Administration RH à partir de zéro — instructions étape par étape 2016 Les années indiquées dans notre article aideront à organiser avec compétence ce processus dans l'entreprise. Toutes les étapes du travail avec un employé sont décrites en détail ci-dessous : embauche, transfert dans un autre service, promotion, changement de salaire, sanction, encouragement, discipline, licenciement.

Qui est responsable de la tenue des dossiers du personnel ?

Le flux des documents du personnel dans le cadre du processus comptable doit être contrôlé par le chef d'entreprise. En règle générale, c'est la première personne à qui est initialement confiée la responsabilité de sa gestion, pour laquelle un arrêté approprié est émis.

Au fur et à mesure du recrutement du personnel ou des comptables, ces fonctions leur sont déléguées avec une indication claire de qui est responsable de quoi et quel document a le droit de signer. Pour chaque poste, des instructions appropriées sont élaborées, qui définissent les fonctions, les droits et le niveau de responsabilité. Le salarié lit le document administratif et la description de poste et signe :

• soit dans la ligne prévue à cet effet sur le document lui-même ;
• ou sur une fiche de familiarisation personnelle spécialement créée.

En plus de la description de poste, il est possible d'élaborer un règlement intérieur, des règlements et des instructions complémentaires. Toutefois, la base du respect de la loi dans le domaine de la gestion des dossiers du personnel est le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres réglementations émises par le gouvernement et les ministères.

Si les dispositions de la loi ou des réglementations locales de l'entreprise ne sont pas respectées, des mesures disciplinaires peuvent être appliquées à l'employé impliqué dans le maintien du flux de documents du personnel. Et cela est tout à fait raisonnable, puisque même des violations mineures peuvent entraîner des pertes financières importantes.

Téléchargerinstructions pour la gestion des dossiers du personnel - 2016 ou élaborer votre propre réglementation ?

Officiellement approuvé au niveau central instructions pour l'administration du personnel Non. Cependant, dans leur travail, il est recommandé aux spécialistes d'utiliser GOST R 7.0.8-2013, approuvé par l'arrêté de Rosstandart du 17 octobre 2013 n° 1185-st.

Néanmoins, grâce à de nombreuses années de pratique dans la conduite de telles activités, un certain ensemble de règles et une séquence d'actions tacites ont été élaborées, qui ont constitué la base d'instructions étape par étape pour gestion des dossiers du personnel. Il peut être utilisé en toute sécurité dans des activités pratiques, évitant ainsi les inexactitudes et les erreurs.

De plus, à l'aide des informations fournies, vous pouvez prédire le nombre total de documents qui devront être remplis et le temps qui devra y être consacré, et par conséquent déterminer le nombre d'employés qui devraient figurer dans le service du personnel.

Sur la base de ces règles et méthodes, un commis en exercice créera un algorithme pratique d'actions qu'il suivra à l'avenir pour effectuer un travail de qualité. Gestion des dossiers RH en 2016.

Quelles sont les instructions pour mener à bien la gestion des dossiers du personnel ?

Ce qui suit est un plan universel pour maintenir l'intégralité du flux de documents du personnel, qui peut être utilisé à n'importe quelle étape du cycle de vie de l'entreprise - de la création au moment de la liquidation ou de la réorganisation. Bien que instructions étape par étape pour l'administration des ressources humaines à partir de zéro sont assez courants, il serait utile d’avoir sous la main une option compacte et facile à comprendre.

Voici donc les étapes que vous devez suivre régulièrement pour obtenir des résultats optimaux lorsque gérer les dossiers RH à partir de zéro:

1. Sélection de lois et règlements pour la réglementation ultérieure du travail. Il est impératif de prêter attention aux points suivants :
   • Code du travail de la Fédération de Russie. C'est nécessaire dans son intégralité, car les situations sont différentes, et de temps en temps vous devrez encore relire quelque chose. Les sections les plus importantes sont celles consacrées à la notion de temps de travail positif normal, à sa comptabilisation et à son rationnement (chapitres 15-16, 22), à la rémunération, à ses composantes, formes et systèmes (chapitre 21), à la durée des vacances et aux conditions de l'émergence de droits sur eux (chapitre 19). Il est également impératif de se familiariser avec les droits et responsabilités du salarié, qui sont inscrits dans la loi.
   • Album de documentation primaire basé sur la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 4 janvier 2001 n° 1. Le strict respect des échantillons présentés n'est pas nécessaire, car les entreprises sont autorisées à développer elles-mêmes des formulaires, mais avec les détails obligatoires qui y sont indiqués. Dans le même temps, il semble inapproprié de développer un nombre excessif de vos propres formulaires, car pour la plupart des opérations, il existe déjà des formulaires standard contenant l'ensemble des détails nécessaires. Il suffit de les compléter avec les champs manquants.
   • La procédure de tenue et d'enregistrement des cahiers de travail, approuvée par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225, qui divulgue tous les aspects de l'utilisation du document principal pour refléter l'ancienneté de l'employé.
   • Recommandations approuvées par l'état-major général des forces armées russes le 11 avril 2008, réglementant les subtilités de la tenue des registres des citoyens astreints au service militaire.
   • Normes de base du travail de bureau et des affaires du personnel basées sur l'arrêté Rosstandart n° 1185-st du 17 octobre 2013, la résolution Gosstandart n° 65-st du 3 mars 2003, l'arrêté du ministère de la Culture n° 558 du 25 août 2010, RF Résolution gouvernementale n° 477 du 15 juin 2009.

Un employé impliqué dans le flux de documents du personnel doit toujours avoir cette liste de documents à portée de main, et également mettre à jour ses connaissances dans ce domaine si nécessaire, ainsi qu'en cas de changements importants dans la législation. Cela peut être fait soit de manière indépendante, soit en concluant un contrat avec des fournisseurs de cadres juridiques réglementaires spécialisés.

1. Etudier la charte de l'entreprise et, le cas échéant, les documents d'immatriculation. Cela permettra de déterminer les règles et conditions d'embauche du chef d'entreprise ou des membres du conseil d'administration - le principal organe exécutif. En outre, ces documents contiennent des informations sur la durée maximale de leur mandat, le niveau de rémunération et la procédure de cessation de leurs fonctions.
2. Publication d'un document administratif portant nomination d'un gérant. La base en sera le procès-verbal de l'assemblée générale des fondateurs. Ce sera donc la première commande de personnel de la nouvelle entreprise. A partir de là, il convient d'effectuer leur numérotation continue, ce qui est d'une importance primordiale, car pour les services de contrôle il est extrêmement important de respecter l'ordre de délivrance des documents au moment des transactions.
3. Élaboration de la documentation pour l'enregistrement des opérations de travail avec le personnel. La liste universelle devrait inclure :

• règlement intérieur du travail (ILR) ;
• structure des départements et des postes dans l'entreprise ;
• tableau des effectifs (officiellement facultatif, mais en pratique demandé par la plupart des inspecteurs) ;
• calendrier des vacances;
• documents réglementant la protection des données personnelles des salariés.

Un ensemble de documents est nécessaire pour fournir des enregistrements personnalisés des données des salariés :

• contrat de travail;
• journal de mouvement des cahiers de travail;
• un journal des formulaires de livret de travail, ainsi que le formulaire lui-même (pour délivrer des livrets de travail aux salariés pour lesquels il s'agit du premier lieu de travail) ;
• documents d'enregistrement des heures de travail (feuilles T-12 ou T-13) ;
• cartes personnelles (T-2);
• les ordres du personnel et leurs raisons ;
• paie et fiches de paie ;
• fiches de paie individuelles ;
• descriptions de poste, règlements.

S'il existe un syndicat ou un représentant de l'assemblée générale des travailleurs dans l'entreprise, une convention collective peut être élaborée et signée. Un document très important peut être le règlement sur les rémunérations et les primes. Il réduira la portée du contrat de travail et établira clairement la procédure de calcul de la rémunération du travail.

Si l’entreprise a mis en place une évaluation régulière du personnel, une disposition relative à la certification est nécessaire. Pour protéger les informations internes, un document sur la protection des secrets commerciaux doit être élaboré.

