Peut-être qu'aucun directeur, manager ou patron moderne ne peut imaginer sa vie professionnelle sans secrétaire personnel. Premièrement, avoir un assistant est très prestigieux. Deuxièmement, une secrétaire vraiment compétente et responsable devient le « bras droit » du patron, une personne irremplaçable dans l'entreprise et, surtout, la garantie que vous serez toujours à l'heure, que vous n'oublierez rien et que vous aurez toujours le doigt sur vous. sur le pouls. D'accord, c'est très important dans le rythme effréné de la vie moderne. Et enfin, vous pouvez toujours rediriger un appel téléphonique indésirable vers la secrétaire, demander à l'assistante de communiquer avec un client désagréable ou demander à l'assistante d'organiser une fête personnelle. Très pratique, n'est-ce pas ?

Secrétaire, assistante, chef de bureau, assistante personnelle : points communs et différences

Comme vous l'avez remarqué, pareil employé de bureau peut être appelé différemment. L'essence des tâches exercées change-t-elle en fonction de l'apparence du poste ? Voyons cela.
En un mot " secrétaire« désigne le poste d'une personne embauchée par un particulier ou une entreprise pour effectuer des travaux de bureau, aider à la correspondance, organiser des réunions et des événements, exécuter des instructions personnelles d'un cadre, répondre à des appels téléphoniques, etc. En général, secrétaire est un terme très polyvalent et général qui inclut de nombreuses responsabilités professionnelles possibles. Par conséquent, dans dernièrement L'utilisation de concepts tels que secrétaire-assistante et chef de bureau est devenue généralement acceptée.
En charge référent comprennent généralement : la conduite de conversations téléphoniques, la correspondance commerciale, l'organisation de voyages d'affaires de cadres, le contrôle de documents, l'accueil de visiteurs, le classement de dossiers, le travail avec du matériel de bureau. Dans l'ensemble, le secrétaire adjoint est un interprète technique. C'est pourquoi des candidats sans formation supérieure, sans compétences particulières ni même expérience professionnelle sont souvent embauchés pour ce poste.
Mais pour le travail chef de bureau Des connaissances particulières sont requises, par exemple dans le domaine de la gestion de bureau et de la gestion documentaire. Les responsabilités d'un tel secrétaire sont bien plus larges que celles d'un assistant.
Assistant personnel doivent avoir des compétences, des qualités personnelles et professionnelles encore plus profondes, car les assistants sont ces personnes qui se souviennent de tout et toujours, dont dépend le succès d'une réunion d'affaires ou d'un anniversaire d'un manager, et qui accompagnent leur patron presque toujours et partout.
À propos, il convient de noter que dans les cahiers de travail (sous réserve d'un emploi officiel, bien sûr), les inscriptions « directeur adjoint » ou « assistant » sont rarement faites. Le plus souvent, un tel poste est écrit comme « secrétaire du directeur ».

Quelles sont les exigences pour les secrétaires potentiels ?

Si vous recherchez un emploi de secrétaire, vous devez connaître au moins les exigences de base que les employeurs imposent aux candidats. Bien entendu, chaque cas individuel présente de nombreuses nuances et chaque manager voit sa secrétaire sous un jour particulier. Pour certains, il n'est pas du tout important d'avoir une formation supérieure, d'autres patrons placent le savoir au premier plan, pour certains, il s'agit seulement du type de café que le secrétaire prépare ou à quoi il ressemble. D’ailleurs, voici ce qu’il est important de savoir. Un employeur peut vous dire pendant longtemps et avec diligence ce dont il a besoin d'une secrétaire et ce que vous ferez, mais les lecteurs de MirSovetov ne devraient pas prêter attention à ces discours. Croyez-moi, de nombreuses responsabilités seront placées sur vos épaules, bien plus que ce qui est décrit dans la description de poste et ce qu'on vous a dit. Ceci est fait pour ne pas effrayer un employé potentiel. Le calcul est fait qu'au cours du processus de travail, il vous sera plus facile de « jeter » une nouvelle responsabilité ou de vous confier des missions spéciales (pas un seul patron ne vous dira lors d'un entretien que vous devrez lui rappeler les dates de naissance de sa femme et de ses maîtresses, mais en pratique ce sera le cas).
Donc, les exigences de base. J'ai postulé deux fois pour un poste de secrétaire, et les deux fois étaient très similaires :

• fini enseignement supérieur(enfin, quel genre de manager aimerait que son assistant soit absent de la séance au moment le plus inopportun ?) ;
• expérience professionnelle (facultatif, mais hautement souhaitable);
• bonne apparence;
• capacité à travailler avec du matériel de bureau, connaissance des programmes informatiques, compétences Internet ;
• compétences en communication, discours compétent, capacité d’exprimer ses pensées oralement et par écrit ;
• connaissance d'une ou plusieurs langues étrangères;
• âge de 18 à 35 ans;
• , approche responsable dans l'accomplissement des tâches assignées, désir d'apprendre ;
• la possibilité de travailler sans normes établies (par conséquent, les employeurs sont rarement intéressés par les femmes de la « famille » postulant au poste de secrétaire).

Comme je l'ai déjà dit, il s'agit d'une liste très générale d'exigences pour une référence potentielle et chaque employeur a la sienne. Vous ne devez jamais refuser un entretien si vous voyez un élément de cette liste pour lequel vous n'êtes pas très fort. Croyez-moi, vos autres forces couvriront rapidement toutes vos faiblesses.

