisations est de 18 à 35 ans. Mais, bien sûr, il existe des entreprises qui valorisent particulièrement l'expérience d'un employé et embauchent donc volontiers des personnes beaucoup plus âgées.

Dans le même temps, de nombreuses entreprises préfèrent recruter des spécialistes sans grande expérience pour un travail impliquant l'exercice de fonctions typiques d'un directeur adjoint. Cela peut être dû aux spécificités du secteur d’activité dans lequel l’entreprise opère. Dans certains cas, il est préférable de former un employé pour qu'il travaille dans une entreprise qui, relativement parlant, a lancé la première production russe de microprocesseurs pour smartphones et tablettes, à partir de zéro, avec une immersion dans toutes les nuances nécessaires d'un secteur d'activité aussi high-tech. , que d'essayer d'expliquer à une personne expérimentée que les anciennes méthodes de résolution des tâches ne fonctionnent pas dans certains cas.

Principales responsabilités

Examinons plus en détail les responsabilités qui caractérisent un tel poste de directeur adjoint. Nous avons noté plus haut que celles-ci se résument en grande partie à des fonctions de secrétariat. Mais ce n'est pas toujours le cas. Il arrive souvent que le directeur adjoint d'une entreprise, surtout lorsqu'il s'agit d'une grande organisation, soit impliqué dans la prise de décisions clés de gestion. Il peut accompagner les négociations auxquelles le patron participe - et pas seulement sur le plan technique, mais aussi participer aux dialogues pertinents, exprimer des opinions et des conseils.

Dans certains cas, un manager peut déléguer certaines de ses fonctions à son assistant - par exemple, pour informer l'équipe de l'entreprise de toute décision de gestion importante. Bien entendu, un employé occupant le poste en question effectue souvent un travail lié à assurer le confort des activités de son patron - pour assurer que son bureau dispose d'un microclimat optimal, il y a toujours, pour ainsi dire, du thé frais, pour que le principal l'équipement utilisé par le gestionnaire fonctionne de manière stable.

Mode de fonctionnement

Nous savons donc désormais quelles sont les responsabilités professionnelles qui caractérisent un tel poste de directeur adjoint. Notre prochaine tâche consiste à étudier les spécificités de l’horaire de travail de l’employé dans le poste correspondant. Bien entendu, dans le cas général, l'assistant exerce ses fonctions selon l'horaire établi par le Code du travail, soit dans le cadre d'une journée de travail de 8 heures, 5 jours par semaine. Mais dans la pratique, des écarts importants par rapport au régime correspondant sont possibles. Des scénarios similaires peuvent être typiques pour un poste tel qu'un assistant de direction avec des responsabilités supplémentaires.

Le fait est qu'un spécialiste occupant ce poste peut être impliqué non seulement dans les affaires de son entreprise, mais également dans la résolution de problèmes non directement liés aux activités internes de l'entreprise. Ainsi, un assistant doté des pouvoirs appropriés peut être envoyé en voyage d'affaires, à des séminaires et des conférences. Un salarié peut également exercer certaines responsabilités intermédiaires entre son supérieur hiérarchique et des managers travaillant dans d'autres organisations - par exemple, en termes de flux documentaire ou de mise en œuvre de projets communs. Bien entendu, l'horaire de travail pour résoudre de tels problèmes peut être loin de celui prévu par le Code du travail. En fait, cela devient irrégulier, souvent plus long que les 8 heures standard.

Voyons à quoi pourrait ressembler une description de poste pour un directeur adjoint. En règle générale, la structure du document concerné commence par des dispositions générales. Ils peuvent indiquer que le directeur adjoint appartient à la catégorie des spécialistes. Ainsi, déjà au niveau d'une source de droit locale, une entreprise peut enregistrer le fait que la personne occupant le poste en question n'est pas un dirigeant (pas un directeur adjoint). Très probablement, une secrétaire ou, par exemple, un assistant personnel d'un responsable ayant des responsabilités supplémentaires.

Description du poste d'assistant : dispositions générales

DANS " Dispositions générales» la description de poste peut également contenir un langage reflétant exigences de qualificationà un spécialiste. Par exemple, un directeur adjoint doit avoir une formation professionnelle et une certaine expérience de travail. Parfois, la même partie de la description de poste précise le domaine d'activité dans lequel il est souhaitable qu'une personne ait une expérience d'exploitation.

Les « Dispositions générales » définissent les compétences clés du salarié. Ils peuvent s'exprimer par des exigences de connaissance de la structure de gestion de l'entreprise, interne et politique extérieure l'entreprise qui l'emploie, les principes de communication de l'entreprise avec les autorités et autres organisations, les normes caractérisant le travail de bureau, les règles de communication d'entreprise, ainsi que les normes internes réglementation du travail dans l'entreprise.

Responsabilités professionnelles d'un assistant

La section clé suivante des instructions est « Responsabilités professionnelles ». Quelles sont ses spécificités ? Cette section enregistre principalement les responsabilités fonctionnelles du directeur adjoint. Il peut s'agir de : planifier la journée de travail du patron (en termes de réunions, d'appels, d'entretiens), organiser le support technique au travail du manager (en termes de commande de transport, d'organisation de réunions d'affaires), participer à des déplacements professionnels, aux négociations commerciales, tenir des procès-verbaux et d'autres documents, assurant l'interaction entre les dirigeants d'entreprises avec d'autres structures de l'entreprise, assurant la communication avec les agences gouvernementales.

Droits des assistants

La description de poste inclut toujours les droits dont dispose le directeur adjoint. Les responsabilités prévues par les spécificités du poste sont toujours complétées par les préférences correspondantes. Alors, quels sont les droits d’un salarié dans le poste en question ? Il est intéressant de noter que les responsabilités d'un assistant du chef d'entreprise y sont assez corrélées. Par exemple, le droit de signer et d'approuver certains documents découle de la nécessité de travailler périodiquement avec de telles sources. Un exemple d'un autre droit d'un employé occupant un poste correspondant est de demander à la direction immédiate, ainsi qu'à d'autres spécialistes de l'entreprise, les informations nécessaires à inclure dans les documents. Le directeur adjoint a également le droit d'exiger que le patron fournisse des conditions de travail confortables. Les responsabilités professionnelles d'une personne peuvent impliquer l'envoi et la réception périodiques de documents - et ces procédures doivent être effectuées par le biais de divers moyens techniques. Le secrétaire est en droit de s'attendre à un accès complet à ces informations.