1. Élaboration des formulaires et leur coordination avec la direction de l'entreprise. Il n'est pas nécessaire de tout créer à partir de zéro ; vous pouvez utiliser des formulaires standards en y ajoutant les détails manquants qui correspondent aux spécificités de l'entreprise. Il est possible que le nouveau formulaire ne soit pas approuvé du premier coup, vous devez alors apporter des ajouts conformément aux souhaits du directeur et le soumettre à nouveau pour approbation.
2. Sélection d'un employé auquel attribuer les responsabilités de tenue et d'enregistrement des cahiers de travail. A cet effet, un document administratif correspondant est créé. Il peut s'agir soit d'un employé individuel effectuant uniquement la fonction spécifiée, soit de la combiner avec d'autres travaux du service du personnel.
3. Organisation de l'inscription des nouveaux salariés. Étant la dernière étape du cycle de gestion des dossiers du personnel, cette procédure comprend un ensemble d'actions interdépendantes. Cela implique la nécessité de remplir un certain nombre de documents (contrat de travail, bon de travail, carte personnelle), de familiariser le salarié avec la description de poste, le règlement de l'entreprise, de faire des inscriptions dans le carnet de travail, etc.

Par la suite, des documents sont établis sur les activités courantes du salarié : relevé des heures de travail, paie, vacances, jours de repos selon attestations de donneurs ou sans solde, virements.

Maintenir le flux de documents du personnel n'est pas aussi difficile qu'il y paraît à première vue. Malgré l'abondance de réglementations disparates et diverses régissant cette question, toutes les informations nécessaires peuvent être sélectionnées et systématisées.

De plus, ce qui précède est un aide-mémoire court et clair qui peut aider un nouveau spécialiste des ressources humaines et même un employé expérimenté, en lui permettant de comprendre plus facilement toutes les étapes à suivre.

L'essentiel dans des affaires de ce genre est l'attention et le scrupule dans les détails, car des erreurs mineures dans la documentation peuvent entraîner de graves problèmes pour l'entreprise, tant financiers que de réputation.

Livena S.V. / "Forfait RH" kadrovik-praktik.ru
Vous avez été chargé de mettre en place les RH à partir de zéro. Et vous avez peu d'expérience dans ce domaine. Peut-être êtes-vous un spécialiste RH novice, ou même un comptable ou un chef de bureau chargé des RH, ou un entrepreneur novice. Alors notre guide vous aidera certainement. Il est compilé de manière simple et accessible, notamment pour les débutants dans le domaine du personnel.

Donc, du personnel vous a été affecté. Par où commencer ?

1. Faisons le plein des lois, de la littérature spéciale et des programmes nécessaires. Vous aurez besoin de tout cela dans votre travail.
Décidez avec la direction de la question de l'achat d'un programme dans lequel conserver les dossiers du personnel. Il existe de nombreux programmes de ce type, et beaucoup sont spécialisés et très, très pratiques. Certains contournent la fonctionnalité de 1C. Mais la plupart des entreprises conservent traditionnellement les dossiers du personnel en 1C. Le fait est qu'il existe de nombreux spécialistes du support 1C dans n'importe quelle ville, mais vous ne trouverez pas partout des spécialistes du support d'autres programmes.

2. Nous prenons des copies des documents constitutifs de l’organisation auprès de la direction et les étudions attentivement. Tous les documents dans le domaine du personnel doivent être conformes aux documents constitutifs de l'entreprise et ne les contredire en aucune manière. Lire dans la Charte la procédure d'embauche d'un administrateur (vous la formaliserez) et la fixation de son salaire, la durée pour laquelle un contrat de travail peut être conclu avec lui, certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte ; Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants et l'établissement de systèmes de rémunération pour eux (par exemple, avec l'approbation préalable de l'assemblée générale des fondateurs), voire la procédure d'approbation du tableau des effectifs.
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3. Nous déterminons la liste des documents qui doivent se trouver dans la zone de travail du personnel et que nous établirons. La liste de ces documents se trouve ici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKad...my/. TS1.php
Il est clair que vous rédigerez dans tous les cas les documents requis par la loi. Vérifiez auprès de la direction lequel des documents facultatifs vous préparerez pour l'entreprise. Vous pouvez également clarifier au préalable avec le directeur les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le Règlement Intérieur du Travail, dans d'autres réglementations locales et dans les formulaires de contrat de travail.

Documents requis :

Documents constitutifs
- Contrats de travail
- Dotation (formulaire T-3)*
- Feuille de temps (formulaire T-13)* ou Feuille de temps et paie (formulaire T-12)*
- Règlement intérieur du travail
- Document sur la protection des données personnelles des salariés (règlementation)
- Calendrier des vacances (formulaire T-7)*
- Cartes personnelles (formulaire T-2)*
- Les commandes. Par exemple, sur l'admission d'un employé (formulaire T-1)*, sur l'admission d'employés (formulaire T-1a)*, sur l'octroi d'un congé (formulaire T-6)*, sur l'octroi d'un congé (formulaire T-6a), sur la promotion d'un salarié (formulaire T-11)*, sur les incitations pour les salariés (formulaire T-11a)*, sur les déplacements professionnels des salariés (formulaire T-9)*, sur les déplacements professionnels des salariés ( formulaire T-9a)*, lors d'un transfert de salariés (formulaire T-5)*, lors d'un transfert de salariés (formulaire T-5a)*, lors d'une rupture de contrat de travail avec un salarié (formulaire T-8)*, sur la rupture des contrats de travail avec les salariés (formulaire T-8a), sur l'application d'une sanction disciplinaire, sur la suppression d'une sanction disciplinaire, sur la combinaison, sur le remplacement, sur la suspension, sur la fin de la suspension, sur le transfert de vacances, sur rappel de vacances, réduction du personnel, etc.
- Motifs des ordonnances (mémos, déclarations, actes, contrats de travail, notes explicatives)
- Journaux (livres) d'enregistrement des attestations de déplacement, de préférence - commandes, contrats de travail.
- Livre de comptabilité du mouvement des cahiers de travail et des encarts correspondants. Livret de reçus et de dépenses pour l'enregistrement des formulaires de cahiers de travail et des encarts correspondants
- Dossiers de travail
- Tous les relevés, notes de calcul et autres documents relatifs au calcul et au paiement des salaires, des indemnités de vacances, des indemnités de vacances non utilisées, du « calcul » des licenciements, du formulaire de fiche de paie agréé.