Mon histoire de carrière

Lorsque j'ai obtenu mon diplôme universitaire, je n'avais ni expérience professionnelle ni confiance dans ma capacité à trouver rapidement un emploi dans n'importe quelle entreprise. Par conséquent, lorsque j'ai appelé la première annonce qui m'est parvenue avec le texte « Requis pour un secrétaire de direction dans une usine de bière et de boissons non alcoolisées » et que j'ai été immédiatement invité à un entretien, j'ai été extrêmement surpris. J'ai été encore plus surpris lorsqu'après l'entretien, on m'a proposé d'aller travailler le jour même. Naturellement, j'ai accepté. Le salaire me convenait, étudiant d’hier, j’aimais le réalisateur et le travail me paraissait sans poussière. Beaucoup de choses étaient nouvelles pour moi, je ne savais pas grand-chose et j’ai dû apprendre de mes propres erreurs, car il n’y avait personne pour m’aider ou me conseiller. J'étais très reconnaissant envers l'équipe et le réalisateur d'avoir traité mes erreurs avec compréhension et de ne pas m'avoir jugé durement pour mes erreurs et mes lacunes. En principe, j'ai assumé « excellent » toutes les responsabilités principales : négociations, correspondance commerciale, délivrance des attestations de voyage, réception des invités, travail avec le matériel de bureau, thé et café pour le directeur et ses invités. En général, je n'ai effectué aucune mission extrême, je n'ai pas traité de problèmes de personnel, j'étais dans les délais et j'avais une heure légale pour déjeuner. Petit à petit, j’ai commencé à découvrir les « coulisses » de la vie des hauts fonctionnaires de l’entreprise. J'ai obtenu le respect uniquement grâce à mes actions, même si je ne cacherai pas qu'il y avait aussi des collègues qui étaient simplement gênés de me dire quelque chose d'inutile ou d'offensant, parce que j'étais le plus proche du patron et que tout le monde avait peur de lui.
J'ai travaillé comme secrétaire du directeur pendant près d'un an, après quoi j'ai été promu et transféré dans un autre département. Quand j'ai quitté le poste de secrétaire, j'en savais beaucoup et j'étais sûr que si je devais tout recommencer, j'avais de l'expérience et une richesse de connaissances. Un CV avec le poste précisé de secrétaire du gérant, envoyé quelques années plus tard sur Internet, a fait son travail et j'ai été invité à travailler comme assistant personnel du directeur dans une grande structure commerciale. Mon expérience professionnelle et ma connaissance des langues étrangères sont devenues le critère principal de ma victoire au concours pour le poste vacant.
Comme je m'y attendais, le poste d'assistant personnel était radicalement différent de celui de secrétaire ordinaire. Je n’avais pas à répondre aux appels généraux, à préparer le thé pour le patron, à photocopier des documents ou à signer des enveloppes pour envoyer de la correspondance, ce que j’avais l’habitude de faire à l’usine. J'ai immédiatement été « plongé » à corps perdu dans la vie personnelle du patron, organisant toutes ses réunions et événements, et réalisant des missions particulières (par exemple, récupérer un cadeau pour l'anniversaire de son ami ou annoncer une mauvaise nouvelle à un collègue). Mon calendrier de vie mesuré a radicalement changé. Je devais travailler 10 heures par jour sans déjeuner ni pause café. Les jours de vacances, rester assis au bureau jusque tard dans la journée pour signer des cartes était considéré comme normal, et travailler le week-end était un processus naturel. J'ai accompagné le réalisateur lors d'événements, organisé ses voyages à l'étranger, avec des partenaires, acheté et vendu et traité des centaines de reportages stupides. Le plus important est que je me suis adapté à l’humeur constamment changeante du patron et, afin d’éviter sa colère, j’ai essayé de faire mon travail aussi rapidement, efficacement et parfaitement que possible. J'étais doué pour l'organisation et on me demandait constamment d'organiser les choses. J'étais traducteur lorsque des partenaires étrangers venaient voir le patron. En général, qu'est-ce que je n'ai pas fait en tant qu'assistant personnel ? Maintenant, je me souviens de ce lieu de travail avec gratitude, malgré tous les nerfs, petits ennuis et reproches. Ce fut une véritable école de vie, qui m'a complètement libéré, m'a appris à communiquer avec des personnes de différents niveaux et rangs, et m'a apporté un bagage inestimable de connaissances et de compétences.
En comparant deux lieux de travail, deux postes, je peux le dire avec assurance : être une secrétaire ordinaire est ennuyeux et routinier (même si chacun le sien, bien sûr), être directeur adjoint est intéressant, pédagogique, utile. Après l'école dont j'ai « obtenu mon diplôme », j'ai facilement été promu, ils ont commencé à me proposer des postes intéressants et m'ont invité à des projets merveilleux. Travaillant comme secrétaire ordinaire, je n'ai jamais reçu ces émotions positives qui m'ont accompagné tout au long de mon travail d'assistant-réalisateur. Je crois que ce n'est pas en vain que j'ai parcouru ce chemin du début à la fin, peaufinant toutes mes connaissances initiales et renforçant de nouvelles compétences. Je me suis retrouvé, je suis devenu une personne irremplaçable, j'ai gagné le respect de l'équipe et de mon patron. Cela en valait vraiment la peine.

) est un collaborateur indispensable pour un manager. Il remplit tellement de fonctions et dispose de pouvoirs si grands qu’il devient en fait la deuxième personne de l’entreprise. Il est presque impossible de formuler pleinement ses responsabilités professionnelles. Trouver un assistant personnel pour un manager spécifique est une tâche « mission impossible », cela devient donc très difficile.

Mon expérience de travail dans une agence de recrutement m'a donné une vision particulière de ce métier incroyable.

PÉNURIE D'ASSISTANTS PERSONNELS QUALIFIÉS SUR LE MARCHÉ DU PERSONNEL

Un assistant personnel est une sous-espèce distincte dans la hiérarchie des spécialités administratives.

En règle générale, les sites de recherche d'emploi publient des offres d'emploi avec un ensemble standard d'exigences - gestion des documents et travail d'organisation. Les postes vacants tels que les jumeaux sont similaires, à l'exception de la taille de l'entreprise et du domaine d'activité. Mais en réalité, il existe un grand nombre d'exigences tacites et spécifiques pour le poste. Elles ne figurent pas dans les descriptions de poste sur les sites Internet, mais ce sont ces exigences qui sont déterminantes dans la sélection des candidats.

Lors d'une réunion personnelle avec l'employeur et d'une discussion de fond sur ces postes vacants, des « notes en marge » apparaissent - une longue liste d'exigences non publiées dans le poste vacant, qui déterminent la stratégie de recherche d'un candidat pour le poste vacant RA. Voici des exemples d'exigences exotiques : rapidité de comptage manuel des billets ; présence d'une catégorie sportive ; capacité à compter dans sa tête; expérience dans la gestion de projets d'investissement; connaissance du cadre législatif; excellente connaissance de toutes les marques premium ; base de données de contacts pour les propriétaires de restaurants d'élite. Exigences habituelles : hauteur (timbre) de la voix, taille, poids, taille des vêtements, connaissance des langues, etc.

Le manager propose également une liste supplémentaire d'exigences concernant les qualités personnelles de l'assistant, qui est peut-être la plus étendue. Dans le même temps, les exigences officielles en matière de compétences et d’expérience professionnelles ne perdent pas leur importance.