Responsabilité de l'assistant

Nous avons donc étudié quelles sont les responsabilités d'un entraîneur adjoint, ainsi que quelle peut être l'étendue de ses droits. Mais dans la plupart des descriptions de poste des spécialistes du profil en question, il y a une section supplémentaire - « Responsabilité ». Quelle formulation peut y être présente ? Un directeur adjoint est le plus souvent responsable de : la mauvaise exécution des tâches prévues par les instructions en question, mais dans les limites fixées par le Code du travail de la Fédération de Russie ; les infractions commises par lui dans le cadre de ses activités - là encore, dans les limites de la législation russe ; pour avoir causé un préjudice à l'entreprise - dans les limites précisées dans l'ordonnance du travail, Codes civils Fédération de Russie et autres sources du droit.

CV

Nous avons donc étudié les spécificités d'un poste tel que directeur adjoint, les responsabilités et les exigences qui caractérisent ce poste dans la structure du personnel de l'entreprise. Le spécialiste effectuant le travail concerné exerce le plus souvent des fonctions de secrétariat, mais peut disposer de pouvoirs beaucoup plus étendus. Dans de rares cas, la notion de « directeur adjoint » correspond au poste de directeur adjoint, mais cela est typique principalement des petites entreprises.

Dans l'interprétation « classique » de l'expression « directeur adjoint », le travail d'une personne occupant le poste correspondant peut être proche des fonctions d'un assistant, d'un commis ou, par exemple, d'un chef de bureau. DANS cahier de travail un directeur adjoint sera très probablement écrit comme « secrétaire » ou « assistant », bien que beaucoup, bien sûr, dépende des normes d'entreprise adoptées dans une organisation particulière.

La nécessité d'inviter au travail des spécialistes du profil en question caractérise les activités des dirigeants de la plupart des entreprises russes. Travail efficace le top manager dépend de la manière dont son assistant résoudra ses problèmes - apparemment secondaires du point de vue gestion pratique entreprise, mais sont en fait extrêmement importants pour l’organisation. Le travail du secrétaire est le plus important dans la structure de communication de l'équipe, dirigée par le chef d'entreprise.

A noter que de nombreuses entreprises pratiquent la nomination de plusieurs directeurs adjoints à la fois. Toutefois, le statut et les pouvoirs de chacun peuvent varier. Un spécialiste peut être responsable des fonctions de secrétariat, un autre peut être chef de bureau et un troisième peut accompagner le responsable lors d'événements. Parallèlement, les responsables RH peuvent pratiquer l'interchangeabilité des collaborateurs au sein des domaines d'activité concernés.

Assistant personnel du manager - profession sur à l'heure actuelle assez demandé. Cela est principalement dû au développement d'une économie de marché, car dans des conditions de concurrence féroce situation financière Toute entreprise dépend de décisions de gestion correctes et opportunes. Le succès d'un directeur dépend en grande partie de ses compétences, de ses compétences en gestion d'entreprise et de ses qualités personnelles. Un directeur adjoint, dont les responsabilités varient considérablement des questions de bureau triviales aux décisions opérationnelles, deviendra un employé indispensable, " main droite» patron, et surtout, garant de l'accomplissement des tâches assignées à temps.

Qualités personnelles d'un assistant

Lorsqu'il choisit un « bras droit », un chef d'entreprise prête souvent attention non pas à la formation, mais à la formation personnelle. Très probablement, la préférence sera donnée à une personne ayant une expérience moins riche, mais avec une opinion similaire, qu'à un spécialiste avec d'excellentes recommandations. , mais des croyances de vie différentes. Un directeur adjoint, dont les responsabilités sont presque impossibles à formuler, doit avoir la capacité de lire dans les pensées et de déterminer l'humeur du patron au premier coup d'œil. Effectuez toutes les tâches, quels que soient les détails - il peut s'agir de missions de nature personnelle. Si vous prenez toujours tout personnellement, ce travail n’est pas fait pour vous. Le directeur adjoint ne doit pas prêter attention au mécontentement et aux pannes du patron. L'assistant doit être dévoué et fidèle à ses supérieurs. Son œuvre, outre récompense monétaire, est motivé par un seul objectif : accroître le bien-être et la compétitivité de l'entreprise dans son ensemble. Un directeur adjoint, dont les responsabilités incluent la négociation et la conclusion des contrats en l'absence du directeur général de l'entreprise, est en quelque sorte le visage de l'entreprise. C'est par cela que les concurrents jugent la situation et que les clients et partenaires prennent des décisions concernant la coopération.

Fonctions du poste

Ainsi, si vous envisagez de devenir assistant personnel, vous devez vous familiariser avec le champ d'activité et la liste des tâches qu'un assistant de direction effectue au quotidien. Ses responsabilités, comme déjà mentionné, vont des fonctions exécutives aux fonctions adjointes.

• planifier et établir un planning de travail pour les tâches et réunions à venir du manager ;
• des rappels sur les réunions planifiées, les voyages à venir, l'organisation d'événements et de déjeuners d'affaires ;
• contrôle et planification des déplacements professionnels : réservation de billets, réservations d'hôtels, travail de traduction ;
• maintenir la documentation et les aspects organisationnels pour rationaliser le lieu de travail.

Les responsabilités du remplaçant comprennent :

• recherche des informations nécessaires, résolution rapide des problèmes émergents, contrôle du travail divisions structurelles;
• si nécessaire, représenter l'entreprise et le patron lors des réunions d'affaires.

Dans une entreprise donnée, l'éventail des responsabilités peut varier en fonction des spécificités de l'entreprise et des personnalités.

Perspectives

Les employés hautement qualifiés exerçant ces fonctions sont très appréciés. Le plus souvent, les chefs de bureau, les secrétaires et les chefs de service qui ont acquis une excellente réputation au cours de leur service et ont dépassé leurs responsabilités deviennent des assistants personnels. Certains salariés considèrent le poste d’assistant personnel comme un point de départ pour une évolution de carrière. À l’avenir, l’expérience et la connaissance de la structure de l’entreprise, de ses domaines d’activité, de sa spécialisation ainsi que ses capacités de négociation ouvrent de larges perspectives. Les employés expérimentés et distingués peuvent occuper des postes plus élevés, ce qui constitue leur objectif le plus élevé et leur rêve principal.

Le travail d'un manager est chargé et intense, et pour que l'entreprise réussisse, le directeur doit déléguer correctement ses pouvoirs à ses subordonnés.

Vous apprendrez :

• Pourquoi un manager a-t-il besoin d’un assistant personnel ?
• Que doit faire un manager adjoint ?
• Quelles sont les exigences pour une personne postulant au poste de votre assistant ?
• Combien payer un directeur adjoint ?
• Comment trouver l'assistante de direction idéale.

En plus des spécialistes restreints - comptable, économiste, technologue et autres postes similaires - de nombreuses organisations ont créé le poste de directeur adjoint. De telles publicités apparaissent de plus en plus dans les sections des publications commerciales modernes, et ce n'est pas une coïncidence.