Documents qui deviennent obligatoires dans certaines circonstances :
- Une convention collective est obligatoire si au moins une des parties (salarié ou employeur) a pris l'initiative de la conclure.
- La disposition sur les rémunérations et primes est obligatoire si certaines des conditions de rémunération et primes applicables à l'employeur ne sont réglementées dans aucun autre document, par exemple, ni dans un contrat de travail, ni dans le tableau des effectifs.
- Les descriptions de poste sont obligatoires si toutes les responsabilités professionnelles des employés ne sont pas réglementées dans les contrats de travail.
- Les règlements sur la certification et les documents accompagnant la certification sont obligatoires si l'employeur procède à la certification des salariés.
- Un horaire posté est requis s'il y a du travail posté.
- La disposition sur le secret des affaires est obligatoire si le contrat de travail précise que le salarié est tenu au secret des affaires.
- Listes des travailleurs mineurs, des travailleurs handicapés, des travailleuses enceintes, des femmes avec enfants de moins de trois ans, des mères célibataires ; les personnes qui s'occupent d'enfants handicapés et de personnes handicapées depuis l'enfance, les travailleurs occupés à des travaux comportant des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses - s'il y a des travailleurs mineurs parmi le personnel, des travailleurs handicapés, des travailleuses enceintes, des femmes avec des enfants de moins de trois ans, des mères célibataires, les personnes qui s'occupent d'enfants handicapés et de personnes handicapées depuis l'enfance, les travailleurs employés dans des emplois comportant des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses
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4. Nous enregistrons le réalisateur
Vérifiez si le directeur (PDG) est correctement enregistré. Si ce n'est pas le cas, nous enregistrons tout d'abord un directeur. C'est le premier employé ! Les documents doivent montrer à partir de quelle date le directeur travaille. La procédure étape par étape pour postuler au poste de directeur se trouve dans le « Dossier personnel » ; les exemples de documents nécessaires y sont également disponibles. Vous trouverez également dans le Package un séminaire « Enregistrement des relations de travail avec un directeur embauché » et de nombreuses consultations sur le sujet dans la section de consultation correspondante.
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5. Nous établissons un tableau des effectifs, Règlement intérieur du travail, autres réglementations locales (voir tableau du paragraphe 3).
L'entreprise n'a sûrement pas encore de tableau des effectifs, de règlement intérieur du travail ou d'autres réglementations locales. Inventons-les. Nous coordonnons tous ces documents avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du directeur et vérifions s’ils sont contraires à la loi. Le directeur approuve les versions prêtes à l'emploi des documents ci-dessus.
Veuillez noter que le tableau des effectifs a une forme unifiée et n'est pas arbitraire. Vous pouvez télécharger ce formulaire de dotation ici -. Si des difficultés surviennent avec le tableau des effectifs, alors dans le « Dossier Personnel », consultez des exemples de remplissage du tableau des effectifs, une procédure étape par étape pour l'élaboration et l'approbation du tableau des effectifs, un séminaire thématique et la section correspondante pour les consultations. sur le tableau des effectifs. Dans le package, vous trouverez également des exemples de diverses réglementations locales, des procédures étape par étape pour leur adoption, des consultations, des conseils sur la rédaction, etc.
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6. Nous développons une forme standard de contrat de travail qui sera conclu avec les salariés. Nous y incluons toutes les conditions bénéfiques et nécessaires à l'entreprise. Le dossier Personnel contient de bons modèles de contrats de travail et le livre « Nous embauchons : Enregistrement des relations de travail en faveur de l'employeur ». Les parties 2 et 3 de ce livre vous expliquent de manière utile et accessible comment rédiger un contrat de travail légal, mais en même temps rentable.
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7. Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin pour effectuer le travail du personnel à l'avenir: livres comptables, registres d'enregistrement, feuilles de temps, bons de commande, accords de responsabilité financière, etc. Dans le « Package RH » de la section « Exemples de documents », vous pouvez prendre les formes de ces documents, les imprimer si nécessaire et vous familiariser avec des exemples de remplissage, des consultations sur le design et les livres, des séminaires sur le sujet. Si vous ne disposez pas du package, certains documents peuvent être téléchargés ici - http://www.kadrovik-praktik.ru/MatKadr/ObrDok/
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8. Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui conservera les dossiers de travail. Les employés n'ayant pas encore été embauchés, le directeur devra d'abord tenir des registres de travail. Nous émettons une ordonnance pour que le directeur assume la responsabilité de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. Le formulaire et l'échantillon de commande peuvent être obtenus à partir du « Dossier du personnel » dans la section « Échantillons de documents ». Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs à la personne salariée acceptée, également par arrêté.
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9. Nous enregistrons les employés au travail. A ce stade, vous rédigerez de nombreux documents : contrats de travail, bons de travail, cartes personnelles, cahiers de travail, un livret d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail, etc.
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Ensuite, les employés commenceront à travailler et pour l'employé du personnel, la phase de travail quotidien commencera, il faudra tenir une feuille de temps, établir un calendrier de vacances, organiser les vacances, appliquer des incitations et des pénalités, des déplacements professionnels, des regroupements, des licenciements et bien plus...

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  La loi fédérale « sur l'insolvabilité (faillite) » ne contient pas de règles garantissant la protection des droits du travail des salariés lors de la vente d'une entreprise débitrice. Les spécificités des relations de travail qui surviennent dans ce cas nécessitent une analyse particulière.

• Confirmation de l'expérience professionnelle

  Lors du calcul de l'ancienneté, les périodes de travail ou d'autres activités qui y sont incluses et qui ont eu lieu avant l'inscription du citoyen en tant qu'assuré conformément à la loi fédérale du 1er avril 1996 « sur la comptabilité individuelle (personnalisée). ..

• Transfert temporaire vers un autre emploi

  Dans le numéro 8 du magazine « Service des ressources humaines d'une institution budgétaire » de 2009, nous avons parlé du transfert permanent d'un employé vers un autre emploi chez le même employeur, dans lequel il n'est pas prévu de revenir au poste précédent. De plus, la législation prévoit la possibilité d'un transfert temporaire. En quoi cela diffère du permanent, dans quels cas et dans quel ordre il est effectué, nous le dirons dans cet article.

• Comment préparer l’arrivée de l’inspection du travail ?

  Une inspection de l'organisation de l'inspection nationale du travail surprend souvent la direction. D'autant plus que, selon la loi, un inspecteur du travail a le droit de visiter une organisation à tout moment de la journée et sans avertissement. Sur la base des résultats de l'audit, non seulement le chef de l'organisation ou son adjoint, mais également le chef du service du personnel, ainsi que le chef comptable peuvent être tenus responsables.

• Notification au salarié : comment et dans quels cas envoyer

  Souvent, dans le travail des agents du personnel, un document tel qu'un avis est utilisé. À l'aide de ce document, l'employeur informe les salariés des problèmes juridiquement importants. Par exemple, sur la réduction du personnel. Il n’existe pas de forme unique de notification. Pour chaque cas, une option différente est développée. Nous vous expliquerons comment rédiger un avis de réorganisation d'entreprise et de liquidation de succursale. Comment informer les salariés des modifications apportées aux termes du contrat de travail. Comment informer un salarié de la nécessité de se présenter à un cahier de travail.

• Visite de l'inspection du travail

  Tout employeur doit être préparé au fait que tôt ou tard une inspection du travail lui rendra visite. Malheureusement, dans la situation actuelle, caractérisée par des réductions massives de personnel, une visite inattendue peut survenir à tout moment. Parlons de la raison pour laquelle un inspecteur peut venir, quels sont ses pouvoirs et quelles sont les actions de l'employeur dans l'exercice des activités de contrôle.

• Travailleur indépendant : Moments « dangereux » pour l’employeur et le salarié

  À l’époque soviétique, les « travailleurs indépendants » étaient considérés comme des citoyens effectuant un travail pour une organisation et ne figurant pas sur la liste de paie. Avec l'évolution de la législation russe, la notion et le statut de « travailleur indépendant » ont changé. La pensée de certains dirigeants d'organisations restait au niveau de la réglementation légale du travail des « travailleurs indépendants » en URSS. L'employeur ne réfléchit pas toujours aux conséquences de telles relations.

  Est-il possible de se débarrasser du « scrutateur » rusé par des moyens légaux ? Peut. L'essentiel est de le reconnaître.

• Que faire des documents lors de la liquidation d'une organisation

  Les questions visant à assurer la sécurité des documents des sociétés par actions lors de leur liquidation sont reflétées dans la résolution de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières. Citons pour nous les fragments les plus importants.

• Travail de bureau au service RH

  Réponses de Valentina Ivanovna Andreeva, professeur au Département de droit du travail de l'Académie russe de justice, aux questions sur la documentation des activités du service du personnel et le calendrier des vacances dans l'organisation.

• Idées fausses courantes

  Les idées fausses les plus répandues concernant les relations de travail

Le travail d'un spécialiste CS consiste à connaître ses tâches et à être capable d'effectuer avec compétence le travail quotidien, qui est très diversifié. Dans les conditions actuelles de réduction du nombre de CS, les officiers du personnel sont généralement surchargés en raison de la nomination de jeunes et «inexplorés». Les facultés et cours de GRH sont dominés par l’académisme plutôt que par la pratique. Sur cette base, une sorte de « boussole » vous est proposée pour élaborer votre parcours direct vers le professionnalisme.

Ch. 1. Saisir et maîtriser le travail du personnel.

• Fournir le personnel nécessaire. Planification des besoins en personnel (quantité, qualité, calendrier) qui répond aux objectifs commerciaux d'aujourd'hui et de demain.
• Développement et mise en œuvre d'un système de recherche et de sélection de personnel : sources de sélection, contenu des candidatures aux postes vacants, technologie de sélection de masse.
• Enregistrement de l'embauche, du licenciement, du transfert, etc.
• Stockage de tr. les livres et leur comptabilité, les fiches personnelles, la tenue de la documentation du personnel conformément à la nomenclature des dossiers.
• Remplissage tr. livres, fiches personnelles, délivrance d'attestations aux salariés.
• Connaissance de la législation du travail (Code du travail de la Fédération de Russie, Code des infractions administratives de la Fédération de Russie et instructions) et conseil sur ces questions.
• Elaboration et tenue des documents réglementaires locaux : Tableau des effectifs, Règlements : Sur le personnel, Sur les salaires, Sur la tenue des concours, etc., Règlement intérieur du travail (ILR), etc.
• Rencontrer et établir des relations d'affaires avec les chefs de service.

