De nos jours, tout le monde devrait pouvoir écrire des lettres. Après tout, cela est inévitable pour toute personne instruite. Tout le monde n’a pas le talent pour écrire des lettres. Mais, connaissant les règles de base, vous pouvez développer la capacité d'écrire des lettres bonnes et intéressantes. Surtout si ces règles sont assez simples. Dans cet article, vous apprendrez à rédiger correctement des lettres professionnelles et personnelles. Faisons le tri diverses options lettres et points importants dans leur conception.

Comment rédiger correctement des lettres commerciales

Une lettre formelle ou commerciale est généralement destinée à soutenir relations d'affaires entre les entreprises et leurs employés ou clients. Une lettre commerciale a de nombreuses variétés. Par exemple:

• Lettre de remerciement
• Lettre de recommandation
• Lettre de motivation
• Lettre de garantie
• Lettre au Président
• Lettre de service
• Lettre d'information
• Lettre de félicitations
• Lettre de mise en demeure
• Lettre de plainte
• Lettre d'invitation

Nous envoyons principalement telle ou telle lettre commerciale à des personnes de rang supérieur ou avec une demande, c'est-à-dire Il s’agit de lettres clairement dirigées et envoyées dans un but précis. L’objectif est de s’assurer que la lettre est bien comprise. Par exemple, nous décidons comment rédiger correctement une lettre de remerciement pour qu'il soit entendu que nous remercions ; nous réfléchissons à la manière d'écrire correctement les lettres formelles, pour qu'elles soient utiles, pour qu'elles soient correctement comprises par le destinataire. Il est donc très important de savoir rédiger correctement une lettre. Vous pouvez trouver un exemple de rédaction de lettres commerciales sur le lien Modèles de lettres commerciales professionnelles.

Ci-dessous, nous examinerons les règles de base pour rédiger des lettres commerciales.

La lettre ne doit pas être sans visage

Vous êtes-vous déjà demandé comment rédiger correctement des e-mails ? La boîte de réception d'un homme d'affaires est souvent remplie de divers types de spam. Tout d'abord, votre tâche lors de l'écriture lettre officielle sera de s'assurer qu'il est remarqué et qu'il n'est pas envoyé dans le dossier Spam.

Tout d’abord, vous devez vous renseigner sur l’entreprise à laquelle vous souhaitez envoyer votre lettre. Vous devez disposer d’un maximum d’informations sur votre partenaire. Une fois les détails de l’entreprise connus, vous pouvez commencer à rédiger la lettre. Tout homme d'affaires sera ravi si une lettre s'adresse à lui personnellement, et non au service commercial de l'entreprise dans laquelle il travaille, par exemple. S'adresser au destinataire par son nom démontrera, tout d'abord, votre respect pour la personne et, bien sûr, suscitera en lui des émotions positives, qui ne pourront tout simplement pas s'empêcher de vous l'aimer. Après tout, comment pouvez-vous entamer une conversation avec un partenaire potentiel sur propositions commerciales, si vous n’avez pas pris le temps de vous renseigner sur son nom, prénom et patronyme.

Si vous n’avez pas réussi à connaître le nom du destinataire, n’écrivez en aucun cas : « Uv. gène. réalisateur !", "Uv. commercial dir. les entreprises ! Il n'y a pas de place pour de telles abréviations dans une lettre commerciale. Les mots tels que « cher », « monsieur », « chef de service », etc. doivent être écrits en toutes lettres. Sinon, on ne peut pas parler de respect.

La lettre doit avoir un titre

Le titre est nécessaire pour révéler brièvement le contenu de la lettre. De cette façon, le destinataire pourra traiter et trier la lettre sans aucun problème. À n'importe qui organisation officielle Chaque jour, des dizaines de lettres arrivent sur des sujets complètement différents. Il n’y a donc aucune chance que votre lettre soit prise en compte. Ainsi, si votre titre contient des informations utiles, il peut intéresser un partenaire potentiel. Comprenez-vous maintenant pourquoi il est important d’écrire correctement les lettres officielles ?

Comment faire bonne impression

Essayez d'ajouter une introduction à votre lettre qui exprime un compliment au destinataire. Par exemple, à quel point seriez-vous heureux d’avoir l’honneur de travailler avec une si bonne entreprise.