Il s’avère donc qu’il n’existe que quelques candidats idéaux sur le marché et qu’il est très difficile de sélectionner un RA pour un manager.

Mais pour chaque employeur, l'idéal d'un assistant est différent, mais il y a une constante : chacun a besoin d'un assistant fiable, dévoué et responsable, capable d'assumer toutes les tâches d'organisation et d'information, libérant le manager de perdre du temps et résolvant habilement les normes et problèmes non standards.

DIFFÉRENCES ASSISTANT PERSONNEL DES AUTRES PROFESSIONNELS ADMINISTRATIFS

Avant de décrire les différences, définissons les types de postes administratifs. Il est important de comprendre ce qu'est exactement professionnel de l'administration nous parlons des fonctions qui lui sont assignées.

Assistant commercial (BA) (assistant personnel (PA), assistant personnel)- nécessaire au dirigeant ou au propriétaire de grandes entreprises (russes et internationales). Se soumet uniquement à son chef.

Personne « proche de l’empereur », bras droit, confident, « chef adjoint ». Planifie un plan et un calendrier de travail, un calendrier d'affaires, un « lien » avec le monde extérieur. Peut être guide, traducteur, nounou, gestionnaire de maison, prévisionniste météo, moteur de recherche, agent de voyages, fait souvent une partie du travail pour le gestionnaire (le patron s'approprie le résultat du travail), possède des connaissances/formations particulières dans le domaine de l'entreprise et les activités du gestionnaire, peuvent prendre des décisions de manière indépendante .

Secrétaire- nécessaire aux dirigeants de toute entreprise. Rapports à tous les cadres supérieurs. La fonctionnalité est simple : flux de documents, rencontrer des invités, thé/café, assistance à la vie de bureau, conversations téléphoniques, traitement de la correspondance, exécution d'instructions simples de la direction.

Exigences:âge - environ 23-30 ans, enseignement secondaire spécialisé ou supérieur (selon le niveau de l'entreprise), le manque d'expérience professionnelle est acceptable, des compétences informatiques et une expérience avec le matériel de bureau sont requises, grande vitesse impression, connaissance de l'étiquette des affaires et, si nécessaire, connaissance d'une langue étrangère. Qualités personnelles : responsabilité, diligence, bonne volonté, capacité à effectuer un travail monotone.

Secrétaire adjoint- nécessaire pour un manager avec un effectif d'entreprise de 50 personnes maximum. Se soumet au chef. Combinant les fonctions de secrétaire avec les fonctions partielles de directeur adjoint. Exécuter les instructions simples du gestionnaire.

Exigences: enseignement supérieur supérieur ou incomplet, âge - environ 25-32 ans, vitesse de frappe élevée, capacité à utiliser du matériel de bureau, expérience professionnelle similaire d'au moins un an. Qualités personnelles : diligence, responsabilité, discipline, capacité à effectuer un travail monotone.

Gestionnaire de bureau- nécessaire pour les entreprises de taille moyenne employant 30 personnes ou plus. Relève à la fois du directeur et des cadres supérieurs. Responsable de la logistique du bureau, tient à jour la documentation primaire et peut exercer les fonctions de secrétaire (réunion des invités, passation d'appels, flux de documents).

Exigences:études supérieures, âge - 25-35 ans, expérience dans un travail similaire, compétences organisationnelles. Qualités personnelles : sociabilité, convivialité.

Secrétaire d'accueil- nécessaire pour les entreprises employant 50 personnes ou plus, avec un grand nombre de visiteurs. Relève du directeur administratif, du directeur adjoint, du chef de bureau, de l'équipe de direction. Effectue des tâches techniques : rencontrer des invités, thé/café, appels, interaction avec les coursiers/chauffeurs.

Exigences: bonnes caractéristiques externes, âge - 22-27 ans, le manque d'expérience professionnelle est acceptable, capacité à utiliser du matériel de bureau, un mini-PBX. Qualités personnelles : convivialité, sociabilité, résistance au stress, sourire.

Dans la description des postes administratifs, malgré la similitude des responsabilités, il existe une différence principale : la tâche principale du secrétaire est de gérer le flux d'informations, et la tâche principale de l'assistant personnel est de gérer la productivité du manager.

Il existe un certain nombre de facteurs distinctifs qui vous aideront à comprendre la classification de ces postes :

Nos conseils

Lors de l'entretien, clarifiez toujours l'éventail des tâches exercées, la disponibilité et l'étendue des missions personnelles, l'horaire et le niveau de salaire, car certains employeurs ne voient aucune différence entre les postes de « secrétaire » et d'« assistant personnel ».

QUE DOIT SAVOIR UN ASSISTANT PERSONNEL ?

Afin de correspondre au mieux à un niveau élevé de leadership, les AM doivent posséder certaines compétences, qualités et aptitudes, un type de caractère et, peut-être surtout, un type de personnalité particulier. Alors, que devrait être capable de faire un « homme-orchestre », ce « soldat universel » et ce « gadget multifonctionnel » ?

Compétences professionnelles :

• maintenir la documentation ;
• gestion du temps;
• organisation d'événements professionnels;
• travailler en tant qu'adjoint (fonctions à la deuxième personne);
• littératie financière;
• gestion du secrétariat;
• entretenir des contacts d'affaires;
• aide au voyage ;
• travailler comme traducteur;
• gestion des affaires personnelles du manager (accompagnement personnel)

Regardons-les de plus près.

Maintien de la documentation :

• travailler avec des documents est la préparation compétente à tous points de vue de lettres commerciales, de documents, de déclarations, de contrats, de commandes, de rapports divers, etc.
• si nécessaire, éditer les lettres et papiers établis par le patron, émettre les ordres, préparer les présentations et les projets de documents ;
• travailler avec le courrier : trier le courrier du patron par importance et urgence, savoir où transmettre les lettres, qui doit répondre à quoi, à qui demander gracieusement et à qui exiger strictement.

Gestion du temps :

• établir et planifier un planning, prioriser les tâches, suivre les plannings ;
• enregistrer les tâches et les rappeler au responsable, l'informer des délais, des réunions, des voyages et autres événements professionnels ;
• organisation optimale de la journée de travail du manager ;
• planifier votre propre temps de travail.

Organisation d'événements de travail :

• préparation de réunions, négociations, conférences, présentations nécessitant la participation du manager ;
• tenir des procès-verbaux, envoyer des notifications et des lettres d'invitation aux participants à des événements, fournir des informations sur les résultats des réunions ;
• organisation de déplacements professionnels.