2. Introduction au travail d'un responsable du personnel

Premiers pas

Dès le début, des relations commerciales normales doivent être établies avec les chefs de service. Prenez pour règle de leur rendre visite sur place. N'attendez pas que quelqu'un vienne à vous. En même temps, posez-leur des questions, et elles existent toujours. Il est utile d'obtenir des conseils sur certaines choses et de poser avec tact des questions sur l'unité. Ensuite, ils vous percevront comme un responsable du personnel normal, et non comme un employé de bureau, et vous passerez progressivement à des relations amicales. Connaître les personnes et les services n'est pas moins important que d'effectuer correctement un travail technique. Un travail compétent est le résultat non seulement du professionnalisme, mais également d'une interaction efficace avec les gestionnaires à tous les niveaux. Des relations souvent difficiles se développent avec le service comptable, qui s'est « mis à l'abri ».

Il est important de se rappeler que vous vous trouvez à l'entrée principale de l'entreprise. Et ce qui est important ici, c'est votre organisation, votre impartialité, votre capacité à structurer une conversation avec tact, à gagner la confiance du candidat en vous, à lui parler des principales responsabilités, à convenir d'actions ultérieures et à terminer la réunion de manière professionnelle et respectueuse. À l'avance, vous devez avoir en tête un plan de conversation sur l'entreprise, les responsabilités professionnelles et les problèmes de personnel.

Pour commencer, vous avez besoin des éléments suivants :

• rédiger le libellé du Code du travail de la Fédération de Russie pour les cas d'embauche et de licenciement. Ainsi, il sera plus facile de maîtriser les principaux articles du Code du travail de la Fédération de Russie et le libellé adopté. Les questions de licenciement sont décrites dans les articles 77 à 84 du Code du travail de la Fédération de Russie.
• se familiariser avec les procédures d'embauche et de licenciement ;
• enregistrement des commandes et de la fiche personnelle T2 dans le programme 1C ;
• avoir « à portée de main » le tableau des effectifs pour le suivi des postes vacants, les formes d'emploi et autres contrats, les demandes (de travail, de licenciement, de transfert, de vacances), les demandes de postes vacants, les rappels au candidat sur la fourniture de documents, le « curseur » de licenciement, l'attestation d'emploi, formulaires d'émission d'une carte bancaire, informations pour la comptabilité. (Il peut y avoir d'autres documents.)

Dès réception de la candidature, assurez-vous de l'étudier et de discuter avec son auteur pour clarifier les spécificités du poste et toute question floue. Ceci est en principe important pour comprendre les tâches principales des postes vacants et établir des contacts commerciaux.

Lors d'un licenciement, une attitude respectueuse et pleine de tact envers la personne est requise, surtout si le licenciement n'est pas à son initiative. Après tout, « ce qui arrive répondra également ».

Le jour de la rupture du contrat de travail, l'employeur est tenu de délivrer au salarié un cahier de travail et de lui verser les versements, art. 140 CT.

S'il est impossible de délivrer un cahier de travail à un salarié en raison de son absence ou de son refus de le recevoir, l'employeur est tenu d'adresser au salarié un avis de nécessité de se présenter au cahier de travail ou d'accepter de l'envoyer par courrier, Art. . 84 savoirs traditionnels. Tr. non reçu. les livres sont conservés à la Cour constitutionnelle avec les ordonnances.

La suspension du travail est réglementée par l'art. 76 savoirs traditionnels.

L'ordre d'embauche doit être annoncé au salarié dans un délai de trois jours à compter de la date de début effectif des travaux avec sa signature. Dans les 2 semaines, une entrée est faite dans Tr. livre ou un nouveau est commencé s’il manque. Les questions de recrutement sont décrites à l'art. 67 – 71 savoirs traditionnels. L'émergence des relations de travail est abordée à l'art. 16 – 20 savoirs traditionnels.

Selon l'art. 72 du Code du travail de la Fédération de Russie, les modifications des termes d'un contrat de travail sont autorisées par accord des parties en établissant un accord complémentaire au contrat de travail.

L'opportunité de conclure des contrats de droit civil (CCT) au lieu de contrats de travail se trouve dans le « Paquet Personnel ». Une forme commune de coopération repose sur le GPA sous la forme d'un accord de services payants (sur l'exécution de travaux).

Lors de la demande d'un travail supplémentaire (travail à temps partiel, exercice des fonctions d'un salarié temporairement absent sans dispense du travail spécifié dans le contrat de travail, agrandissement des zones de service, augmentation du volume de travail), il est nécessaire de documenter la combinaison ou la partie -horaires de travail, voir « Forfait RH ».

Selon l'art. 91 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu de tenir un registre du temps réellement travaillé par chaque employé. Formulaire unifié approuvé par le Comité national des statistiques du 5 janvier 2004. N°1 : Feuille d'enregistrement des heures de travail et de calcul des salaires (Formulaire N T-12), Feuille d'enregistrement des heures de travail (Formulaire N T-13).

Si l'entreprise organise le travail posté, des horaires postés sont requis, approuvés par les chefs de service et signés par les salariés.

Les mutations vers d’autres postes et divisions s’effectuent sur la base de la candidature du salarié en accord avec les chefs des deux divisions et de l’arrêté correspondant.

3. Maîtriser les devoirs d'un responsable du personnel

Cette étape est associée à l'automatisation des procédures d'enregistrement et de maintien de KDP, à l'acquisition d'un style de travail libre avec les candidats et à l'établissement de contacts commerciaux avec les managers.

• Maîtriser le programme 1C - embauche, licenciement, remplir une Fiche Personnelle, apporter des modifications à la Fiche. Lors de la préparation de la publication de l'ordre d'admission/de licenciement, vous devez immédiatement « saisir » les données dans 1C pour les imprimer. Dans ce cas, le candidat étudie et signe Tr. contrat en 2 exemplaires. (l'un est pour lui, et l'autre est dans le dossier personnel avec des copies de documents). Faites l'entrée nécessaire dans le journal de comptabilité du travail. livres. Obtenez les signatures de la personne impliquée dans tous les documents. Tr. journal de bord les livres peuvent être regroupés en tenant compte des instructions (TB, Instruction primaire, etc.)
• Maître remplissant Tr. livres, en faisant attention à l'exactitude des entrées conformément au Code du travail de la Fédération de Russie, car des inexactitudes peuvent par la suite affecter le calcul des pensions ou l'octroi d'avantages professionnels. Sur cette question et les amendements au Tr. livre, voir « Forfait Personnel ».

Vous devrez :

• délivrer des certificats de travail à la demande du salarié, qui indiquent le numéro de l'ordre d'admission, le poste et le salaire.
• collecter les feuilles de temps de tous les services pour saisir les informations nécessaires dans les Feuilles Personnelles (congés, maladie, déplacement professionnel...) et les transférer au service comptable pour la paie.
• conseiller les chefs de service et les employés. Il s’agit d’un aspect important du travail d’un spécialiste CS.

La planification des besoins en personnel doit prévoir à la fois les tâches de production actuelles et futures. Pour assurer des tâches à long terme, il est utile de créer une réserve de qualité. Pour que cela soit réel et déjà axé sur les travaux à venir, il faut que ces personnes occupent déjà des postes similaires dans l'entreprise.

4. Travail de contenu

Ces travaux sont principalement liés aux documents réglementaires locaux.

• Le tableau des effectifs est le document principal qui reflète l'ensemble de la structure organisationnelle de l'entreprise, une liste complète des postes dans les départements, leur nombre et leurs salaires. Le personnel est agréé par le directeur de l'entreprise. Les modifications s'effectuent soit par l'adoption d'un nouveau Tableau des effectifs, soit par la publication d'un complément au Tableau des effectifs (c'est pour les grandes structures).
• Le règlement intérieur du travail (ILR) est généralement élaboré par le CC, convenu avec la direction de l'entreprise et approuvé par le directeur. Le PVTR établit la relation entre l'employeur et les employés et le régime du travail. Le contenu du PVTR dans différentes entreprises peut varier considérablement. Le règlement intérieur du travail doit être conforme : à la législation en vigueur, aux documents constitutifs, aux effectifs.
• Divers règlements qui réglementent divers aspects de l'activité. Mais ils s’adressent généralement aux salariés des entreprises. Leur élaboration et leur mise en œuvre sont donc assurées par le CS. Parmi eux peuvent figurer des règlements : sur le personnel, sur les salaires, sur l'évaluation des performances, sur l'organisation d'un concours, etc.