Étant le « bras droit » du directeur de l'entreprise, l'assistant exerce les fonctions de divers spécialistes : psychologue, organisateur, commis. Dans le même temps, les activités de l'ensemble de l'entreprise dépendent des résultats de son travail : les résultats des plus importants, l'esprit d'entreprise du patron, la réussite des nouveaux projets, le degré de coordination entre les spécialistes des divisions structurelles, etc.

Assistant manager : caractéristiques du métier

Un bon assistant de direction sera sans aucun doute utile à toute organisation, car très souvent, il est en fait la deuxième personne de l'entreprise. Un spécialiste actif, responsable, érudit et déterminé, exerçant les fonctions de directeur adjoint, est capable d'effectuer un travail de haute qualité et sans faille de toute complexité : de l'enregistrement de la correspondance entrante à la conclusion d'un contrat rentable avec des partenaires. C’est pour cette raison que les employés qui exercent leurs fonctions de manière impeccable et professionnelle sont très appréciés dans toute entreprise.

La pratique de l'organisation du travail est telle que des secrétaires confirmés, des chefs de divisions structurelles ou des chefs de bureau deviennent souvent des directeurs adjoints. Combinant avec succès les fonctions d'avocat et de consultant avec le travail de directeur adjoint, des spécialistes talentueux et compétents fournissent des résultats tangibles pour l'ensemble de l'entreprise.

Si nous parlons de la description de poste d'un spécialiste donné, il n'est pas possible de la compiler avec précision, mais en théorie, bien sûr, vous pouvez essayer. Mais comment définir la ligne au-delà de laquelle s'établit une compréhension intuitive entre le leader et son assistant, et dont dépend le succès de la coopération et de la compréhension mutuelle ? Bien sûr, tout le monde n’est pas doté de telles qualités. Ignorer les dépressions nerveuses du patron, être sociable, diplomate et, quelle que soit son humeur, avoir toujours l'air présentable - c'est ce que tout manager attend d'un assistant.

La coïncidence de « l’horloge interne » ou du rythme de travail est tout aussi importante. Si le patron manque constamment de temps, alors son assistant doit être mobile, rapide et en même temps ne pas montrer de signes de précipitation.

Un assistant personnel d'un dirigeant est avant tout un employé dévoué de son entreprise, qui représente naturellement et sincèrement ses intérêts dans n'importe quel domaine d'activité : lors du contrôle des alarmes de sécurité et lors de la résolution de désaccords indésirables entre spécialistes. Le meilleur encouragement pour lui est la récompense morale. Ce n’est pas que la taille ne compte pas pour lui. salaires Mais il ne travaille pas pour de l’argent.

Les relations personnelles avec le leader constituent un aspect distinct et très important du climat psychologique. De plus, passant souvent du temps dans un cadre informel, le directeur adjoint en sait beaucoup sur la famille de son patron, les forces et les faiblesses de la vie du manager lui-même et de l'ensemble de l'entreprise. Un directeur expérimenté sera toujours en mesure de déterminer le degré de dévouement d'un employé envers l'équipe et si son assistant valorise les intérêts de l'entreprise.

Ce n'est un secret pour personne que les concurrents apprécieront les informations sur l'entreprise, ses avantages, ses solutions, ses stratégies de développement et d'autres informations confidentielles bien connues du directeur adjoint. En fonction de l'honnêteté de cet employé, de l'apparence confiante, diplomate et présentable du directeur adjoint, les partenaires potentiels de l'entreprise peuvent tirer des conclusions sur la situation de l'entreprise, le climat psychologique interne, le succès et la stabilité.

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Horaires de travail du directeur adjoint

Comme les autres salariés, l'assistant personnel du manager exerce ses fonctions pendant les horaires de travail prévus par les termes du contrat de travail. En règle générale, il s'agit d'une journée de travail de 8 heures avec une semaine de travail de cinq jours.

Cependant, la pratique veut que le temps effectivement travaillé dépasse souvent le cadre des obligations contractuelles et que les fonctions les plus importantes soient exercées en dehors des heures de travail. Des réunions informelles, des négociations importantes pendant le « repos » dans la nature et d'autres scénarios similaires sont supposés dans les activités d'un assistant qui exécute des tâches supplémentaires sur recommandation des supérieurs.

Droits et responsabilités d'un directeur adjoint

Occupant un poste aussi important et responsable, le directeur adjoint est doté de certains droits en corrélation avec ses responsabilités. En particulier, travailler avec des documents sources suppose le droit de l’assistant d’approuver ces documents. Parallèlement, pour étudier pleinement les éléments du dossier, l'assistant peut demander les informations complémentaires nécessaires au responsable et aux spécialistes de l'entreprise.

Cet employé a le droit d'exiger les conditions de travail nécessaires. Conditions de travail confortables, positives climat psychologique, le niveau approprié d’équipement technique sont des indicateurs dont dépend directement le résultat du travail d’un spécialiste. Étant donné que la rationalisation du processus de travail implique la division des fonctions de travail, de nombreuses opérations de travail nécessitent l'interaction de plusieurs spécialistes. En particulier, le traitement de la correspondance entrante n'exclut pas l'interaction entre la secrétaire et le directeur adjoint.

Les termes du contrat de travail prévoient une liste de tâches du directeur adjoint, qui peut toutefois être considérablement élargie dans la pratique en fonction des circonstances. Travaillant au sein d'une équipe de gestionnaire, l'assistant est responsable de :

• mauvaise exécution des fonctions de travail, des missions et des responsabilités directes prévues par le contenu des descriptions de poste approuvées qui ne contredisent pas le Code du travail de la Fédération de Russie ;
• les actions illégales prévues par la législation en vigueur ;
• causer tout dommage à l'entreprise prévu par le Code du travail de la Fédération de Russie, le Code civil de la Fédération de Russie et d'autres lois et règlements législatifs d'importance fédérale, régionale et locale.

Perspectives

Les assistants de direction expérimentés et talentueux ont certainement de sérieuses perspectives. Leur travail est très apprécié, car ce sont eux qui, avant tout, ont la possibilité de gravir rapidement les échelons de carrière et d'obtenir des résultats élevés dans la construction d'une carrière.

De larges perspectives s'ouvrent avant tout à ceux qui sont capables d'étudier et de systématiser des informations détaillées dans un court laps de temps, de choisir des tactiques de comportement et de fournir tout le nécessaire pour des négociations stratégiquement importantes. Les spécialistes qui démontrent des résultats positifs dans leur travail ont de nombreuses opportunités de faire progresser leur carrière et d'obtenir un poste prestigieux.

De quel type d'assistante de direction avez-vous besoin ? 10 types de secrétaires et assistants

Les pouvoirs et responsabilités d'un directeur adjoint varient en fonction de l'activité cible et de la stratégie de gestion de l'entreprise.