Travailler en tant qu'adjoint (fonctions de deuxième personne) :

• avoir une parfaite connaissance non seulement des connaissances et compétences professionnelles de base, mais également certaines connaissances dans divers domaines ;
• capacité à gérer : organiser les employés (y compris les hauts fonctionnaires de l'entreprise), influencer les chefs de service et contrôler la mise en œuvre des tâches ;
• superviser des projets commerciaux individuels ;
• résoudre de manière indépendante certains problèmes commerciaux (par exemple, concernant la tenue de certaines réunions) ;
• être un représentant du manager lors d'événements professionnels, exprimer sa position et répondre aux questions ;
• agir au nom du patron, être capable de négocier et de négocier correctement ;
• agissez de manière décisive, n'ayez pas peur d'assumer vos responsabilités.

Gestion du Secrétariat :

• définir les tâches des chauffeurs et des coursiers, effectuer des achats pour des événements, combiner les fonctions de chef de bureau ;
• rédiger des accords avec les fournisseurs, contacter l'autorité nécessaire pour résoudre rapidement les problèmes avec le support technique pour le processus de travail ;
• système de survie pour le bureau du directeur et la zone d'accueil.

Entretenir des contacts professionnels :

• être capable de gérer les flux d'informations (savoir qui et quand peut être connecté/transmis au patron, qui peut être transféré à une autre personne responsable, et prendre presque toujours ces décisions de manière indépendante) ;
• se tenir au courant de tous les événements de l'entreprise ;
• protéger le manager des contacts inutiles sans nuire à l'image du patron et de l'entreprise ;
• résoudre tous les problèmes dans les plus brefs délais - et toujours avec un résultat positif ;
• Féliciter les clients de l'entreprise et maintenir le contact avec eux.

Aide au voyage :

• organisation des affaires et des déplacements des cadres (visas, réservation de billets de train et d'avion, transferts, hôtels) ;
• organisation de la logistique la plus complexe des vols et charters dans les deux sens ;
• connaissance personnelle des dirigeants des compagnies aériennes ;
• préparations de voyage : de l'achat de billets, à la commande de transferts, de dîners jusqu'au choix de cadeaux. Chaque voyage est accompagné d'un programme spécifique, écrivant un « scénario » pour le voyage - des réunions et événements à l'heure exacte du dîner dans un restaurant selon un menu spécifique ;
• contrôle des entrepreneurs et des services dans d'autres pays ;
• un suivi attentif des prix de location de voitures de luxe, de yachts, d'avions d'affaires, la possibilité de négocier des remises.

Travailler comme traducteur :

• traduction lors de réunions d'affaires;
• traduction écrite de documents;
• effectuer une correspondance commerciale dans une langue étrangère.

Gestion des affaires personnelles du manager (accompagnement personnel). Un assistant personnel est appelé « personnel » pour une raison : sa fonctionnalité inclut la résolution non seulement de tâches de travail, mais également de tâches personnelles du manager :

• vous devez naviguer dans différentes zones de services de luxe - des restaurants aux cadeaux ;
• si le manager a des enfants, surveiller le travail des nounous/enseignants/tuteurs, surveiller la fréquentation des clubs/sections/classes ;
• organisation des loisirs - des recommandations de pays et de lieux au contrôle quotidien de la nourriture et des mouvements (y compris l'organisation de voyages en avion, jets d'affaires, yachts, navires) ;
• organiser l'entretien des maisons de campagne, l'interaction avec le personnel de service ;
• organisation d'événements médicaux (inscription aux examens préventifs, organisation des opérations, recherche, traitement, contrôle de la prise dans les délais des médicaments prescrits) ;
• excellente connaissance des marques de luxe et des marques de vêtements/chaussures/accessoires - haute couture, prêt-à-porter, interaction avec des créateurs de mode célèbres et des maisons de couture étrangères, travail avec des mesures personnelles ;
• connaissance des meilleurs sculpteurs, artistes, antiquaires russes, puisqu'il faut souvent acheter leurs œuvres en cadeau ;
• organiser les loisirs sportifs du patron : fabrication d'équipements sur mesure selon des mesures personnelles, achat des dernières collections d'accessoires ;
• surveiller l'ouverture de nouveaux restaurants, terrains de golf, courses de voitures de sport, horaires des hippodromes et événements marquants ;
• organiser un accompagnement similaire pour les proches du patron, ses parents, amis, partenaires, etc.

Et voici à quel point un poste vacant typique semble modeste, qui implique toutes les fonctions ci-dessus :

Responsabilités :

• soutien administratif et organisationnel aux activités du gestionnaire;
• participation directe aux négociations, réunions d'affaires, réceptions, réunions, projets ;
• conduite de correspondance commerciale (y compris en anglais), traduction orale et écrite ;
• organiser/fournir des voyages d'affaires et personnels pour le manager ;
• tenue des dossiers, flux de documents et correspondance ;
• collecte et préparation de documents analytiques, d'informations, de référence et autres pour le gestionnaire ;
• communiquer les instructions, instructions, instructions du manager aux chefs de service, contrôler leur exécution dans les délais ;
• effectuer les missions personnelles du gérant ;
• déplacements professionnels (accompagnement du manager lors de réunions et déplacements)

En effet, la fonctionnalité et le nombre de tâches ne peuvent être décrits et répertoriés lors d'un entretien. Préparez-vous à ce que des tâches inattendues vous « rattrapent » déjà en cours de travail et tombent comme du sable.

Et le responsable attendra de vous une solution rapide et professionnelle.

D’où la volonté de travailler de manière irrégulière, avec un flux incessant d’informations et avec une masse d’instructions, tout en restant « l’ombre » du patron, lui témoignant du respect

le dévouement et la loyauté maximum sont une combinaison de qualités d'un type particulier de personnes. Ils sont peu nombreux, ils sont donc très appréciés, et une profonde immersion dans l'exercice des fonctions, souvent au détriment des intérêts personnels, est généralement compensée par un salaire décent.

Un système de catalogue de tâches vous aidera à éviter le chaos et la confusion. Elle repose sur la règle des priorités :

1) les instructions liées aux affaires ;

2) ordres personnels du patron ;

3) diverses actualités ;

4) plans à long terme.

Si vous recevez plusieurs tâches en une heure absolument impossibles à réaliser en même temps, vous devez informer votre manager de la situation actuelle et lui demander de fixer des priorités.