Ce qu'il faut éviter

Évitez les phrases directives

Au lieu de la phrase « Si notre offre vous intéresse, vous devez me contacter par téléphone... », il est préférable d'écrire « Pour discuter de l'offre, vous avez la possibilité de nous contacter par téléphone... ». Une phrase directive peut psychologiquement retourner une personne contre vous. Une telle phrase peut montrer au destinataire votre manque de confiance en vous et votre arrogance. Et si tu écris lettre de recommandation, il serait correct de « suggérer » et de ne pas imposer, pour ne pas donner l'impression que vous poussez, cela ne plaira à personne.

Choisissez les bons verbes

Utiliser des verbes forme parfaite. Par exemple, créé, complété, fabriqué, développé, augmenté, etc. Mais des verbes tels que réaliser, participer, travailler, produire ne parlent pas d’obtention de résultats. Ceci est difficile à prendre en compte lors de la rédaction de lettres en langue étrangère, alors intéressez-vous en amont aux règles d'une langue particulière afin de savoir, par exemple, comment rédiger correctement une lettre en anglais.

Utiliser du papier à en-tête

L'utilisation de papier à en-tête est nécessaire même si vous envoyez un e-mail. Qu'est-ce qu'un papier à en-tête ? Le papier à en-tête doit contenir le nom de votre entreprise, votre adresse, votre téléphone, votre fax, le logo de l'entreprise et la signature du gérant. Ce point est important pour rédiger correctement une lettre de garantie, car vous montrez ainsi que vous êtes ouvert et responsable de votre entreprise.

Envoyer une lettre par courrier

Lors de l'envoi d'une lettre commerciale, il est préférable d'abandonner le fax et le courrier électronique. L'option idéale serait d'envoyer un coursier avec une lettre afin qu'il puisse la remettre personnellement au responsable. Par conséquent, veillez à prendre soin d’une enveloppe de marque. D'ailleurs, si vous envoyez des documents pour obtenir un poste, ne soyez pas paresseux pour savoir comment rédiger correctement une lettre de motivation, l'employeur l'appréciera.

Comment rédiger correctement des lettres personnelles

Une lettre personnelle peut être une lettre à un ami ou à un être cher, lettre à Anglaisà un correspondant à l'étranger, une lettre d'amour ou un email à réseau social. Le destinataire sera toujours ravi de recevoir votre lettre si elle est rédigée correctement et de manière intéressante. Lorsque vous communiquez par correspondance, vous pouvez utiliser des mots gentils que vous étiez souvent gênés de dire à vos proches lors d'une conversation. Les lettres personnelles sont beaucoup plus faciles à rédiger que les lettres officielles, mais cela ne veut pas dire que vous n'avez pas besoin de savoir comment écrire une lettre à un ami ou à un proche.

Respecter le destinataire

Si vous envoyez une lettre par courrier, n'utilisez pas un morceau de papier arraché à un cahier pour le texte. Privilégier le papier bonne qualité. Et n'oubliez pas d'écrire correctement l'adresse !

Règles de base

La lettre doit commencer par un appel. Placez votre message au milieu de la ligne. Le texte principal est écrit 2 cm en dessous de l'adresse, en retrait à la même distance du bord gauche de la feuille. Essayez de maintenir cette distance tout au long de la lettre. Si la feuille est épuisée, prenez une deuxième feuille de papier vierge. N'écrivez pas des deux côtés du papier !

Évitez les corrections

N'oubliez pas que des lignes barrées ou des corrections peuvent donner à votre écriture un aspect extrêmement bâclé. Par conséquent, pour commencer, vous ne devriez pas être paresseux et rédiger un brouillon.

Inscription

Le texte de la lettre doit être lisible et pas très petit. Utilisez la même pâte ou encre tout au long de votre lettre. Assurez-vous de laisser votre signature à la fin. Après la signature, si nécessaire, placez un post-scriptum (P.S.). Les lettres sont pliées avec le texte à l'intérieur !

Après avoir écrit la lettre

Vous ne devriez pas écrire une lettre à mauvaise humeur. Si les émotions négatives sont déjà sur papier, n’envoyez pas cette lettre. Mieux vaut le réécrire le lendemain. Après tout, écrire correctement une lettre d'amour signifie transmettre des émotions positives agréables au destinataire et ne pas gâcher son humeur avec des déclarations négatives.

Presque toutes les entreprises, sociétés ou organisations sont confrontées, tôt ou tard, à la nécessité d'écrire une lettre commerciale. Si cette mission vous est confiée, les informations suivantes ci-dessous pourront vous être utiles.