Assistante commerciale

Qui en a besoin : gestion d'entreprises avec un flux documentaire important.

Relève de : superviseur immédiat.

Un assistant commercial est un spécialiste responsable de nombreux processus : préparer et organiser les négociations et la documentation les concernant, élaborer le planning de travail du directeur. Le résultat des négociations, réunions et autres événements similaires dépend de son degré d'organisation, de loyauté et de diplomatie. Il s'ensuit que les directeurs adjoints sont des postes vacants divers qui nécessitent certaines connaissances, aptitudes, érudition et compétences.

L'assistant commercial exerce non seulement les fonctions techniques qui lui sont assignées, mais détermine également sur place la structure des tâches en cours et les exécute. De plus, ce spécialiste, en l'absence ou pour le compte du gestionnaire, effectue une partie du travail du directeur, dont le gestionnaire utilise les résultats dans son travail. Par conséquent, l’assistant a besoin de certaines connaissances et pratiques dans le profil de travail de l’entreprise.

La pratique veut que les hommes travaillent plus souvent que les femmes comme directeurs adjoints. Lors du choix d'une personne pour ce poste, le manager part du niveau de formation du spécialiste, de son expérience dans ce poste, du niveau de maîtrise des langues étrangères, car L'assistant personnel du manager doit être prêt à rencontrer la délégation étrangère. Sont également importantes des compétences telles que les compétences organisationnelles, la capacité de mener des négociations commerciales correctement et rationnellement et la volonté d'accepter des solutions efficaces, basé sur une analyse de la situation actuelle.

En règle générale, parmi les candidats à un tel poste figurent des spécialistes âgés de 30 à 40 ans, possédant une formation spécialisée supérieure et une expérience. travail réussi dans cette industrie. Outre d'autres qualités commerciales d'un assistant potentiel, il y a en premier lieu la capacité de répondre de manière adéquate aux critiques, la capacité de ne pas laisser libre cours à des sentiments ambitieux, puisque les résultats de ses activités seront en fait utilisés par une autre personne. Ainsi, le métier de directeur adjoint ne convient pas aux candidats ayant de grandes ambitions personnelles.

Assistant personnel

Qui en a besoin : les dirigeants de grandes entreprises.

De qui relève-t-il : uniquement à son supérieur immédiat.

Le poste d'assistant personnel du dirigeant est pertinent pour une grande entreprise, où un effectif complet d'employés administratifs est déjà suffisamment constitué. Dans ce cas, ce sont le secrétariat et les autres catégories de spécialistes qui sont le « bras droit » du directeur. Leurs responsabilités consistent notamment à répondre aux besoins administratifs des directeurs en réservant des billets pour des voyages d’affaires, en réservant des chambres d’hôtel et en faisant les courses pour la famille du directeur. Il est à noter que le travail d’un adjoint de direction s’étend au-delà du bureau.

L'assistant libère en effet le patron de l'exécution de procédures organisationnelles de nature administrative, offrant ainsi la possibilité de gérer rationnellement l'entreprise et d'utiliser ses propres ressources avec une efficacité maximale. Afin de remplir toutes les conditions ci-dessus, le salarié doit posséder l'expérience nécessaire en tant qu'assistant personnel d'un manager ou d'un secrétaire-assistant pendant au moins 3 ans et recevoir, entre 25 et 35 ans, une formation supérieure spécialisée.

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• Assistant personnel

Qui en a besoin : les dirigeants des grandes entreprises occidentales.

De qui rend-il compte : exclusivement au manager.

Réaliser des missions personnelles, assez courantes dans la pratique du manager, en tableau des effectifs inclure un poste tel qu'un assistant personnel. Généralement, ce travail consiste à réaliser certaines missions pour les membres de la famille et les proches du manager. Un tel employé est souvent occupé à organiser des événements familiaux, des vacances, à organiser des loisirs pour les enfants du directeur, etc.

Moyen Âge assistant personnel 26 – 35 ans, formation supérieure spécialisée, compétences organisationnelles maximales, retenue et capacités de communication.

Secrétaire

Qui en a besoin : grandes, moyennes et petites entreprises.

Relève de : l’équipe de direction.

Le poste de secrétaire est nécessaire dans presque toutes les entreprises, quelle que soit sa forme organisationnelle et juridique. Les responsabilités de cet employé comprennent la réception et l'enregistrement de la correspondance entrante, la réponse aux appels téléphoniques et le transfert en temps opportun des communications avec le patron, le suivi de la circulation des documents, la garantie d'un travail normal au bureau, la création et le maintien d'un microclimat positif dans la zone de réception de la direction.

Les filles âgées de 22 à 30 ans ayant une formation supérieure, secondaire spécialisée (moins souvent générale), maîtrisant les compétences d'un utilisateur de PC confiant, capable d'imprimer rapidement des documents et de traiter un grand volume d'informations entrantes, sont le plus souvent invitées. à ce poste. La moindre place n'est pas accordée aux qualités personnelles telles que la responsabilité, les compétences en communication, la diligence et l'étiquette des affaires.

Secrétaire adjoint

Qui en a besoin : les dirigeants d’entreprises de 25 salariés maximum.

Le secrétaire adjoint est le même directeur adjoint chargé d'assurer le travail normal des spécialistes de bureau. Cet employé tape la correspondance sortante, accueille les invités et sert des boissons, répond aux questions des invités et assure un environnement agréable et convivial.

L'enseignement supérieur est un plus, la capacité d'utiliser rapidement le matériel de bureau et de saisir et traiter rapidement la correspondance entrante. Les demandeurs d’emploi ayant une expérience pratique trouvent beaucoup plus facilement un emploi. En règle générale, toute entreprise valorise un secrétaire exécutif et responsable, doté d'une apparence soignée et de bonnes manières.

Secrétaire d'accueil

Qui en a besoin : les entreprises de plus de 60 salariés, avec un flux de visiteurs important.

Qui rend compte : au chef de bureau, au directeur adjoint ou au gérant lui-même.

Les tâches d'un directeur adjoint ne se limitent pas à gérer la correspondance et à répondre aux appels entrants. Pour les grandes entreprises qui interagissent avec de nombreux partenaires commerciaux, il est très important qu'elles soient accueillies par une secrétaire sympathique et belle, au sourire amical et aux manières correctes. Ainsi, le secrétaire de la réception est chargé de recevoir les invités, de leur offrir boissons et desserts, et travaille avec les coursiers pour la réception des commandes et l'envoi de la correspondance. Les secrétaires d'accueil étant parmi les premiers, de par leurs fonctions, à entrer en contact avec les visiteurs, elles doivent être amicales, serviables et concentrées avant tout sur l'accueil et l'accompagnement des clients.