EXIGENCES POUR UN ASSISTANT PERSONNEL

Les exigences pour un PA sont constituées des tâches et de l'étendue des compétences fonctionnelles qui sont déterminées par le manager : l'assistant peut être pleinement impliqué dans l'entreprise, ou peut être embauché uniquement pour organiser l'espace personnel du manager. Pour certains, il n'est pas important d'avoir une formation supérieure spécialisée, d'autres nécessitent avant tout une connaissance des langues, pour certains, il est important de savoir quel type de café l'assistant prépare ou à quoi il ressemble.

Mais malgré la diversité et la spécificité des tâches dans les différentes entreprises, les exigences clés restent toujours les mêmes.

Exigences:

• enseignement supérieur (les diplômés à temps plein avec distinction des cinq meilleures universités ont toujours la préférence) ;
• Au moins deux ans d'expérience dans un poste similaire (une expérience de travail avec de hauts fonctionnaires est toujours souhaitable) ;
• connaissance courante de la langue requise (souvent un niveau de locuteur natif est requis) ;
• Volonté de voyager et de travailler selon des horaires irréguliers ;
• âge (non spécifié dans les postes vacants, mais constitue la condition la plus importante) ;
• qualités personnelles (chaque employeur a ses propres souhaits, les principaux : diligence, esprit d'analyse, capacités de communication, haute efficacité, discours compétent)

Discours compétent. La pratique montre que les AP les plus performants sont les diplômés des universités linguistiques. La formation financière et juridique est également demandée, mais il est important que l'assistant parle couramment une langue étrangère et ait une excellente connaissance de la langue russe, discours développé et un vocabulaire riche.

Haut niveau culturel. Un haut niveau culturel est la qualité la plus recherchée d’un assistant personnel. Vous pouvez rapidement maîtriser les fonctionnalités et acquérir les compétences nécessaires, mais la culture s'acquiert dès l'enfance et se forme au fil des années. Par exemple, les employeurs moscovites choisissent rarement des candidats provenant d’autres villes. Ils ont le préjugé selon lequel le comportement des filles en visite, même avec une bonne éducation, a une touche de provincialisme, leur discours est caractérisé par un dialecte spécial, un accent, des accents irréguliers et les fonctions représentatives d'un assistant sont extrêmement importantes, bien qu'il y ait de nombreuses exceptions ici.

Comment concilier un horaire de travail irrégulier avec la famille et les enfants n’est pas clair. Mais si vous pratiquez avec succès une telle combinaison, alors avoir une famille est un avantage. Les enfants doivent avoir plus de trois ans.

Âge. Il y a beaucoup de subjectivité dans les conditions d’âge pour un assistant personnel. Certains managers se basent sur des normes esthétiques et privilégient la jeunesse. Mais le plus souvent, nous travaillons avec des entreprises dont les dirigeants font consciemment des choix en faveur des femmes âgées.

Les sociétés sérieuses sont toujours associées à d’importantes transactions financières et à une grande responsabilité juridique. De plus, les clients sont satisfaits de l'image de stabilité de l'entreprise. En ce sens, la beauté aux longues jambes est nettement inférieure à une femme d'affaires respectable qui a l'expérience de travailler dans des situations complexes et responsables et sait comment « prendre un coup de poing » professionnellement.

« Ressentez » le patron. Peut-être le plus facteur important. Pour un travail réussi, une compatibilité psychologique totale avec le manager est nécessaire. Pour ce faire, l’assistant doit au moins posséder certaines qualités.

« DEVONS-NOUS FAIRE UNE ENQUÊTE ?

Les principales exigences d’un assistant personnel sont la loyauté et le dévouement. Tout d'abord - au manager, puis à l'entreprise dans son ensemble.

L'assistant est le plus proche possible du chef et de sa famille, ce qui signifie qu'il doit être fiable comme un roc, persistant, comme un éclaireur lors d'un interrogatoire, et attentionné, comme une mère.

Afin de savoir ce qui est le plus important pour un manager dans la personnalité d'un RA, nous avons mené une enquête. L'enquête a porté sur 100 grandes entreprises, parmi lesquelles les personnes interrogées étaient à 70 % des propriétaires et à 30 % des PDG embauchés. Nous avons demandé de répondre aux questions : « Quelles qualités doit avoir un assistant personnel ? À quoi devrait ressembler un assistant efficace pour vous ? Les mêmes questions ont été posées aux assistants personnels pour tenir compte des avis des deux côtés.

Voici ce que nous avons obtenu :

Dévotion absolue - 22%. La plupart qualité importante pour les dirigeants, cela s'est avéré être une question de loyauté. La loyauté, travailler pour une idée et non pour de l'argent, la capacité de lire les pensées d'une première personne, de déterminer la mauvaise humeur du patron au téléphone, de ne pas prêter attention à l'insatisfaction qui vous est adressée lorsque l'irritation accumulée se répand en raison de l'irresponsabilité des subordonnés , malhonnêteté des partenaires, problèmes avec les proches, météo inadaptée, etc.

Une caractéristique distinctive d'un assistant fidèle est une volonté sincère et constante d'aider, même si la solution à un problème donné n'est pas précisée dans le contrat.

Ainsi, les managers, évoluant horizontalement ou verticalement dans leur parcours professionnel, emmènent souvent avec eux un assistant personnel, avec lequel ils entretiennent une relation de travail privilégiée.

Efficacité - 20%. Responsabilité, ponctualité. Ce qui est important ici, c'est l'exécution précise de la tâche sans initiative, initiative ou opinion personnelle. Difficulté : il n'y a qu'une seule tentative pour entendre et comprendre la tâche et un minimum de temps pour la faire clairement ; personne ne le répétera deux fois.

Intelligence - 19%. Il s'agit d'une position proactive et de la capacité de prendre le pouls, d'entretenir une conversation avec des partenaires sur la situation politique et économique actuelle du pays et du monde, de la capacité de comprendre comment fonctionne telle ou telle innovation technique, de la capacité de multitâche, débrouillardise, réaction rapide dans des situations atypiques, ingéniosité, intelligence, esprit analytique.

Capacité à stocker des informations - 13%. Le degré de confiance dans un assistant personnel est, en règle générale, très élevé : il se voit confier des cartes de paiement et des codes PIN, diverses informations confidentielles, les assistants participent à la résolution des problèmes de la vie personnelle du manager. La clé de la confiance est de maintenir la subordination, les capacités d’écoute et le maintien de la confidentialité.