Pour rédiger correctement une lettre commerciale, vous devez d’abord déterminer dans quel groupe elle doit être classée. Passons à la classification classique. Les lettres commerciales se distinguent par le sujet, l'objectif fonctionnel, le nombre de destinataires, la composition, la structure et la forme d'envoi.

• La liste des lettres commerciales, séparées par sujet, comprend les lettres commerciales et non commerciales. Le premier comprend une offre, une lettre de demande, une réclamation, le second comprend une lettre de gratitude, une garantie, une lettre d'information, ainsi qu'une lettre de rappel, de confirmation, de félicitations, d'invitation, de demande, de condoléances et une lettre de motivation. .
• Conformément aux caractéristiques fonctionnelles, les lettres peuvent être regroupées en celles qui nécessitent une réponse et celles qui ne nécessitent pas de réponse. Si l'on considère le point de vue du destinataire, il existe des lettres ordinaires, des lettres circulaires et des lettres collectives. Les réguliers sont adressés à une seule personne, les circulaires sont adressés à plusieurs institutions et les collectifs sont envoyés par plusieurs personnes à une adresse précise. Quant à la caractéristique compositionnelle, il faut distinguer les lettres à un seul aspect et celles à plusieurs aspects. Dans la première, une question est examinée, dans la seconde, plusieurs questions sont examinées. Conformément à la structure, les lettres commerciales peuvent être réglementées (rédigées sous une forme prescrite) et non réglementées (rédigées sous une forme libre). Selon le mode d'envoi, il existe des lettres sous enveloppe, par courrier électronique et par fax.
• Puisqu’il existe de nombreuses options et objectifs pour rédiger des lettres commerciales, examinons les manières les plus courantes de rédiger une lettre commerciale. Commençons par l'offre. Il s'agit d'une proposition de coopération avec une description des termes de la transaction et a la structure suivante :
• une casquette indiquant la fonction, le nom, le prénom et le patronyme du destinataire, nom de l'organisme ;
• numéro et date d'enregistrement de la lettre ;

titre;

texte;

signature de l'expéditeur.

Pour rédiger une réclamation, vous devez avoir une raison, car il s'agit d'une réclamation contre des partenaires commerciaux pour non-respect ou mauvaise exécution des termes du contrat. Une telle lettre est envoyée si la qualité des marchandises ne correspond pas à celle indiquée dans le contrat, les spécifications techniques ou n'atteint pas GOST. La structure est généralement standard ; le texte doit indiquer les documents (fragments indiquant) sur la base desquels l'expéditeur fait une réclamation auprès de la seconde partie. Le nom et la quantité des marchandises, les conditions qui ont été violées, les preuves et les exigences de l'expéditeur sont également indiqués. Avec la lettre, il est nécessaire d'envoyer des documents prouvant la légitimité des déclarations de l'expéditeur de la lettre.

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Les lettres de gratitude et de garantie ont une structure standard. Une lettre de garantie peut être rédigée en utilisant les phrases suivantes : « nous garantissons avec cette lettre », « nous garantissons un paiement ponctuel et intégral », etc. La langue d'un tel document est exclusivement commerciale. Une lettre de remerciement est généralement rédigée d'une manière plus chaleureuse que les autres lettres commerciales et contient des termes tels que « Nous vous exprimons notre sincère gratitude… ». Des exemples de rédaction de telles lettres peuvent être trouvés ci-dessous.

La lettre de rappel contient des références aux clauses du contrat, une demande de respect des termes du contrat et des mesures qui seront prises en cas de manquement aux obligations. Une telle lettre peut être un rappel de paiement, de dette, etc.

La lettre de confirmation correspond dans son contenu à son nom. Il peut contenir des mentions telles que : « nous vous informons que nous avons reçu », « nous accusons réception », « nous accusons réception », etc.

Une lettre de félicitations est rédigée sous quelque forme que ce soit sur du papier à en-tête officiel de l'entreprise ou simplement sur du beau papier ou une carte postale. La rédaction de contenu adopte une approche créative et personnalisée.

Il peut être nécessaire de rédiger une lettre d’invitation lorsqu’un événement est planifié. Une telle lettre doit inclure des informations sur la date et le lieu de l'événement. Il doit être envoyé au destinataire plusieurs semaines avant la célébration afin que celui-ci ait le temps de se préparer.

Une lettre rogatoire est identique à une lettre rogatoire et contient une demande de réception de documents, de biens, de services, de recommandations, etc.

Comment rédiger une lettre commerciale qui ne se perdra pas dans les « déchets d'informations » et qui sera lue ? Règles, recommandations, exemples

Le mot est un outil commercial accessible. Dans le monde des affaires, il est impossible de trouver une personne qui n’utilise pas de mots dans son travail.