Secrétaire-assistante

Qui en a besoin : les entreprises de la classe moyenne.

Relève de : le gérant.

Ce poste est habituellement considéré comme un poste « intermédiaire » car ses fonctions inhérentes sont celles d'adjoint personnel d'un cadre et de secrétaire. Le secrétaire adjoint est notamment présent aux négociations entre la direction et les associés et chefs de services de l'entreprise, tient les procès-verbaux des réunions et des négociations et fournit un support documentaire aux réunions du dirigeant. Il est à noter que les fonctions de secrétaire adjoint évoluent progressivement et que la description de poste de directeur adjoint implique l'exercice de diverses fonctions connexes.

Administrateur

Qui en a besoin : des entreprises spécialisées dans la prestation de services.

Qui rend compte : au chef d'entreprise, au gérant ou au directeur administratif.

Il convient de noter que les responsabilités professionnelles d'un directeur adjoint sont similaires à celles d'un secrétaire, d'un assistant personnel et d'un secrétaire adjoint. À y regarder de plus près, les fonctions de l'administrateur en sont quelque peu différentes.

Le poste d'administrateur est institué dans les entreprises spécialisées dans la prestation de services. L'administrateur est notamment chargé d'accueillir les invités, d'organiser les réunions d'affaires et les négociations et de suivre le calendrier des visites (réception). La tâche principale de l’administrateur est d’offrir un maximum de commodité et de confort aux visiteurs lorsqu’ils se trouvent dans le bureau de l’entreprise. Il n'est pas surprenant que, le plus souvent, des filles et des garçons de bonne apparence, connaissant les règles des affaires et l'étiquette de l'entreprise, résistants au stress et capables d'exercer simultanément plusieurs fonctions, soient invités au poste d'administrateur.

Gestionnaire de bureau

Qui en a besoin : les entreprises de taille moyenne de plus de 25 salariés.

Relève de : gestionnaire, directeur administratif.

Les tâches de ce spécialiste comprennent la résolution de problèmes techniques pour les employés travaillant au bureau. Pour comptabilité correcte toutes les opérations, le chef de bureau effectue les démarches nécessaires documents comptables. Il faut tenir compte du fait que les chefs de bureau d’Europe occidentale remplissent des fonctions clairement définies. En revanche, les spécialistes russes de ce profil effectuent souvent un travail de secrétariat.

L'âge optimal des candidats au poste de chef de bureau est de 23 à 35 ans. Pour se qualifier pour ce poste, un spécialiste doit avoir de grandes compétences en communication, être résistant au stress et avoir une apparence agréable. Une expérience en tant que manager adjoint sera une priorité.

Greffier

Qui a besoin de : organisations gouvernementales, ainsi que les entreprises dans lesquelles le flux de documents est clairement défini conformément aux GOST.

Qui relève : du directeur administratif, du chef de bureau ou du gérant.

DANS entreprises d'État et les entreprises à propriété mixte, le tableau des effectifs comprend le poste de commis, ainsi que d'autres postes strictement réglementés. Cet employé surveille le flux documentaire, analyse et systématise les lettres, les commandes du responsable, les documents d'archives et autres documents de l'entreprise.

Parmi les exigences pour un candidat à ce poste figurent : l'attention, l'exécution rapide des missions, la connaissance des règles de remplissage des documents, l'alphabétisation. Le commis est souvent appelé le « chef de bureau », mais cela ne change rien à l'essence et au contenu de ce travail.

Un assistant est déjà une personne proche !

Youri Vodilov,

directeur général Société "Sibrybprom", Tioumen

Depuis huit ans, je travaille avec une assistante personnelle, et je dois dire que cette personne m'aide pour les questions d'organisation et d'administration. Lors de la conclusion du contrat de travail, cette jeune fille a été embauchée comme secrétaire. Au cours de son travail, elle a démontré de bonnes compétences en organisation et en communication et, au fil du temps, elle a été approuvée comme assistante personnelle.

Comment ai-je décidé d’approuver ce candidat en particulier ? Tout d’abord, je dois noter une réponse adéquate aux commentaires du manager, de grandes compétences organisationnelles et la capacité d’exprimer correctement et raisonnablement sa position. Pour compléter ce qui a été dit, je voudrais souligner un haut degré d'auto-organisation et de discipline, d'excellentes compétences professionnelles et le respect de l'éthique d'entreprise.

En recevant les visiteurs de l'entreprise, un assistant personnel contribue à la formation d'une image positive du management. Ses responsabilités comprennent la préparation de la documentation nécessaire, la planification des réunions entre le gestionnaire et les partenaires et visiteurs, l'organisation des réunions d'affaires et des réunions personnelles. Bien entendu, l’assistant crée un climat psychologique harmonieux, ce qui est très important lors d’un contact personnel à long terme.

Responsabilités d'un manager adjoint : que doit-il faire ?

Il est à noter que l'assistant combine avec succès des fonctions de différents profils : du simple secrétariat à des fonctions d'adjoint plus responsables et importantes.

Quelles fonctions de travail sont généralement assignées à un assistant et dans quelle mesure l'étendue de son travail est-elle limitée ?

Gestion du temps :

• Élaboration et coordination de l'horaire de travail du directeur - négocier les dates des visites, réunions, conférences, suivre le calendrier et les conditions de ces événements ;
• Enregistrez et informez rapidement le responsable du calendrier des réunions, voyages et autres échéances à venir. Si le curriculum vitae d'un directeur adjoint indique que le candidat a une expérience dans ce travail, cela jouera un rôle déterminant dans la sélection d'un salarié.

Organisation et mise à disposition d'événements de travail :

• Préparation et organisation des réunions, négociations importantes, tenue des procès-verbaux des réunions du manager et notification des participants aux réunions et réunions, préparation documents nécessaires sur la base des résultats de ces réunions ;
• Préparation des attestations de déplacement, mise à disposition des titres de transport avec titres de transport, hébergement des invités dans un hôtel, etc.

Maintien de la documentation :

• Réception, tri et acheminement de la correspondance entrante. Regroupement par urgence, niveau d'importance (importance), remise des lettres au responsable pour examen et approbation.
• Travailler avec la documentation – préparation professionnelle correspondance commerciale et autres documents, traitant les demandes conformément aux exigences étiquette des affaires et gestion de documents, rédaction de lettres écrites par le gestionnaire.

Entretenir des contacts professionnels :

• Répondez avec tact et poliment aux appels entrants, obtenez des informations sur quand et comment connecter l'abonné au gestionnaire. L'importance de la procédure réside dans le fait que dans chaque cas, la décision sur l'opportunité du raccordement doit être prise de manière indépendante.
• Protéger au maximum le dirigeant des pertes de temps inutiles et des contacts inutiles, tout en préservant l'image de l'entreprise et du manager immédiat.