Contacts - 11%. Connexions, base de données des bonnes personnes/organisations. Les connaissances personnelles des gérants de restaurants, de centres de yachts et de compagnies aériennes, d'hôtels, de fondations, de clubs VIP sont importantes - cela permet de résoudre rapidement et efficacement les problèmes du patron.

Compétences en communication - 8%. Mobilité, efficacité, adaptabilité, capacité à trouver un langage commun avec des personnes de statut complètement différent. Un assistant personnel est considéré à juste titre comme un génie de la communication.

Il peut gagner les faveurs de presque n'importe qui, mettre une personne grossière à sa place, résoudre n'importe quel conflit et en même temps rester une personne charmante et respectée.

Bourreau de travail - 5%. Capacité à travailler activement selon des horaires irréguliers.

Initiative - 2%. L'initiative est un trait de personnalité stable avec un désir conscient et décisif de mettre en œuvre ou de transformer quelque chose. Les gestionnaires ont noté que l'initiative de l'assistant interfère avec le processus de gestion et gêne le patron, car si un assistant peut organiser son patron, défendre sa position en communication avec lui, être convaincant et constructif, alors il n'est pas clair qui est le patron.

La tâche de l'assistant n'est pas le désir de devenir une unité commerciale prospère avec des idées, mais le désir d'aider le gestionnaire en exécutant avec précision les commandes et en mettant en œuvre ses initiatives.

Apparence. Pour la plupart des managers, l'apparence n'est pas importante - bien au contraire : ils essaient d'éviter les assistants brillants et « décoratifs » qui auront l'air comiques dans une entreprise sérieuse avec des clients respectables. Les mentions d’apparence « présentable » se retrouvent dans une annonce sur dix. Le plus souvent, ces postes vacants proviennent de petites entreprises. Dans les postes vacants d'assistants personnels des propriétaires de grandes entreprises, il n'est pas fait mention d'apparence.

Nous analysons les résultats de l’enquête des deux côtés.

Portrait d'une assistante selon les managers- un interprète dévoué, intelligent, moyennement sociable, peu bavard, efficace.

Portrait d'un assistant selon les assistants- un leader d'initiative, à l'apparence brillante, un génie de la communication et des idées.

Le tableau montre que les réponses des assistants sont fondamentalement différentes de la vision des managers. C'est problème principal des malentendus entre candidats (et assistants déjà en poste) sur ce que le manager attend réellement de son assistant.

En nous basant sur les réponses et les souhaits des managers issus de l'enquête et en les soutenant par notre pratique de travail avec les exigences des postes vacants, nous sommes convaincus que les compétences professionnelles seules ne suffisent pas pour travailler en tant qu'assistant personnel. Ce poste valorise une intelligence élevée, une éducation, une expérience de vie et la capacité de naviguer rapidement situations extrêmes, érudition, esprit vif, sens de l'humour, dévouement et doté d'excellentes capacités de communication avec possession d'informations détaillées - la capacité de se taire.

Qualités personnelles d'un assistant :

• la capacité d'obéir, de ressentir l'ambiance ;
• la capacité de prédire la réaction du leader ;
• compétences en communication;
• compétences organisationnelles;
• multitâche;
• débrouillardise, réaction rapide;
• résistance au stress;
• capacité à stocker des informations;
• érudition, connaissance de divers domaines;
• hautes performances;
• convivialité, sourire;
• désir de se développer (développement personnel);
• diplomatie;
• précision;
• connaissance de l'étiquette

COMMENT PASSER UN ENTRETIEN AVEC LES AGENCES DE RECRUTEMENT ?

Lorsque vous consultez les offres d'emploi, vous devez non seulement tenir compte des sites de recherche d'emploi, mais également contacter les agences de recrutement, car toutes les offres d'emploi ne sont pas publiées sur Internet.

Presque toutes les grandes et moyennes entreprises connues sur le marché essaient de ne pas annoncer la recherche d'un assistant, surtout si le propriétaire de l'exploitation a besoin d'un assistant. Si le motif du poste vacant est le remplacement d'un employé existant,

alors la position devient généralement strictement confidentielle, et il est impossible de connaître son existence. Dans de tels cas, l'agence elle-même vous contactera si votre CV figure dans sa base de données.

L'interaction avec une agence de recrutement pour un poste vacant présente de nombreux avantages :

• vous serez informé en détail de l'entreprise, des spécificités de l'entreprise, de la personnalité du dirigeant et de quelques exigences supplémentaires ;
• fournira des conseils gratuits sur la façon de se comporter lors d'un entretien avec un employeur ;
• vous aidera à modifier et formater correctement votre CV ;
• Ils vous donneront un certain nombre de recommandations sur la façon d’aborder une réunion.

Lorsque vous démarrez des contacts avec une agence de recrutement, n'oubliez pas que dès la première minute d'interaction, vous êtes déjà évalué et vous subissez déjà des tests « secrets ». Lorsqu'il communique avec vous par email, le consultant de l'agence tire les premières conclusions sur la correspondance et le style de présentation des informations. Cela s'applique également à la communication téléphonique - le timbre de la voix, la diction, la convivialité, le sérieux et la rapidité de réaction sont importants. Avant le premier rendez-vous, vous passez un test de ponctualité et de sang-froid.

Il faut se préparer au concours et rappeler qu'un nombre colossal de candidats sont considérés pour ces postes vacants qui répondent aux exigences formelles : expérience professionnelle, formation, âge, état civil, apparence, performance, résistance au stress, connaissance des langues étrangères. langues, etc

Le candidat est ensuite testé à l'aide de diverses techniques(tests, questionnaires, graphologie, physionomie, langue des signes). Ceci afin de déterminer les qualités personnelles et le type de tempérament du candidat, d'identifier les qualités absolument incompatibles avec ce métier et avec ce manager, et de comprendre s'ils peuvent trouver un langage commun.

Du coup, parmi des centaines de candidats, nous parvenons à en sélectionner quelques-uns, mais, malgré la longueur et la partialité de la sélection au sein de l'agence, vous aurez une série de rendez-vous tout aussi partiaux avec l'employeur.

En règle générale, en attribuant un poste vacant à un assistant personnel, l'employeur se décharge de tout le travail complexe et minutieux de sélection des candidats en fonction de leurs compétences professionnelles et se réserve une fonction finale importante - la sélection en fonction de leur compatibilité psycho-émotionnelle. avec le gérant.