Les affaires modernes se transforment progressivement en affaires par correspondance. À l'aide de lettres - électroniques ou traditionnelles - la communication s'effectue avec les clients, les partenaires commerciaux et les employeurs. La lettre positionne l'auteur soit comme un professionnel, soit comme une personne avec qui vous ne devriez pas poursuivre de relation.

Un professionnel doit être capable d'écrire

• Il est clair
• efficacement
• sérieusement
• Intéressant

Et il n’est jamais trop tard pour l’apprendre. Commençons par les bases : comprenez la différence entre l'écriture commerciale et l'écriture régulière.

En quoi une lettre de service est-elle différente d'une lettre ordinaire ? Spécificités d'une lettre commerciale

Une lettre est un court texte d'une ou deux pages dont le but est de transmettre des informations sur quelque chose au destinataire.

La nature de l'information et la relation entre l'expéditeur et le destinataire de la lettre divisent la correspondance en

• affaires (formel)
• personnel (informel)

Une lettre commerciale se caractérise par :

• brièveté
• précision
• raisonnement et logique
• contenu informatif
• neutralité évaluative et émotionnelle
• standardisation:
• des formulaires officiels sont utilisés
• des figures de style stables, des termes et des constructions cléricales spéciaux sont utilisés
• nombre de sujets - 1-2
• ciblage
• chaîne de commandement clairement définie (si nécessaire)

Quels types de lettres commerciales existe-t-il ?

Le type de lettre commerciale détermine

1. Objectif de sa rédaction

Fins commerciales

• Vous souhaitez conclure un accord et proposer ses conditions précises - rédiger une lettre d'offre (offre) pour le destinataire

• Si vous n'avez pas décidé des conditions de transaction qui vous conviennent, envoyez une lettre de demande
• Vous souhaitez informer votre destinataire d’une violation des obligations contractuelles de sa part ? Rédiger une lettre de réclamation (plainte)

Objectifs à but non lucratif

• Remercier dans une lettre de remerciement
• Confirmez vos obligations avec une lettre de garantie et votre consentement avec une lettre de confirmation
• Écrire bulletins d'information, si vous pensez que vos informations seront intéressantes pour le destinataire
• Rappelez les accords, obligations et pénalités importants avec des lettres de rappel
• Féliciter dans les lettres de félicitations, demander dans les lettres de requête, présenter ses condoléances dans les lettres de condoléances
• Si vous devez envoyer des documents importants ou des biens matériels, assurez-vous de préparer une lettre de motivation pour votre cargaison

2. Destinataire

Si vous adressez une lettre à plusieurs destinataires à la fois, vous écrivez alors une lettre circulaire

Votre lettre peut aborder plusieurs sujets à la fois, ce qui la rend automatiquement multiforme

4. Structure

Les lettres réglementées impliquent la compilation de la partie texte de la lettre selon un certain modèle, tandis que les lettres non réglementées ont une forme de présentation libre.

5. Forme de départ

• dans une enveloppe
• sous forme électronique
• par fax

Structure d'une lettre commerciale : introduction, corps, conclusion

La structure d'une lettre commerciale standard nécessite un examen plus attentif.

Une lettre correctement formatée doit correspondre au schéma suivant :

Examinons de plus près quelques points du schéma :

1. Titre

Généralement, c'est résumé sujets de lettres.

Important : écrivez correctement le titre si vous souhaitez que le destinataire lise votre lettre.

L'absence de titres dans la correspondance commerciale est typique des débutants qui n'ont pas les compétences de base dans la conduite de la correspondance commerciale.

2. Appel

• a la forme traditionnelle "Cher"
• majuscule au milieu de la ligne

Important : L'utilisation d'abréviations est interdite !

3.Préambule

• présente au destinataire l'idée principale de la lettre
• prépare le destinataire à la perception correcte des informations ultérieures contenues dans la lettre

4. Le corps principal du texte confirme l'idée clé exposée dans le préambule

Dans cette partie de la lettre

• vous indiquez clairement l'essence de la proposition/de l'appel
• fournir des arguments : faits, chiffres, autres précisions sur le sujet de la lettre. avis d'expert, propre expérience positive/négative

Pour faciliter la justification, vous pouvez utiliser le schéma suivant :

Important : le dernier paragraphe doit contenir une phrase indiquant une étape spécifique ou un résultat attendu et encourager le destinataire à agir

5. En conclusion :

6. Dans la fenêtre « Signature », les informations sur le destinataire doivent être indiquées :

• titre d'emploi

Comment ne pas se tromper dans le choix d’un style d’écriture ?