Métier d'un chef de bureau :

• Veiller à ce que le lieu de travail du gestionnaire réponde aux exigences standards de rationalisation, de confort et de fonctionnalité maximale.
• Entretenir des contacts avec les partenaires, être en mesure de résoudre rapidement les problèmes de support technique et d'autres problèmes urgents.

Le métier d'adjoint :

• Trouver rapidement et avec précision les informations utiles au gestionnaire, comprendre en temps opportun les adresses et les contacts des partenaires et clients potentiels ;
• Représenter le dirigeant ou les intérêts de l’entreprise lors de réunions représentatives, d’événements d’affaires, être capable de trouver des réponses aux questions posées et exprimer clairement les positions du dirigeant.

Un assistant personnel d'un dirigeant doit répondre à la fois aux besoins du manager immédiat et au statut de l'entreprise. Dans les petites (si nécessaire, dans les grandes) entreprises, un directeur adjoint peut partager des fonctions de travail avec d'autres employés, et vice versa, combiner le travail de l'assistant avec d'autres fonctions dans le cadre du contrat principal.

Expérience du praticien

Régis Lhomme,

Chef du bureau de représentation Pfizer en Russie, Moscou

Un spécialiste travaillant dans une entreprise en tant qu'assistant personnel exerce les travaux suivants :

• élabore et coordonne un horaire d'affaires pour la journée et la semaine ;
• gère le travail lié à l'organisation de voyages d'affaires, de réunions d'affaires et de présentations ;
• est responsable de la notification en temps opportun au responsable des contacts à venir avec les partenaires et les visiteurs, etc.

Naturellement, un tel spécialiste doit disposer d'un ensemble optimal de compétences en communication : éthique d'entreprise, grande adaptabilité dans des conditions en évolution rapide, précision et ponctualité, attention et bonne volonté. Le meilleur assistant est celui qui comprend et réalise ce qui reste à faire pour améliorer les conditions de travail du réalisateur.

Les instructions modernes ne couvrent pas entièrement les responsabilités professionnelles d'un directeur adjoint, mais une secrétaire expérimentée a une bonne idée de l'essence de ce travail. Plus un salarié se soucie sincèrement de l’entreprise, plus sa carrière sera réussie, quel que soit son poste. Un assistant personnel d'un manager qui fait preuve d'une préoccupation saine et opportune quant aux conditions de travail de la direction sera toujours récompensé, car il est très important pour un manager d'avoir toujours à ses côtés une personne qui partage pleinement ses intérêts et sa position, quel que soit le pays ou région dans laquelle ils se trouvent.

Le spécialiste qui m'aide dans mon travail et qui est employé comme assistant offre des conditions confortables pour mener à bien d'importantes activités administratives et organisationnelles. Permettez-moi d'ajouter que ces conditions sont importantes non seulement pour moi personnellement, mais aussi pour mes partenaires, ce qui, en fin de compte, affecte les intérêts de l'ensemble de l'entreprise.

De plus, cela me fait plaisir de comprendre qu'à mes côtés travaille en contact permanent une personne adéquate, auto-organisée et responsable, capable d'évaluer sobrement la situation et de prendre rapidement des décisions utiles. De plus, je fais confiance à mon secrétaire de manière intuitive, sachant qu'il partage pleinement avec moi les intérêts de l'entreprise et mes propres intérêts.

Assistante de direction idéale :

• Il maîtrise les compétences des spécialistes concernés. Communique avec succès avec les gens et inspire confiance parmi les visiteurs ;
• Organise de manière rationnelle et efficace le processus de négociations commerciales ;
• Intellectuellement développé, il est capable de soutenir une conversation dans sujets généraux, représentant néanmoins les intérêts de ses dirigeants ;
• A de bonnes manières, un excellent goût et est dévoué au chef ;
• Poli et correct ;
• Il maîtrise les lois de la logique, connaît bien le caractère et la position du manager et est capable de représenter ses intérêts devant d'autres entreprises sans nuire aux intérêts du patron. Le poste de directeur adjoint présuppose une position intransigeante et de principe dans divers secteurs, tant politiques qu'économiques ;
• Détermine et définit de manière indépendante les limites de sa responsabilité et de sa compétence, ne confie son travail à personne d'autre et, en même temps, comprend clairement les limites du transfert de responsabilités d'un spécialiste employé à un autre.
• Il a une réaction rapide, la capacité de gérer rapidement les employés de l'entreprise et de comprendre avec précision si le patron doit s'inquiéter de cette question.

Compte tenu de ce qui précède, il n'est pas difficile de déterminer quelles exigences caractéristiques sont présentées au candidat à ce poste. Dans tous les cas, ce spécialiste doit avoir un niveau d'éducation et une expérience pratique suffisants pour assurer sa réputation positive. La liste exacte des exigences dépend des spécificités du poste de l'employé.

En particulier, si l'assistant sera principalement engagé dans l'exercice des fonctions de référent, alors la liste des exigences comprendra les éléments suivants :

• enseignement secondaire;
• peu d'expérience dans ce poste;
• Compétences utilisateur d'ordinateurs et de matériel de bureau.

Un aspirant assistant d'un chef d'entreprise peut débuter sa carrière s'il possède les caractéristiques indiquées.

Cependant, si l'assistant combine le travail de secrétaire avec celui de gestionnaire, il est facile de supposer que les exigences d'un tel spécialiste augmenteront quelque peu. Compte tenu du niveau de tâches dans ce cas, un candidat au poste de directeur adjoint doit avoir plus de haut niveau qualifications.

Un ensemble de compétences typique devrait inclure les postes suivants :

• connaissance des langues étrangères (les langues les plus populaires sont l'anglais, le français, l'allemand, le chinois) ;
• Utilisation en toute confiance des progiciels informatiques populaires ;
• qualités personnelles de l'employé : exactitude, responsabilité, courtoisie, efficacité ;
• âge jusqu'à 35 ans (de nombreuses entreprises invitent des spécialistes plus âgés à travailler, en tenant compte de l'expérience pratique existante).

Même si les professionnels expérimentés ont un plus grand avantage lors de l'évaluation des candidats, les directeurs adjoints ayant une expérience limitée, faisant preuve de compétences organisationnelles exemplaires et maîtrisant les règles de l'éthique d'entreprise, ont également des chances raisonnables de succès.

Cela s'explique par le fait que le manager préfère former de manière autonome son assistant « from scratch » afin que le salarié développe immédiatement un certain stéréotype de comportement. En plus, technologies modernes Les jeunes spécialistes qui ne sont pas accablés par des connaissances dépassées apprennent mieux. Souvent, la description de poste d'un directeur adjoint indique directement le travail avec de nouveaux types de logiciels et la sélection des candidats s'effectue selon certaines règles.