Ch. 2. Professionnalisation des RH

Après avoir parcouru et maîtrisé les étapes précédentes de travail et d'autoformation, vous n'aurez aucun problème à mener à bien le travail de personnel actuel. Et vous serez en mesure de résoudre les problèmes avec les chefs de service et d'élaborer les documents réglementaires locaux ci-dessus, incl. Shtadkas et PVTR. Ainsi, votre éventail d'intérêts dépassera la « routine » et sera proche des tâches du CS, qui sont bien plus larges que celles d'un spécialiste.

Pour le développement professionnel, il est nécessaire de résumer soi-même les résultats sur des problèmes spécifiques résolus, en comprenant dans quelles circonstances cela a été possible ou pourquoi il y a eu un échec. Le professionnalisme grandit lorsqu’on comprend ce qui a été fait et qu’on exprime ce qui a du sens par écrit. En effet, il est important non seulement de le faire, mais aussi de voir ce qu’il y a derrière. Il arrive souvent qu'une personne travaille pendant des années, mais il n'y a rien à dire - seulement des actions spécifiques en l'absence d'une vision commune.

A ce stade, il est temps de travailler avec diverses publications bien présentes sur Internet. Nous pouvons vous recommander les sites suivants : Elitarium, e-xecutive, ITeam, HR-portal, Business World. Cela suffira si vous vous y abonnez.

Procurez-vous une clé USB, sélectionnez-y des dossiers pour les sujets qui vous intéressent et remplissez-les tout en étudiant chaque article. Initialement, les dossiers suivants sont requis : Legal. consultations, KDP, Gestion des ressources humaines (GRH), Gouvernance d'entreprise, Travail du CS, Travail des managers, Documents réglementaires locaux, Description des compétences professionnelles, Psychologie personnelle, Pratique socio-psychologique, Changements en entreprise, Sélection du personnel, Évaluation du personnel, Stimulant les employés et les équipes, Mes développements, etc. Au fur et à mesure que les matériaux s'accumulent, d'autres sections apparaîtront.

Dans quelques années, vous serez en mesure de mener vous-même certains développements thématiques. En attendant, notez toutes vos pensées, économisez et leur heure viendra.

Les principaux supports des travaux en cours sont : le site Internet de gestion des dossiers du personnel « HR Package », où l'on trouve des réponses à diverses questions ; Code du travail de la Fédération de Russie et Code des infractions administratives de la Fédération de Russie. Pour d'autres questions, incl. recrutement - Sites Internet SuperJob, HeadHunter, Job, Rabota.ru, Rabotamail.ru, ainsi que les magazines du personnel, qui sont nombreux.

En conclusion, il convient de noter que la pratique et les différences objectivement présentes entre les personnes indiquent que tout le monde ne peut pas être officier du personnel général. En effet, la majorité est attirée par un certain éventail de tâches.

Applications

COMITÉ D'ÉTAT DE LA FÉDÉRATION DE RUSSIE POUR LES STATISTIQUES

RÉSOLUTION

SUR L'APPROBATION DES FORMES UNIFIÉES DE DOCUMENTATION COMPTABLE PRIMAIRE POUR LA COMPTABILITÉ DU TRAVAIL ET SON PAIEMENT

Afin de mettre en œuvre les exigences du Code du travail de la Fédération de Russie du 30 décembre 2001 N 197-FZ, le Comité d'État de la Fédération de Russie pour les statistiques décide :

1. Approuver les formulaires unifiés de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement, convenus avec le ministère des Finances de la Fédération de Russie, le ministère du Développement économique et du Commerce de la Fédération de Russie, le ministère du Travail et du Développement social de la Fédération de Russie. :

1.1. Pour les dossiers du personnel :

N T-1 « Arrêté (instruction) d'embauche d'un salarié », N T-1a « Arrêté (instruction) d'embauche de salariés », N T-2 « Carte personnelle de l'employé », N T-2GS (MS) « Carte personnelle de un employé de l'État (municipal)", N T-3 "Tableau des effectifs", N T-4 "Carte d'immatriculation d'un travailleur scientifique, scientifique et pédagogique", N T-5 "Ordonnance (instruction) relative au transfert d'un salarié vers un autre emploi", N T-5a « Ordonnance (instruction) de transfert des salariés vers un autre emploi », N T-6 « Ordonnance (instruction) d'octroi d'un congé à un salarié », N T-6a « Ordonnance (instruction) d'octroi d'un congé aux salariés », N T- 7 « Calendrier des vacances », N T-8 « Ordonnance (instruction) de rupture (résiliation) d'un contrat de travail avec un salarié (licenciement) », N T-8a « Ordonnance (instruction) de rupture (résiliation) d'un contrat de travail avec des salariés (licenciement)" ", N T-9 "Ordonnance (instruction) d'envoi d'un salarié en voyage d'affaires", N T-9a "Ordonnance (instruction) d'envoi de salariés en voyage d'affaires ", N T-10 "Attestation de déplacement", N T-10a "Tâche de bureau pour l'envoi en déplacement professionnel et rapport sur son exécution", N T-11 "Ordonnance (instruction) d'encouragement d'un salarié", N T- 11a « Ordonnance (instruction) relative à l'encouragement des salariés ».

1.2. Pour l'enregistrement des heures de travail et les règlements avec le personnel pour les salaires :

N T-12 « Feuille de temps de travail et calcul du salaire », N T-13 « Feuille de temps de travail », N T-49 « Feuille de paie », N T-51 « Feuille de paie », N T-53 « Paie », N T-53a « Journal d'enregistrement de la paie », N T-54 « Compte personnel », N T-54a « Compte personnel (swt) », N T-60 « Note-calcul sur l'octroi d'un congé à un salarié », N T- 61 « Note-calcul en cas de rupture (résiliation) d'un contrat de travail avec un salarié (licenciement) », N T-73 « Acte d'acceptation d'un travail effectué dans le cadre d'un contrat de travail à durée déterminée conclu pour la durée d'un emploi déterminé ».

2. Étendre les formes unifiées de documentation comptable primaire spécifiées à la clause 1.1 de la présente résolution aux organisations, quelle que soit la forme de propriété, opérant sur le territoire de la Fédération de Russie, à la clause 1.2 - aux organisations, quelle que soit la forme de propriété. , opérant sur le territoire de la Fédération de Russie, à l'exception des institutions budgétaires.

3. Avec l'introduction des formes unifiées de documentation comptable primaire spécifiées au paragraphe 1 de la présente résolution, les formes unifiées de documentation comptable primaire approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 06/04/2001 N 26 sont déclarées invalides.

Président du Comité national des statistiques de Russie

V.L.SOKOLIN

Par lettre du ministère de la Justice de la Fédération de Russie du 15 mars 2004 N 07/2732-UD, il a été reconnu comme ne nécessitant pas d'enregistrement par l'État.

La liste des cas est OK.

"J'affirme"

Directeur d'entreprise/adjoint par le personnel

" " _________ 201_

• Dossier de commandes corporatives.
• Ordres du personnel. Si le chiffre d'affaires est élevé, des dossiers séparés sont créés pour l'admission, le licenciement et les transferts. Les motifs sont joints aux commandes, c’est plus pratique.
• Dossier de commandes de vacances, déplacements professionnels avec motifs.
• Ordonnances sur les incitations, les sanctions, etc.
• Tr. journal de bord livres, ainsi que sur l'enseignement primaire, la tuberculose, le feu. sécurité, etc
• Dossier avec le personnel réglementaire et les documents corporatifs (Tableau des effectifs, PVTR, Règlements divers, etc.).
• Dossiers (fichiers) des employés : copies de documents, documents divers, certifications, accords de responsabilité financière, ajouts au tr. contrats, etc
• Dossier des contrats : droit civil, collaboration avec des organismes tiers, etc.
• Dossier contenant du matériel sur la gestion du personnel et divers matériels méthodologiques.
• Dossier avec des plans pour le travail d'entreprise et du personnel.