Dans la correspondance commerciale, vous devez constamment faire des choix concernant le style d'écriture et le ton de la communication avec le destinataire. À quel point votre message doit-il être sec, formel ou, à l’inverse, vivant, chaleureux et humain ?

• Le style personnel dans la correspondance commerciale met l'accent qualités individuelles la personne qui a écrit la lettre
• Lorsque vous utilisez un style formel, les faits sont présentés et des conclusions appropriées sont tirées sur cette base.
• Le style personnel implique une communication entre l'auteur de la lettre et le destinataire sur un pied d'égalité
• Le style formel démontre une chaîne de commandement claire et une force avec laquelle le lecteur de la lettre est obligé de compter.

Pour choisir le bon style de communication dans une lettre commerciale, considérez :

• dans quelles catégories de poids vous et votre receveur appartenez-vous ?
• vous souhaitez négocier à l'amiable ou faire pression en position de force

Comment coller au style choisi ?

Style personnel

• Présence de pronoms personnels : je, nous, vous
  Par exemple : je vous présente mes excuses et j'espère sincèrement que des erreurs similaires ne se reproduiront plus.
• Appels et demandes directs
  Par exemple : Veuillez ne pas laisser d'objets personnels sans surveillance
• Utilisation d'expressions évaluatives émotionnelles : jeunesse star, échec assourdissant

Style formel

• Remplacer les pronoms personnels par des noms abstraits
  Par exemple : L'administration du cinéma s'excuse sincèrement d'avoir modifié l'horaire des spectacles du soir
• Remplacer les appels et demandes personnels par des déclarations
  Par exemple : Veuillez ne pas laisser d'objets personnels sans surveillance
• Usage du cléricalisme commun : Je porte à votre connaissance, du fait que

Un style formel ne convient absolument pas si vous écrivez une lettre de gratitude ou une lettre de condoléances, c'est-à-dire des lettres commerciales dans lesquelles vous devez exprimer des sentiments. Dans une situation où vous rédigez une lettre de demande ou une lettre d’offre, il est également préférable de s’en tenir à un style personnel.

Qu'est-ce qu'une lettre de réclamation et comment la rédiger ? En quoi est-elle différente des autres types de lettres ?

Important : lorsque vous rédigez une lettre, concentrez l’attention du destinataire sur les actions que vous attendez de lui. Indiquez également des délais précis pour la mise en œuvre de vos tâches.

Le modèle de lettre de réclamation vous aidera à la rédiger correctement :

Qu'est-ce qu'une lettre de réponse et comment la rédiger ?

Il existe deux types de lettres d'avis :

• lettre de refus
• lettre avec une réponse positive

La composition des deux types de lettres comporte deux règles générales(à condition que la lettre d'initiative ait été rédigée correctement) :
1. La lettre de réponse conserve le vocabulaire et les modèles de discours de la lettre d'initiative
2. Le texte de la lettre de réponse ne doit pas contenir d'informations sur

• date d'établissement de la lettre d'initiative
• son numéro d'immatriculation

Un exemple de lettre de refus amicale et correcte est donné ci-dessous :

Cependant, le refus ne doit pas toujours être doux. Il existe des situations où un style de communication dur et strict est nécessaire. Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettres de refus pour toutes les occasions, du plus difficile au plus doux :

Lettre d'information : sa différence avec les lettres de réponse et les lettres de réclamation

La lettre d'information est multifonctionnelle :

• rapports (par exemple, sur les changements de prix dans les listes de prix)
• notifie (de la réélection des membres du conseil d'administration)
• informe (de l'expédition des marchandises)
• déclare (d'intentions)
• confirme (réception des marchandises)
• rappelle (le respect des obligations assumées en vertu du contrat)
• fait de la publicité et informe (sur l'entreprise en général, sur les biens/services en particulier)

Peut-être le plus question d'actualité Aujourd'hui, la question est de savoir comment rédiger correctement une lettre publicitaire et d'information.

1. Manque de structure
2. Présence d'argot ou de langage informel dans le texte de la lettre
3. Conception bâclée
4. Abondance d'erreurs d'orthographe, de syntaxe et de style
5. Manque de faits fiables et d'informations objectives dans la lettre
6. Violation des règles élémentaires de politesse (notamment dans les lettres de réclamation)
7. Utilisation de phrases lourdes et peu claires dans le texte
8. Manque de logique dans la présentation du matériel
9. Manque d'explications sur les abréviations
10. Flou général du texte s'il est rédigé sans but

Que devez-vous savoir d’autre sur les lettres commerciales ?