Même si vous disposez déjà d’une vaste expérience en recherche d’emploi, n’oubliez pas que vous devez vous préparer à l’avance pour chaque nouvel entretien :

• vous devez étudier toutes les informations disponibles sur l'entreprise et le dirigeant, lire des interviews, des discours, des articles du futur patron et tirer des conclusions par vous-même ;
• préparez une courte histoire sur vous-même (une histoire sur votre famille et les activités/occupations de vos parents doit également être préparée - c'est un indicateur des valeurs de vie d'une personne) ;
• le succès dépend des capacités de présentation de soi.

Faites votre promotion avec tous les attributs de la publicité marketing. Inutile de décrire vos points forts et de lister vos fonctions (tout cela est déjà dans le CV). Parlez des avantages que vous pouvez apporter à votre manager, parlez des victoires sur votre ancien lieu de travail, des personnes de haut niveau avec lesquelles vous avez interagi, des événements à grande échelle que vous avez organisés - confirmez votre professionnalisme et vos réalisations par des faits ;

• il faut formuler brièvement les raisons du départ lieu précédent travail. Vous aurez également besoin d’une explication des raisons pour lesquelles vous souhaitez devenir assistant de ce manager en particulier ;
• Ils mèneront certainement un entretien basé sur les compétences, c'est-à-dire il vous sera demandé de décrire cas réels de votre pratique, dans laquelle vous avez montré vos qualités et vos miracles d'intelligence. Vous devez vous souvenir à l'avance de toutes les situations difficiles, vous rappeler quelques bons exemples. Préparez des exemples honnêtes d’échecs. Ils peuvent également être interrogés à leur sujet, et ici il est important de montrer que vous avez corrigé vous-même l'erreur ;
• il existe une probabilité absolue qu'ils mènent avec vous un entretien situationnel (sur la base de cas). Il vous sera proposé et décrit une situation similaire à celles qui peuvent se présenter dans la pratique ; vous devrez donc trouver la bonne issue et la bonne solution ; Voici des exemples de cas :

Tâche 1. Votre patron est en route pour l'aéroport, le temps est limité et soudain il découvre qu'il a perdu téléphone mobile. Il y a eu plusieurs réunions avant cela, et il ne sait pas exactement où il l’a laissé, et le vol est possible. Le patron vous appelle depuis la voiture, depuis le téléphone de son chauffeur, et vous dit qu'il attend des appels importants dans les 30 prochaines minutes, mais il n'y a pas de téléphone. Quelles sont vos actions ?

Tâche 2. Il est nécessaire de louer une Porsche pour voyager en Italie. Comment économiser de l’argent ?

Tâche 3. Sur instructions de votre patron, vous conduisez votre voiture pour vous rendre à un rendez-vous urgent avec un partenaire important et, dans votre précipitation, vous enfreignez le code de la route. La police de la circulation vous arrête, vous retire votre permis et appelle la police de la circulation. Il reste peu de temps avant la réunion. Quelles sont vos actions ?

Cible: test de vitesse de réaction (à quelle vitesse l'assistant personnel est capable de passer à l'étape suivante), de méthodes de résolution d'un problème (de manière autonome, demander de l'aide à un niveau personnel, impliquer d'autres personnes, etc.).

Au moment de résoudre ce problème, un modèle de comportement apparaît dans situation difficile- la priorité des actions est déterminée (soit résoudre votre problème, soit arriver à une réunion à l'heure), le degré de conflit (j'exigerai, je ferai des ennuis, je prouverai), la tendance à réorienter la responsabilité (j'appellerai mon patron/partenaire et expliquer la situation, je dirai que je ne peux rien faire), la créativité, l'originalité des solutions proposées, le nombre de solutions alternatives (pensée versionnaire), la présence des compétences et de l'expérience nécessaires pour résoudre des situations similaires .

Tâche 4. Vous voyagez sur instruction de votre patron chez un partenaire que vous ne connaissez pas pour lui offrir un cadeau (que le patron lui-même a apporté au bureau dans une grande et belle boîte). Vous avez l'adresse de l'entreprise, le numéro de téléphone du partenaire à qui le cadeau est destiné, l'heure indiquée pour la livraison du coffret et l'accord du patron selon lequel le partenaire est là et attend.

À votre arrivée, vous découvrez que votre partenaire vient de partir pour un rendez-vous urgent et on ne sait pas quand il reviendra.

Vous n'avez pas beaucoup de temps et vous ne pouvez pas attendre. Les options suivantes sont disponibles au choix :

• repartez avec un cadeau pour la prochaine tâche ;
• appelez votre patron et obtenez des instructions sur la marche à suivre ;
• remettre le cadeau au secrétaire en lui demandant de le transférer au partenaire dès son retour ;
• proposez vos solutions.

Cible: déterminer le modèle de comportement maximum souhaité dans le cadre du poste vacant proposé. Des qualités se révèlent absolument inacceptables pour un futur patron.

Provocation 1. A la fin de l’entretien, la question est posée au candidat : ​​« Évaluez-moi en tant qu’intervieweur sur une échelle de 1 à 10 ».

Cible: Une telle proposition prête le plus souvent à confusion. Après tout, c’est une chose d’évaluer par téléphone la consultation d’un opérateur de service d’une entreprise, et une autre de regarder une personne dans les yeux et de lui dire qu’elle n’a pas fait du bon travail. Ainsi, un assistant personnel est testé pour son courage et sa loyauté.

Provocations 2. Qu'est-ce que 17 % de 258 450 ? Temps de réponse - 3 secondes.

Cible: tester la résistance au stress, l'érudition, l'ingéniosité, surveiller les actions d'un assistant personnel. Sous le stress, les entretiens et le temps limité, les assistants personnels deviennent confus (« Pourquoi devrais-je compter ? Je ne suis pas comptable ! ») et abandonnent immédiatement (« Je ne pourrai pas compter aussi vite »).

• il faut penser à la forme des vêtements, parce que... l'assistant doit avoir un sens du style impeccable. Il faut avoir l'air soigné et soigné, car l'assistant est le visage de l'entreprise, le lien entre le manager et les partenaires commerciaux, les clients et les salariés.

La réussite professionnelle ne dépend qu’à 30 % des compétences professionnelles. Les 70 % décisifs sont la capacité de communiquer avec les gens, de manière amicale et constructive.