• Chef du service commercial : comment devenir un excellent manager

Quel doit être le salaire d'un manager adjoint ?

Niveau de salaire des assistants personnels

District fédéral	Niveau de salaire approximatif (en roubles)
Extrême-Orient Vladivostok Khabarovsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Privoljski Kazan, Tatarstan Nijni Novgorod Orenbourg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Nord-Ouest Vologda Pskov	7000-11 700 7000 11 700
sibérien Barnaoul, région de l'Altaï Irkoutsk Novossibirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Oural Ekaterinbourg Tcheliabinsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Central Voronej Toula	17 200-19 500 17 200 19 500
Du sud Rostov-sur-le-Don Stavropol	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Cours d'assistant manager : ce qu'ils y enseignent

1. Profil professionnel et psychologique d'un assistant personnel (assistant) d'un manager

• Liste des exigences en matière de qualifications et de niveau formation professionnelle, ainsi que les exigences relatives aux qualités personnelles d'un directeur adjoint.
• L'importance, les responsabilités, les compétences d'un directeur adjoint.
• Fondamentaux de l'éthique d'entreprise et de l'interaction commerciale d'un directeur adjoint.

2. Documenter les activités du gestionnaire et de l'organisation dans son ensemble

• Système de flux de documents unifié, bases du travail de bureau.
• Principes de classification des documents. Types de documentation organisationnelle et administrative. Documents standards.
• Documenter les formulaires, les exigences pour les remplir. Détails de base et supplémentaires.
• Règles pour la formation de la documentation contractuelle. Enregistrement des questions administratives et organisationnelles.

3. Organisation du flux documentaire

• Travailler avec de la documentation. Types de flux de documents.
• Principes du flux de documents. Documents internes, entrants, sortants. Enregistrement des documents avec contrôle ultérieur de l’exécution des instructions du gestionnaire.
• Les bases structure organisationnelle. Constitution de cas tenant compte de la nomenclature principale.
• Le concept d'examen de la valeur d'un document. Un directeur adjoint sans formation particulière, si nécessaire, peut acquérir les compétences et connaissances nécessaires lors de cours spéciaux sur l'organisation de la circulation des documents.

4. Interaction commerciale et communication efficace avec le manager

• Tâches et opportunités de support informationnel sur le travail du réalisateur. Moyens organisationnels et techniques pour les présentations.
• Planifier et planifier la journée de travail du directeur.
• De nouveaux types de logiciels et de matériels qui fournissent activité efficace chef.
• Les bases communication interpersonnelle entre le manager et l'assistant. Le salaire d’un assistant de direction dépend directement de sa capacité à créer des conditions confortables pour assurer des interactions positives.

5. Organisation d'événements spéciaux et d'affaires (réunions, négociations, conférences)

• Préparation de la salle de conférence et documentation nécessaire aux événements.
• Maintenir la documentation lors des événements.
• Organisation de buffets, cafés et autres friandises pour les participants à la conférence.
• Préparation d'un programme culturel, achat d'accessoires cadeaux.

6. Gérer le stress et votre état.

• Développer la résistance au stress, maintenir un état de confort.
• La capacité de s'adapter aux conditions changeantes, la capacité de prévenir les situations stressantes, la formation d'un climat psychologique positif.
• La capacité de se concentrer sur les moments positifs, de se détendre et de récupérer à la fin de la journée de travail.
• Maintenir une apparence présentable, maintenir une forme esthétique, maintenir un régime rationnel de travail et de repos.

7. Gestion du temps

• Révélateur domaines prioritaires dans le travail et la vie personnelle.
• Possession de connaissances sur les biorythmes internes, les cycles de flux énergétiques.
• Capacité à attribuer des objectifs aux rôles.
• Déterminer la portée de l’influence et la direction des préoccupations.

8. Résolution de situations complexes et conflictuelles

• Algorithme de résolution des différends et des désaccords.
• Écoute empathique.

9. Organisation de déplacements professionnels du directeur

• Préparation des documents pour les déplacements du manager.
• Précommandez des documents de voyage et des hôtels.
• Préparation du voyage d'un manager à l'étranger.
• Rencontrer et recevoir des partenaires étrangers. Les instructions destinées au directeur adjoint de certaines entreprises incluent la communication avec les étrangers et la connaissance des langues étrangères.

10. L'image d'un assistant personnel moderne (assistant personnel)

Prise en charge du code vestimentaire personnel.

11. Compétences pratiques en matière d'entretien et rédaction de curriculum vitae.

• Capacité à négocier au niveau des cadres supérieurs et des propriétaires d'entreprise.
• La capacité de bien se présenter et de présenter l'entreprise, la capacité de maintenir un équilibre raisonnable lors d'une conversation, le développement de manières esthétiquement attrayantes.

• Organisation de team building : idées d’activités team building

J'ai besoin d'un assistant indépendant

Ioulia Konelskaïa,

Directeur général du groupe d'entreprises Galaktika, Moscou

Des ressources externes et internes ont été utilisées comme base de clientèle lors de la sélection d'un directeur adjoint. L'annonce « Executive Assistant Wanted » a été placée dans les médias locaux afin d'attirer l'attention des candidats ayant une expérience dans de grandes entreprises ou des services administratifs. Les travaux de sélection initiale des candidats ont été réalisés par le service du personnel.

Tout d'abord, les spécialistes ont déterminé dans quelle mesure les candidats répondent à nos exigences et ont identifié les opportunités potentielles. Au cours du processus d'entretien, les candidats ont résolu des cas de test et pris en compte des situations spécifiques. Après les tests, nous avons reçu des premières informations sur les capacités et les capacités des candidats.

Ensuite, les candidats sélectionnés ont été testés pour vérifier leur conformité aux normes d'éthique d'entreprise acceptées dans l'entreprise. Nous avons déterminé si le spécialiste était capable d'assumer ses responsabilités et de résoudre la situation en faveur de l'entreprise. Personnellement, je suis plus impressionné par un assistant prêt à prendre des décisions indépendantes.

4 étapes pour trouver l'assistante de direction idéale

Étape 1. Décidez de qui vous avez exactement besoin

Afin de faire bon choix, il faut savoir clairement : quel type de spécialiste faut-il en tant que manager adjoint ? Quelles fonctions de travail lui seront confiées, quelles tâches le manager lui confiera-t-il ? Lors du choix d'un assistant, il est important de prendre en compte la compatibilité psychologique, la coïncidence des rythmes biologiques et le rythme de travail. On sait que les qualités commerciales d'une même personne peuvent se manifester différemment selon les conditions.