1. Pour la correspondance commerciale moderne, la méthode de structure de bloc de composition de texte est utilisée.
Cette méthode permet de gagner du temps et de conserver le style général de toute la documentation commerciale. Caractéristique méthode - ponctuation ouverte ou absence de points/virgules (par exemple, lors de la création de listes)

2. Une police sans empattement (par exemple, Arial) peut être utilisée pour le titre de la lettre. Une telle police est perçue au niveau subconscient comme stable et solide.

3. Les polices Serif (Times News Roman) doivent être utilisées dans le corps du texte. Les empattements permettent à vos yeux de se déplacer plus facilement d'une lettre à l'autre, ce qui accélère la lecture.

Important : Il y a des lettres qui sont toujours écrites uniquement à la main !
Ce sont des lettres de félicitations, des lettres de condoléances, des lettres de gratitude

Grande quantité informations utiles concernant la rédaction de textes de lettres commerciales peut être trouvée dans la vidéo de Sasha Karepina.

Vidéo : Comment rédiger des lettres de motivation et des CV

Vidéo : « Apprendre des conteurs. » Secrets de vente de textes

Formulaires de lettres commerciales

Un formulaire de lettre est un format papier avec des détails pré-reproduits contenant des informations permanentes sur l'organisation - l'auteur du document.

L'utilisation de formulaires accélère considérablement le processus de création d'un document (en raison de la disponibilité d'informations constantes), réduit les coûts de main-d'œuvre pour la préparation, simplifie la perception de l'information et améliore la culture du travail de gestion. Le formulaire rend l’information officielle.

Lors de la réception d'un document adressé à une organisation, l'attention principale est bien entendu portée à l'essence des informations qu'il contient, mais inévitablement l'attention est également portée sur apparence document - qualité du papier, utilisation de la couleur, conception du logo, style de police, composition des inscriptions à en-tête. A partir de ces signes, on se fait une idée du correspondant, de son degré de solidité et de prestige. Il est nécessaire de s'efforcer de créer une forme mémorable capable de laisser une impression favorable de l'organisation, reflétant non seulement certaines informations sur l'organisation, mais également son style. Les documents sur des formulaires bien exécutés sont partie intégrante l'image de l'organisation, sa carte de visite unique.

Les exigences relatives aux formes de documents organisationnels et administratifs sont établies par les documents suivants : 1) GOST R. 6.30-2003. « Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences relatives à la préparation des documents" ; 2) Instructions standard pour le travail de bureau dans les autorités exécutives fédérales, approuvées par arrêté de Rosarkhiv du 27 novembre 2000 n° 68.

Le formulaire de lettre, selon les documents constitutifs de l’organisation, peut comprendre :

Emblème d'État de la Fédération de Russie ou armoiries d'une entité constitutive de la Fédération de Russie (uniquement pour les entreprises d'État) ;

Logo de l'organisation ou marque déposée(marque de service);

Code de l'organisation ;

Nom de l'organisation ;

Informations de référence sur l'organisation ;

Date du document ;

Numéro d'enregistrement du document ;

Lieu de compilation ou de publication du document (si nécessaire).

GOST R. 6.30-2003 prévoit la disposition des détails du formulaire en deux versions : longitudinale et angulaire.

Dans le premier cas, tous les détails du formulaire sont placés dans le sens de la longueur et alignés soit en largeur, soit au centre.

Lorsque les détails sont placés dans un coin, ils occupent une superficie de 73 x 88 mm dans le coin gauche de la feuille et sont alignés soit sur la marge gauche, soit sur le centre de la zone allouée.

Pour la production de formulaires, du papier aux formats A4 (210 x 297 mm) et A5 (210 x 148 mm) est utilisé. L'utilisation de l'un ou l'autre format est déterminée par le volume du document en cours de préparation. Le format le plus petit est destiné aux documents dont le texte est petit (jusqu'à sept lignes) ; Il est irrationnel d'utiliser le format A4 pour de tels documents.