Remarques

• Tous les dossiers sont numérotés conformément à la nomenclature des dossiers OK.
• Toutes les commandes (embauche, licenciement, mutations) et tr existants non reçus. les livres sont conservés pendant 50 ans. En cas de changements sociaux, ces documents sont conservés par le successeur légal.
• Les autres matériels du personnel sont stockés, en règle générale, pendant 3 ans. Les documents contenus dans les dossiers ci-dessus sont stockés conformément aux directives de l'entreprise pendant 5 à 15 ans.
• Les matériaux OK conformes à la Nomenclature des Cas sont transférés selon le Certificat de Transfert et de Réception.

Fedotov Alexandre Vassilievitch

Expert RH indépendant

Très souvent, il arrive qu'une entreprise qui vient d'ouvrir ses portes ait un petit effectif, mais il n'y a rien d'autre que des contrats de travail. Cela se produit souvent dans une entreprise présente sur le marché depuis plusieurs années, mais qui ne prête néanmoins pas l'attention voulue à la documentation des relations de travail. Cependant, l'absence des documents requis par la législation du travail peut conduire à l'imposition d'amendes administratives. Cet article sera utile aux responsables RH ou comptables novices qui, en plus de leur travail, ont été chargés de tenir des dossiers RH.

Cadre réglementaire

Pour bien organiser la gestion des dossiers du personnel, il est nécessaire de s'approvisionner en lois et autres réglementations dans le domaine du droit du travail, ainsi qu'en littérature spécialisée. Un logiciel spécialisé facilitera grandement la tenue des dossiers du personnel : il contient presque tous les formulaires documentaires nécessaires. Dans tous les cas, il vous faudra notamment :

— Code du travail ;

— Règles pour la tenue et le stockage des cahiers de travail, la production des formulaires de cahier de travail et leur fourniture aux employeurs, approuvées par la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225 (ci-après dénommées les Règles pour la tenue et le stockage des travaux livres);

— Instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvées par la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 octobre 2003 N 69 ;

— Loi fédérale du 27 juillet 2006 N 152-FZ « sur les données personnelles » (ci-après dénommée la loi sur les données personnelles) ;

— Loi fédérale du 29 juillet 2004 N 98-FZ « sur les secrets commerciaux » (ci-après dénommée la loi sur les secrets commerciaux) ;

— Règlement sur les spécificités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 N 749 ;

— Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004 N 1 « Sur l'approbation de formes unifiées de documentation comptable primaire pour l'enregistrement du travail et son paiement » (ci-après dénommée Résolution N 1) ;

— Une liste des documents d'archives de gestion standard générés au cours des activités des organes de l'État, des collectivités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 N 558 ;

— La procédure et les formulaires d'enregistrement des salariés partant en voyage d'affaires de l'organisation d'envoi et arrivant à l'organisation auprès de laquelle ils sont détachés, approuvés par arrêté du ministère de la Santé et du Développement social de la Fédération de Russie du 11 septembre 2009 N 739n ;

— Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 22 juillet 2008 N 554 « Sur le montant minimum de l'augmentation des salaires pour le travail de nuit » ;

— Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 24 décembre 2007 N 922 « Sur les spécificités de la procédure de calcul du salaire moyen » ;

— Listes des postes et des travaux remplacés et exécutés par les salariés avec lesquels l'employeur peut conclure des accords écrits sur la pleine responsabilité financière individuelle ou collective, ainsi que les formulaires types de tels accords, approuvés par résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie de 31 décembre 2008 N 85 ;

— Règlement sur l'enregistrement militaire, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 27 novembre 2006 N 719, et recommandations méthodologiques de l'état-major général des forces armées de la Fédération de Russie du 11 avril 2008 sur la tenue des dossiers militaires dans les organisations .

En plus des documents réglementaires, il ne ferait pas de mal d’étudier les documents constitutifs de l’entreprise. C'est en eux que peut être déterminée la procédure d'embauche du chef de l'organisation et la fixation de son salaire. Bien souvent, c'est la charte qui prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants.

Nous déterminons la liste des documents nécessaires

Après avoir étudié les documents réglementaires dans le domaine du droit du travail et des dossiers du personnel, vous vous ferez une idée du minimum requis qui doit être formalisé et maintenu dans toute organisation. Ce:

— le règlement intérieur du travail (articles 189, 190 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— dotation en personnel (articles 15, 57 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— calendrier des vacances (article 123 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— disposition sur la protection des données personnelles (articles 86 à 88 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— les contrats de travail (articles 16, 56-59, 67 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— cahiers de travail (articles 65, 66 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— descriptions de poste (si les responsabilités professionnelles des salariés ne sont pas établies dans les contrats de travail) ;

— un livre d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail et des encarts correspondants, un livret de recettes et de dépenses pour la comptabilisation des formulaires d'un dossier de travail et un encart pour celui-ci (articles 40-41 des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail) ;

— cartes personnelles des salariés (article 12 des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail) ;

— fiche de salaire (article 136 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

— ordres (d'embauche, de licenciement, d'octroi de congés, d'envoi en voyage d'affaires, etc.) (articles 62, 68, 84.1, 193 du Code du travail de la Fédération de Russie, etc.) et les motifs de leur émission (déclarations, actes, mémos, accords, etc.) ;

— réglementation sur les rémunérations et les primes (partie 2 de l'article 135 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

- les relevés, notes de calcul et autres documents relatifs au calcul et au paiement du salaire, des indemnités de vacances, de l'indemnisation des vacances non utilisées, du « calcul » en cas de licenciement.

Il est clair que les documents requis par la loi devront dans tous les cas être établis. Mais concernant les autres documents, vous devez demander à la direction (quels documents facultatifs peuvent être nécessaires pour l'entreprise). Vous pouvez également clarifier au préalable avec le manager les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le règlement intérieur du travail, les autres réglementations locales et les formulaires de contrat de travail.

Faites attention!Selon l'art. 16 de la loi fédérale du 26 décembre 2008 N 294-FZ « Sur la protection des droits des personnes morales et des entrepreneurs individuels dans l'exercice du contrôle de l'État (supervision) et du contrôle municipal », l'organisation doit tenir un journal des inspections d'un personne morale, entrepreneur individuel, réalisée par les organismes de contrôle et de surveillance étatiques et municipaux.

Bien entendu, la liste ci-dessus est incomplète et, dans certaines circonstances, d'autres documents doivent être élaborés et signés. Par exemple, s'il est prévu que certains employés travaillent parfois au-delà des heures normales de travail, il est nécessaire d'approuver une liste de postes pour les employés ayant des horaires de travail irréguliers (article 101 du Code du travail de la Fédération de Russie). De plus, compte tenu des spécificités des activités de l’organisation, vous aurez peut-être besoin de :

— les règlements sur la certification et les documents accompagnant la certification, si l'employeur procède à la certification des employés (partie 2 de l'article 81 du Code du travail de la Fédération de Russie) ;

- disposition sur les secrets d'affaires, si les contrats de travail avec les salariés établissent leur obligation de conserver les secrets d'affaires (articles 10, 11 de la loi sur les secrets d'affaires) ;

— des accords sur la responsabilité financière totale (si cette responsabilité a été établie pour les salariés de manière contractuelle) ;

— une convention collective (si au moins une des parties (salarié ou employeur) prend l'initiative de la conclure).

Nous établissons des documents séparés

Étant donné que toutes les relations de travail doivent être documentées, lors de l'élaboration des réglementations locales et autres documents du personnel, il ne faut pas oublier que leurs dispositions ne doivent pas aggraver la situation de l'employé par rapport à la législation du travail en vigueur. Les normes des réglementations locales qui aggravent la situation des travailleurs ou qui ont été adoptées sans respecter ce qui est prévu à l'art. 372 du Code du travail de la Fédération de Russie, la procédure de prise en compte des avis de l'organe représentatif des salariés (s'il existe) n'est pas soumise à application. Une attention particulière y est accordée à l'art. 8 Code du travail de la Fédération de Russie.

Donc, tout d'abord, vous devez établir un tableau des effectifs. Ce document est utilisé pour formaliser la structure, les effectifs et les niveaux d'effectifs de l'organisation conformément à sa charte, qui contient une liste des divisions structurelles, des noms de postes, des spécialités, des professions indiquant les qualifications, des informations sur le nombre d'unités de personnel. Il est établi selon le formulaire unifié T-3, approuvé par la résolution n°1.