Un directeur adjoint sans expérience peut trouver un emploi dans une entreprise en développement, avec un manager introduisant des modèles innovants dans les pratiques administratives et de gestion. Lorsque le directeur voyage souvent, l'assistant doit être capable de résoudre de manière rationnelle et rapide les problèmes liés aux réservations d'hôtel, aux billets et aux transferts. Mais si les déplacements professionnels ne sont pas fréquents, il n'est pas nécessaire de former un spécialiste pour effectuer travail préparatoire. Parallèlement, un assistant de direction expérimenté sera probablement à la recherche d'un emploi qui lui offrira le plein emploi et la possibilité d'évoluer.

Étape 2. Trouver un candidat approprié

Il existe deux options :

• la recherche d'un candidat approprié est effectuée par le service du personnel ;
• la sélection s'effectue grâce aux efforts du service du personnel.

Une description détaillée des qualités et des compétences d'un assistant potentiel devra être soumise au service de recrutement. Plus la description du spécialiste est détaillée, plus le travail et les activités du gestionnaire seront fructueux. Lors du processus de présélection, les candidats inadaptés seront éliminés et il sera beaucoup plus facile pour le manager de faire un choix parmi les candidats restants. De plus, si une personne ne répond pas aux exigences à plusieurs égards.

Les formations d'assistant manager permettent d'identifier les priorités de chaque candidat et de révéler des opportunités potentielles. Les diplômés sans expérience professionnelle peuvent d'abord suivre un stage de secrétariat, acquérir les compétences et les connaissances nécessaires, puis postuler au poste d'assistant du chef d'entreprise.

Attention : il est illégal de rejeter les candidatures de candidats en fonction de leur âge, de leur sexe et de leur nationalité. Au cours de l'entretien, les aversions personnelles ne doivent pas être exprimées ; il existe d'autres formes plus correctes pour refuser les services d'un candidat. Si le candidat s'avère être un spécialiste expérimenté, son expérience en tant que directeur adjoint lui indiquera certainement la raison de votre refus.

Étape 3. Nous vérifions la compétence des candidats

S'il y a 10 à 15 candidats postulant pour le poste de directeur adjoint, il est conseillé de demander au service du personnel de déterminer avec quelle honnêteté ils ont rempli le formulaire de candidature. Demandez ensuite à chaque candidat de résoudre une situation de travail réelle et d'analyser ses réponses.

Un exemple particulier : proposer au candidat une telle tâche. « Vous devez envoyer de la correspondance. Quelles sont vos actions ? » Sur la base des options de réponse, vous ferez votre choix avec précision.

Première option. Je posterai l'enveloppe ou utiliserai un service de messagerie comme l'exige la description de poste du directeur adjoint.

Deuxième option. Je demanderai au responsable quelle est l'urgence de la livraison. En tenant compte de cela, je déciderai comment envoyer la correspondance : par courrier, par coursier ou (si c'est documents importants) livrer en personne. Vous devez partir une fois que la personne de contact, l'adresse exacte et l'horaire de travail du destinataire ont été déterminés. Vous pouvez vérifier le fait de la livraison par téléphone, après quoi vous devez informer votre responsable du travail effectué.

Étape 4. Faire un choix

Sur la base des résultats de la sélection préliminaire, plusieurs candidats restent dans le champ de vision du manager. Il s’agit d’une étape importante au cours de laquelle vous devez décider pourquoi les candidats ont postulé dans cette entreprise en particulier ? Demandez aux candidats quelles sont les raisons de leur candidature et pourquoi ils souhaitent occuper le poste de directeur adjoint ? Il n’y a pas lieu d’être gêné si cette question a été posée plusieurs fois. Si un employé ne veut pas s'embarrasser de confirmer une fois de plus ses intentions, cela ne vaut guère la peine de prêter attention à cette personne. C'est une autre affaire lorsqu'un candidat parle avec intérêt d'un futur poste, explique sa vision de la situation et propose des solutions nouvelles et atypiques. Assurez-vous que le candidat est émotionnellement compatible avec vous.

Lors d'un entretien à court terme, il est extrêmement difficile de déterminer le niveau de compatibilité. Écoutez votre intuition : aimez-vous une personne qui fait preuve de connaissances, d'expérience et de volonté de travailler ? Si, malgré la présence de toutes ces qualités, il n'y a aucune envie de poursuivre la conversation avec lui, c'est un signe alarmant, il ne faut pas se contredire ; La question de la compatibilité psychologique est d'autant plus pertinente lorsqu'un directeur adjoint du département est sélectionné.

Dans des conditions de concurrence croissante, la qualité de la gestion et l'orientation des ressources stratégiques administratives et organisationnelles sont d'une importance capitale. Le succès de l'ensemble de l'entreprise dépend de la justesse et de la rapidité du choix de la stratégie de gestion. Par conséquent, les activités d'un gestionnaire doivent être dotées des conditions, des moyens et des ressources les plus confortables qui leur permettent de résoudre efficacement les problèmes stratégiquement importants sans charges formelles ou organisationnelles. L'assistant personnel du gérant est la personne à qui est confié le « compas du navire » contrôlé par le capitaine par tous les temps.

Informations sur l'auteur et l'entreprise

Youri Vodilov, directeur général de la société "Sibrybprom", Tioumen. LLC "Sibrybprom" est une entreprise diversifiée spécialisée dans la production de produits à base de poisson. Possède trois entreprises où il est élevé et élevé poisson vivant, trois usines de transformation du poisson, un atelier de fumage et de séchage, des entrepôts, une usine de construction navale.

Régis Lhomme, chef du bureau de représentation Pfizer en Russie, Moscou. Pfizer, qui existe depuis 1849, développe et produit des produits pharmaceutiques pour différents domaines de la médecine (cardiologie, oncologie, urologie, psychiatrie, ophtalmologie, endocrinologie, dermatovénérologie), dont des antibiotiques de nouvelle génération. Pfizer possède plus de 150 sites dans le monde. Chaque année, la société investit des sommes importantes dans la recherche et le développement de nouveaux médicaments. Le bureau de représentation russe de la société (Pfizer International LLC) fonctionne depuis 1992.

Ioulia Konelskaïa, directeur général du groupe d'entreprises Galakta, Moscou. Groupe de sociétés "Galakta" - Fabricant russe marques de vodka "Poltina" et "Moroz et Solntse". L'entreprise fait partie du Top 10 des producteurs de vodka. Le réseau de distribution de produits couvre toutes les régions de la Fédération de Russie et compte plus de 100 distributeurs. À 24 ans les plus grandes régions Des bureaux de représentation régionaux du groupe ont été créés. En 2006, le volume total de production des entreprises du groupe s'élevait à 2 520 000 dollars américains. L'effectif est de 600 personnes.