Il est permis de produire des formulaires en utilisant une méthode d'impression, en utilisant des outils d'impression en ligne ou la technologie informatique directement lors de la production d'un document spécifique. L'exception concerne le papier à en-tête des organisations portant l'image de l'emblème d'État de la Fédération de Russie ou les armoiries des entités constitutives de la Fédération de Russie. L'impression de formulaires depuis un ordinateur est très économique pour les petites organisations, mais ne protège pas contre la contrefaçon. Les formulaires imprimés sont plus fiables en ce sens. De plus, pour protéger les formulaires contre une utilisation déloyale, certaines organisations commandent des formulaires numérotés aux imprimeries et tiennent des registres minutieux de leur utilisation. Dans le même but, le gouvernement et institutions municipales utilisé pour différents types documents, formulaires de différentes couleurs.

Seule la première page du document est réalisée sur des formulaires ; des feuilles de papier standards sont utilisées pour réaliser les pages suivantes. Si un document doit être envoyé à plusieurs adresses, alors chaque copie du document est créée sur le formulaire.

Un exemple de formulaire de lettre de service (disposition longitudinale des détails)

Chaque feuille du document, établie aussi bien sur le formulaire que sans celui-ci, doit avoir tailles suivantes marges (mm) : gauche – pas moins de 20, droite – pas moins de 10, haut – pas moins de 20, bas – pas moins de 20.

Dans un certain nombre d'organisations, les instructions et les règles régissant la préparation des documents établissent des tailles de champ plus grandes que celles requises par la norme. Voici des exemples de lettres sur papier à en-tête de l’organisation (Fig. 2–4).

Riz. 2

Riz. 3

Riz. 4

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3.3. Formulaires de déclaration stricts : demande et production Conformément à la résolution du Conseil des ministres - Gouvernement de la Fédération de Russie du 30 juillet 1993 n° 745 « Sur l'approbation du Règlement sur l'application caisses enregistreuses lors des paiements en espèces à la population et

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auteur

2. Règles de rédaction d'une lettre commerciale

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Structure d'une lettre commerciale Une tâche importante lors de la rédaction d'une lettre est sa saturation en informations, c'est-à-dire inclure une quantité appropriée d'informations. Les lettres peuvent être à un seul aspect ou à plusieurs aspects. Souvent, un aspect peut constituer l’intégralité du contenu

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Caractère informatif et persuasif d'une lettre commerciale Le texte d'une lettre commerciale doit être bref et ne contenir que des informations de base. Des informations complémentaires peuvent être fournies en annexe. En même temps, la lettre doit être convaincante, peu importe à qui elle s’adresse.

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Document commercial- les principaux moyens de mise en œuvre activités de gestion, enregistrer et transmettre des informations. À l'aide du document, les activités commerciales sont coordonnées et les informations sont accumulées. Dans une grande organisation, des instructions sont généralement rédigées indiquant qui rédige officiellement les documents, qui rend compte à qui et dans quels cas, qui transmet des informations à qui, etc. L'un des les moyens les plus importants la formalisation du transfert d'informations sont des formulaires standards (formulaires). L'avantage du formulaire est que la personne qui le remplit n'a pas besoin de réfléchir au moment, à la manière et aux informations qui doivent être fournies dans ce cas ; cela fait gagner beaucoup de temps.

La part de la correspondance dans la vie des affaires est très importante.

Correctement compilé, il répond aux exigences suivantes :

• fiabilité et objectivité de la présentation;
• l'exhaustivité des informations;
• brièveté de la présentation (une lettre commerciale ne doit pas prendre plus d'une page) ;
• manque de raisonnement et de narration ;
• neutralité du ton de présentation, mais en même temps bonne volonté, absence d'impolitesse et d'ironie, de prétention, de fausse politesse ;
• l'utilisation de moyens d'évaluation logique plutôt qu'émotionnelle et expressive de la situation et des faits.

Il existe plusieurs types de lettres commerciales. Ainsi, les lettres contenant un avertissement, un rappel, une invitation, une confirmation, un refus, des lettres d'accompagnement, de garantie, d'information, des lettres de notification et de commande ne nécessitent pas de réponse écrite obligatoire. La réponse doit être écrite dans une lettre avec une demande, un appel, une proposition, une demande, une demande.

Éthique de la rédaction commerciale

Le manque de respect envers l'auteur d'une lettre commerciale, même voilée, est toujours ressenti par le destinataire, ce qui forme une attitude négative persistante envers la lettre et son auteur, malgré les méthodes apparemment impeccables de persuasion du message.