POUR VOTRE INFORMATION.Dans le cadre de l'entrée en vigueur en 2013 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 N 402-FZ « sur la comptabilité », les formulaires de documents contenus dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire ne sont pas obligatoires à utiliser et les employeurs peuvent indépendamment développer les formulaires nécessaires. Si une organisation décide d'introduire ses propres formulaires de documents, nous vous recommandons de prendre comme base les formulaires unifiés précédemment approuvés et d'y apporter des modifications en incluant ou en supprimant des lignes ou des colonnes supplémentaires. N'oubliez pas de consolider l'utilisation de nouvelles formes de documentation comptable primaire dans vos politiques comptables.

En tenant compte des souhaits de la direction, vous devez remplir toutes les colonnes nécessaires du tableau des effectifs, vérifier sa conformité à la législation du travail et soumettre la version finale à la direction pour approbation. En règle générale, un acte local est approuvé par un arrêté ou un règlement, auquel il est fait référence dans les détails pertinents. En outre, un acte réglementaire local peut être approuvé en apposant un cachet d'approbation sur le document avec la signature personnelle du chef de l'organisation ou de sa personne autorisée.

Le prochain document important est le règlement intérieur du travail. Selon l'art. 189 du Code du travail de la Fédération de Russie, cet acte réglementaire local réglemente la procédure d'embauche et de licenciement des employés, les droits, devoirs et responsabilités fondamentaux des parties à un contrat de travail, les heures de travail, les périodes de repos, les mesures d'incitation et de sanction prises dans relations avec les salariés, ainsi que d'autres questions de régulation des relations de travail avec un employeur donné. Le document peut comprendre les sections suivantes : embauche, droits et obligations fondamentaux des salariés, droits et obligations de l'employeur, temps de travail et temps de repos, incitations, responsabilité en cas de violation de la discipline du travail.

Après avoir convenu avec la direction de toutes les nuances et vérifié la conformité des dispositions du règlement intérieur du travail avec la législation du travail en vigueur, cet acte local est également soumis au dirigeant pour approbation.

Des réglementations sur la protection, le traitement et le stockage des données personnelles doivent également être élaborées et mises en œuvre dans les plus brefs délais. Cela est dû au fait que l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires et suffisantes pour protéger les données personnelles des salariés et réglementer le mécanisme de leur réception, traitement, stockage et protection. Cela découle du Chap. 14 du Code du travail de la Fédération de Russie et la loi sur les données personnelles.

Dans cette disposition, il est nécessaire d'établir par quelles méthodes les données personnelles sont obtenues, dans quel ordre les dossiers personnels des employés sont constitués et conservés, ainsi que de déterminer les droits et obligations des employés, les méthodes d'enregistrement, de stockage, de transfert et protéger leurs données personnelles.

Faites attention!Il est nécessaire de résoudre la question de savoir qui conservera les cahiers de travail. S'il n'y a pas encore de responsable du personnel, le chef d'entreprise doit assumer la responsabilité de la tenue, de la conservation, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail en prenant un arrêté approprié. Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs au salarié du personnel accepté (également par arrêté). Une telle nomination est requise par l'article 45 du Règlement de tenue et de conservation des cahiers de travail.

De plus, il est conseillé d'élaborer une forme standard de contrat de travail qui sera conclu avec les salariés. Rappelons que l'Art. 57 du Code du travail de la Fédération de Russie, qui définit la liste des informations et des conditions obligatoires qui doivent y être incluses, ainsi que d'autres articles du Code du travail (par exemple, les articles 58, 59, 64.1, 70, 282, etc. .).

En plus d'élaborer des réglementations locales, des horaires d'effectifs, des horaires de vacances, etc., vous devez préparer d'autres documents qui seront nécessaires à l'avenir pour effectuer le travail du personnel. Il s'agit de divers livres comptables, registres d'enregistrement, feuilles de temps, bons de commande, contrats de responsabilité, etc.

Parlons séparément des documents de protection du travail, car il s'agit d'une partie importante de la législation du travail. À l'avenir, lorsque l'organisation se développera pour assurer le respect des exigences en matière de protection du travail et surveiller leur mise en œuvre, un service de protection du travail pourra être créé ou le poste d'un spécialiste de la protection du travail possédant une formation ou une expérience appropriée dans ce domaine pourra être introduit. En attendant, l'entreprise est petite, la responsabilité d'assurer des conditions de sécurité et de protection du travail incombe au dirigeant.

L'article 212 du Code du travail de la Fédération de Russie prévoit que c'est l'employeur qui est tenu d'assurer l'élaboration et l'approbation des règles et instructions sur la protection du travail des employés. Pour aider les employeurs, le 13 mai 2004, le ministère du Travail a approuvé des recommandations méthodologiques pour l'élaboration d'instructions sur la protection du travail, selon lesquelles les instructions de protection du travail pour un employé doivent être élaborées en fonction de son poste, de sa profession et du type de travail qu'il effectue. .

Aucune réglementation introduisant de nouvelles formes de documents dans ce domaine n'a été adoptée récemment, nous énumérons donc les principales que chaque organisation devrait avoir :

— réglementations sur la protection du travail dans l'organisation ;

— arrêté de nomination d'une personne responsable dans l'organisation (en l'absence d'ingénieur en protection du travail) ;

— les instructions relatives à la protection du travail ;

— les registres d'enregistrement des séances d'information sur la protection du travail ;

— des programmes pour la réalisation de divers types de formation sur la protection du travail ;

— programme de contrôle de la production ;

- d'autres documents.

Systématisation et stockage des documents

L'article 17 de la loi fédérale du 22 octobre 2004 N 125-FZ « sur l'archivage dans la Fédération de Russie » oblige les entreprises à assurer la sécurité des documents générés dans le cadre de leurs activités, y compris les documents relatifs au personnel. Nous pensons que la sécurité des documents sans organiser leur stockage est impossible. Pour stocker et utiliser les documents générés dans le service RH, il faut les systématiser.

Afin d'organiser les documents générés dans le processus de gestion des dossiers du personnel, une nomenclature des dossiers est établie - une liste systématique des noms des dossiers ouverts dans l'organisation, indiquant les périodes de leur conservation sous la forme établie. Cette définition est contenue dans GOST R 51141-98 « Travail de bureau et archivage ». Termes et définitions", approuvés par le décret de la norme d'État de la Fédération de Russie du 27/02/1998 N 28, et les règles de base pour le fonctionnement des archives des organisations, approuvées par la décision du conseil d'administration de Rosarkhiv du 02/ 06/2002. La forme de nomenclature tant pour les divisions structurelles que pour l'ensemble de l'organisation est donnée dans les règles citées pour le fonctionnement des archives des organisations.

Postuler pour un emploi

Tout d'abord, vous devez formaliser votre relation de travail avec le chef de l'organisation. A cet effet, un contrat de travail est conclu avec lui. Il est établi en deux exemplaires, dont l'un reste chez le dirigeant, et l'autre dans l'organisme (ceci est indiqué sur l'exemplaire de l'employeur).

Une commande est émise sur la base du contrat de travail, puisque conformément à l'art. 68 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'emploi est formalisé par arrêté (instruction) de l'employeur. La forme de l'arrêté est approuvée par la Résolution n°1. Toutefois, si le directeur est le seul participant à l'organisation, alors l'embauche est formalisée par un arrêté de prise de fonction, qui est émis par le directeur lui-même sur la base d'un contrat de travail conclu. A l'avenir, il prendra également des arrêtés pour confier les fonctions de directeur à un adjoint (un autre salarié) en cas de départ en voyage d'affaires ou en vacances. Ce sont les explications de Rostrud, données dans Lettre du 19 décembre 2007 N 5205-6-0.

Le carnet de travail du gestionnaire est rempli par la personne chargée de la tenue des dossiers de travail. Dans ce cas, un constat d'embauche doit être établi après cinq jours de travail par le responsable (article 3 du Règlement de tenue et de conservation des cahiers de travail). La base pour effectuer une inscription est un ordre (instruction) ou une autre décision de l'employeur, selon laquelle l'employé a été embauché (par exemple, le procès-verbal d'une réunion des participants).

N'oubliez pas de créer une fiche personnelle, de saisir les informations dans le livret d'enregistrement du mouvement des cahiers de travail et de leurs encarts et (si nécessaire) dans le livret de recettes et de dépenses pour la comptabilisation des formes des cahiers de travail et de leurs encarts.

En outre, il est nécessaire d'envoyer au commissariat militaire compétent et (ou) aux autorités locales des informations sur le citoyen embauché soumis à l'enregistrement militaire (article 32 du Règlement sur l'enregistrement militaire). Le document, qui est envoyé au commissariat militaire et (ou) aux collectivités locales, est enregistré de la manière établie par l'employeur (par exemple, dans le journal (livre) d'enregistrement des documents sortants).

Vous pouvez désormais embaucher d’autres travailleurs. La procédure est similaire, mais rappelons que l'employé doit être familiarisé avec les réglementations locales relatives à son activité professionnelle (ceci est indiqué à l'article 68 du Code du travail de la Fédération de Russie). Nous vous recommandons de documenter votre connaissance. A cet effet, les livres comptables, les journaux de bord ou les fiches de familiarisation sont utiles.

En conclusion

Pour résumer, notons qu'après une bonne organisation du travail de bureau, la paperasse ne prendra pas beaucoup de temps et la phase de travail quotidien commencera pour l'employé du personnel : il faudra tenir une feuille de temps, établir un planning de vacances, prendre des primes et mesures de sanction, organiser des déplacements professionnels, des transferts et des regroupements, des licenciements et bien plus encore. Et sur les pages du magazine, nous vous expliquerons comment le faire correctement.

Gestion des dossiers RH à partir de zéro : guide étape par étape 2019

TRAVAIL RH À PARTIR DE ZÉRO :

un bref guide approximatif étape par étape pour la création de dossiers RH dans une entreprise nouvellement ouverte

(si vous souhaitez mettre de l'ordre dans une campagne existante, alors un autre guide étape par étape vous conviendra mieux - restauration des dossiers du personnel >>)

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Et certainement Les riches réserves de notre site vous aideront :

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Donc, du personnel vous a été affecté. Par où commencer ?

1. Faisons le plein des lois, de la littérature spéciale et des programmes nécessaires. Vous aurez besoin de tout cela dans votre travail.

• Nécessaire La violation du droit du travail peut entraîner grosse amende. Par conséquent, la connaissance et le respect du droit du travail doivent être abordés de manière responsable.
• Issus de la littérature spécialisée, nous avons le plaisir de vous proposer des manuels (vous pouvez les télécharger gratuitement) et nos meilleurs livres sur l'administration des ressources humaines. Les référentiels de bases de données de référence du site seront également utiles.
• Décidez avec la direction de la question de l'achat d'un programme dans lequel conserver les dossiers du personnel. Il existe de nombreux programmes de ce type, et beaucoup sont spécialisés et très, très pratiques. Certains contournent la fonctionnalité de 1C d'une certaine manière. Mais la plupart des entreprises conservent traditionnellement les dossiers du personnel en 1C. Le fait est qu'il existe de nombreux spécialistes du support 1C dans n'importe quelle ville, mais vous ne trouverez pas partout des spécialistes du support d'autres programmes.

2. Nous prenons des copies des documents constitutifs de l’organisation auprès de la direction et les étudions attentivement.

Les documents du personnel devront être conformes aux documents constitutifs de l'entreprise, et ne les contredire en aucune manière. Lisez dans la Charte la procédure d'embauche d'un administrateur (vous allez l'embaucher) et la procédure de fixation de son salaire, la durée pour laquelle un contrat de travail peut être conclu avec lui - certaines caractéristiques peuvent être prescrites dans la Charte. Parfois, la Charte prescrit la procédure d'embauche des principaux dirigeants et l'établissement de systèmes de rémunération pour eux (par exemple, avec l'approbation préalable de l'assemblée générale des fondateurs), voire la procédure d'approbation du tableau des effectifs.

3. Nous déterminons la liste des documents qui doivent se trouver dans la zone de travail du personnel et que nous établirons.

Il est clair que vous rédigerez dans tous les cas les documents requis par la loi. Vérifiez auprès de la direction lequel des documents facultatifs vous établirez pour l'entreprise. Vous pouvez également clarifier au préalable avec le directeur les conditions particulières qu'il souhaite voir dans le règlement intérieur du travail, dans d'autres réglementations locales et dans les formulaires de contrat de travail.

Si votre entreprise est une micro-entreprise, selon 309.2 du Code du travail de la Fédération de Russie, vous n'aurez peut-être pas besoin d'établir certains documents :

"L'employeur est une petite entreprise classée comme micro-entreprise, a le droit de refuser, en tout ou en partie, l'adoption de réglementations locales , contenant les normes du droit du travail (règlement intérieur du travail, réglementation sur la rémunération, réglementation sur les primes, horaires de travail, etc.). Dans le même temps, afin de réglementer les relations de travail et autres relations directement liées, l'employeur - une petite entreprise classée comme micro-entreprise - doit inclure dans les contrats de travail avec les employés des conditions réglementant les questions qui, conformément au droit du travail. la législation et autres actes juridiques réglementaires contenant des normes le droit du travail doit être régi par les réglementations locales..."

4. Nous enregistrons le réalisateur

Vérifiez si le directeur (PDG) est correctement enregistré. Si ce n'est pas le cas, nous enregistrons tout d'abord un directeur. C'est le premier employé ! Les documents doivent montrer à partir de quelle date le directeur travaille. Une procédure étape par étape pour postuler à un poste de directeur est disponible dans une large base de données de référence et dans le « HR Package », les exemples de documents nécessaires et les consultations thématiques sont également présents.

5. Nous établissons un tableau des effectifs, un règlement intérieur du travail et d'autres réglementations locales (voir tableau du paragraphe 3).

L'entreprise n'a sûrement pas encore de tableau des effectifs, de règlement intérieur du travail ou d'autres réglementations locales. Inventons-les. Nous coordonnons tous ces documents avec le directeur. Nous prenons en compte les commentaires et souhaits du directeur et vérifions s’ils sont contraires à la loi. Les versions toutes faites de ces documents sont convenues selon la procédure fixée par la loi (le cas échéant, en tenant compte de l'avis de l'instance représentative des salariés), puis le chef d'entreprise les approuve. Nous avons de nombreux exemples de tels documents disponibles gratuitement sur notre site Web. Il existe de nombreux autres échantillons de ce type et commentaires thématiques à leur sujet, des procédures étape par étape pour leur approbation dans une grande base de données de référence et dans le « HR Package ». Sur notre site Web, vous pouvez lire librement un nouvel article utile " Dotation : forme et contenu". Nous recommandons aux abonnés du magazine HR Practitioner de lire l'article : " Nous élaborons un règlement intérieur du travail : légal, réfléchi et avantageux pour l'employeur. et consultez les modèles de réglementations locales.

6. Nous développons une forme standard de contrat de travail qui sera conclu avec les employés.

Pour les abonnés du magazine HR Practitioner, nous recommandons le manuel suivant : "Nous embauchons un salarié : problèmes de personnel". Vous y apprendrez, entre autres, quelles conditions il est avantageux pour l'employeur d'inclure dans le contrat de travail, et quelles conditions, au contraire, sont indésirables et dangereuses.

7. Nous préparons d'autres documents dont nous aurons besoin pour effectuer le travail de personnel à l'avenir :

Nous préparons les livres comptables, les registres d'enregistrement, les feuilles de temps, les bons de commande, les contrats de responsabilité, etc.

8. Nous décidons avec la direction de la question de savoir qui conservera les dossiers de travail .

Si les employés n'ont pas encore été embauchés, le chef de l'organisation (directeur) devra d'abord tenir un registre de travail. Un ordre est émis à ce sujet. Sur notre site Web, vous trouverez un exemple d'ordre permettant au chef de l'organisation d'assumer la responsabilité de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. Un tel arrêté est obligatoire ; il s'agit d'une exigence du décret du gouvernement de la Fédération de Russie. Dans le cas contraire, l'employeur s'expose à une amende. Par la suite, le directeur peut transférer ces pouvoirs à la personne salariée acceptée, également par arrêté. Sur notre site Internet, vous trouverez un bon de commande pour la désignation des responsables de la tenue, du stockage, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail >>

9. Nous enregistrons les employés au travail.

Ensuite, les employés commenceront à travailler et pour l'employé du personnel, la phase de travail quotidien commencera, il faudra tenir une feuille de temps, établir un calendrier de vacances, organiser les vacances, appliquer des incitations et des pénalités, des déplacements professionnels, des temps partiels. emplois, licenciements et bien plus encore... Nos ressources vous aideront avec tout ce site.