Vous devez être particulièrement prudent lorsque vous lisez une lettre contenant un refus. Vous ne pouvez pas commencer une telle lettre par une déclaration de refus. Il faut d’abord donner des explications convaincantes. Utilisez les formules suivantes : « Votre demande ne peut être accordée pour les raisons suivantes... » ; « Malheureusement, il n'est pas possible de satisfaire votre demande… » ; « Nous regrettons profondément, mais nous ne pouvons satisfaire votre demande… », etc. La place de cette formule est dans le dernier paragraphe de la lettre. Dans ce cas, vous devez rappeler la règle : « Lorsque vous formulez un refus, méfiez-vous de perdre un ami ou un client.

Donnons plan approximatif une lettre de réponse contenant un refus d'une demande ou un rejet d'une offre :

• répétition de la demande - le destinataire doit s'assurer que sa lettre a été soigneusement lue et que l'essence de sa demande est bien comprise ;
• les raisons pour lesquelles une demande ne peut être accordée ou pour lesquelles une offre ne peut être acceptée sont rationnelles et préparation psychologique destinataire au refus ultérieur ;
• une déclaration de refus ou de rejet d'une proposition est une formule de refus.

Langue des lettres commerciales

L'académicien D.S. Likhachev, brillant expert de la langue russe, dans une note destinée à ses jeunes collègues « Sur la bonne langue travail scientifique" a écrit: " Bonne langue n'est pas remarqué par le lecteur. Le lecteur ne doit remarquer que la pensée, mais pas le langage dans lequel la pensée est exprimée.

La confiance dans l’écriture est possible avec de nombreuses années d’expérience. Dans un premier temps, il est conseillé d'utiliser conseils pratiques spécialistes :

• devrait choisir des mots simples, mais n'appauvrissez pas la langue ;
• utilisez plus les verbes que les adjectifs : de cette façon le texte sera à la fois dynamique et sans pompe ;
• ne partez pas de loin, ne vous écartez pas du sujet, ne décrivez pas beaucoup de détails ;
• évitez les déclarations longues : elles ne sont pas convaincantes, il faut donc être bref et utiliser un minimum de clauses subordonnées ;
• le passage d'une phrase à une autre doit être logique et naturel, « inaperçu » ;
• vérifiez chaque phrase écrite à l'oreille ;
• utilisez un minimum de pronoms qui font réfléchir à quoi ils font référence, à quel mot ils « ont remplacé » (écrivez spécifiquement, et non « à propos de ceci », « cela », « elle/ils/ils », etc.).

Une lettre commerciale doit être alphabétisée et stylistiquement correcte.

Formater une lettre commerciale

Une lettre officielle est toujours rédigée sur du papier à en-tête de l'organisation.

Dans le coin supérieur gauche de la lettre sortante (c'est-à-dire envoyée par l'organisation), le numéro sortant est indiqué, qui est enregistré dans le journal des documents de l'organisation. La date à laquelle la lettre a été écrite doit être indiquée. Dans le coin supérieur droit se trouve le nom de l'organisation (en cas nominatif), la qualité et le nom du destinataire. Dans le coin inférieur gauche se trouvent la fonction, le nom et la signature du gérant, et 2 cm en dessous - le nom de l'exécuteur de la lettre (sans initiales) et son numéro de téléphone.

Essentiellement et visuellement, le contenu de la lettre est constitué de blocs sin : o la formule de la lettre - quelle est l'essence de la demande ; o justification de la demande ; o informations complémentaires.

Dans votre lettre de réponse, assurez-vous de faire une référence polie à sa dernière lettre. Si cette lettre ouvre une correspondance avec un partenaire étranger, vous devez présenter l'organisation, décrire son but et ses objectifs sur le terrain. activités internationales. Cette partie de la lettre est extrêmement brève, car les informations de base sur l'organisation doivent être fournies dans le livret joint à la lettre (dont un lien vers lequel est requis dans la lettre). Une telle lettre doit se terminer par une gratitude pour la coopération et/ou une expression d’espoir pour l’avenir. Une formule éprouvée est « Cordialement vôtre (votre nom). »

bien langue écrite nécessite gros stock les mots et la capacité de les relier, ce qui nécessite une lecture systématique et attentive de la fiction et de la littérature scientifique. Sans une alimentation constante en connaissances humanitaires, il n’y aura pas de leader à part entière. Telle est la conclusion de l'éminent spécialiste du management Lee Iacocca : « Au fil des années, lorsque mes enfants me demandaient quoi apprendre, mon conseil constant était qu'ils devraient apprendre bonne éducation dans la région sciences humaines... L'essentiel est d'acquérir une base solide de connaissances dans le domaine littéraire, de bien maîtriser l'oral et l'écrit.»