La décision interne d'embaucher un salarié est prise dans les 40 premières secondes de communication (la règle des quarante secondes). C’est la toute première impression dont tout le monde est averti. Et vous n’avez pas besoin de penser que la première impression est une belle coiffure, une manucure soignée et une jupe élégante jusqu’aux genoux. Bien entendu, tout cela est important. Mais un recruteur expérimenté n’aura besoin que de deux secondes pour vous accompagner de vos chaussures jusqu’à la racine de vos cheveux. Il vous reste 38 moments importants dont vous devez tirer le meilleur parti et qui détermineront votre réussite.

« COMMENT SAVOIR SI JE SUIS ADAPTÉ À CE POSTE ? »

C'est à chacun de décider d'envoyer ou non votre CV à un poste vacant tentant.

Mais si vous « ne répondez pas » partiellement aux exigences énoncées, il est conseillé d'envoyer votre CV et de perdre du temps uniquement si vous remplissez les exigences clés du poste.

Soulignons les points de « conformité » les plus importants sur lesquels il est peu probable que l'employeur ferme les yeux.

Expérience. Dans la plupart des cas, avoir une certaine expérience est essentiel. En indiquant dans les exigences la durée de travail dans un poste similaire, l'employeur compte sur un certain niveau de qualification acquis par le candidat. Un assistant travaillant pendant deux ans n'aura pas suffisamment d'expérience pour bien accomplir les tâches requises.

Il y a une forte probabilité d'intérêt pour votre CV si votre expérience professionnelle est inférieure à celle requise, mais obtenue dans de grandes entreprises. Il convient également de souligner particulièrement vos réalisations et la qualité de l'exécution des tâches assignées dans des projets complexes.

Sphère. La connaissance de certaines spécificités de l'entreprise peut être une exigence stricte si l'on s'attend à ce qu'un assistant personnel participe à divers projets d'entreprise. Lors de la clarification de la fonctionnalité, il deviendra clair s'il ne s'agit que d'un souhait basé sur l'idée d'un candidat idéal. Des candidats issus de structures similaires pourront être considérés, mais une expérience dans un domaine similaire sera un atout indéniable.

Taille de l'entreprise. Structure organisationnelle, nombre de niveaux de direction, interaction avec les départements, domaines, divisions, présence de processus de fusion et de diversification de l'entreprise, niveau des fournisseurs, des clients et du marché des concurrents, zones de présence, chiffre d'affaires, profit, personnel de l'entreprise - ce sont les facteurs qui déterminent la qualité et l'expérience des communications d'un assistant personnel, sa compréhension des processus métier, son niveau d'implication dans les activités de l'entreprise. Cela détermine le professionnalisme de l'assistant.

Par conséquent, en règle générale, les grandes entreprises recherchent un assistant provenant d'une entreprise tout aussi grande, sinon l'employé ne sera pas efficace.

Connaissance des langues. Si le poste implique de travailler dans une entreprise internationale ou de beaucoup communiquer avec des collègues ou partenaires étrangers, langue anglaise pour un assistant, c'est le principal outil de travail. Si votre connaissance de la langue n'atteint pas un niveau courant, cela ne sert à rien d'essayer ; le premier test confirmera immédiatement la perte de temps.

Âge. Le moment est sensible et délicat. Comme on le sait, il était interdit aux employeurs d'indiquer l'âge des candidats dans les descriptions de poste (clause 6 de l'article 25 de la loi de la Fédération de Russie du 19 avril 1991 n° 1032-1 « sur l'emploi dans Fédération de Russie" ; dans l'éd. en date du 29 décembre 2015). Malgré l'interdiction légale, cette exigence est essentielle et décisive, et si le manager est déterminé à embaucher une jeune jolie fille,

il est alors peu probable qu'il accepte d'accepter une femme en âge de préretraite. Malheureusement, l’âge est le motif non officiel de refus le plus courant. Comment savoir si vous avez le bon âge ? Tout d'abord, vous devez être plus prudent : il ressort souvent clairement du texte et des allusions aux mots du poste vacant ce que groupe d'âge c'est calculé.

Il existe un schéma : un jeune manager choisit un jeune assistant. Un patron mature avec une femme et des enfants choisit une assistante mature. Pour un leader mûr sans épouse, en règle générale, l'âge de l'assistant n'a pas d'importance. Étudiez le site Internet de l'entreprise : vous y trouverez le plus souvent des informations qui vous aideront à comprendre approximativement les préférences d'âge des managers. Au contraire, votre CV doit indiquer votre date de naissance et comporter une photographie dans un style strictement business.

DEMANDE. SALAIRE. PERSPECTIVES

Le besoin d'un assistant personnel peut survenir :

• lorsque deux ou plusieurs niveaux de subordination apparaissent dans l'entreprise ;
• si le manager a besoin d'entretenir un grand nombre de contacts extérieurs à l'entreprise.

Mais les réalités du marché sont telles qu’aucun manager ne peut se passer d’un assistant personnel. Et plus l'entreprise est sérieuse et plus les tâches de l'entreprise sont importantes, plus le besoin d'un assistant personnel est grand (les hommes d'affaires sont bien conscients de l'importance de cette personne tant pour le dirigeant que pour l'ensemble de l'entreprise).

Selon le niveau d'exigence et la variété des tâches, les assistants perçoivent différentes sommes d'argent :

• 1 500-2 000 $ - tâches standards d'un secrétaire et combinant les fonctions d'un chef de bureau ;
• 2 000-3 000 $ - en plus de ce qui précède : aide au déplacement, soutien administratif, exécution de tâches personnelles individuelles ;
• 3 000-5 000 $ - en plus de ce qui précède : gestion de projets d'entreprise, mise en œuvre des changements, gestion complète des affaires personnelles du patron, gestion et contrôle des affaires de tous les associés ;
• 5 000-6 000 $ ou plus - en plus de ce qui précède : des compétences en matière d'entraînement sportif professionnel, un niveau en arts martiaux et en tir, un accompagnement personnel du patron à toutes les réunions.

Il n'y a pas d'évolution de carrière pour le poste d'assistant personnel. Il s’agit véritablement de l’échelon le plus élevé de l’échelle administrative. Et le manager ne vous laissera aller nulle part - le patron valorise davantage un assistant personnel intelligent que les cadres supérieurs. Mais il existe une voie intéressante s'il y a une volonté d'évoluer au sein de ce poste - en maximisant vos compétences et aptitudes professionnelles, en élargissant votre éventail de responsabilités (apparaissant dans les classements des meilleurs assistants personnels), vous saurez et pourrez faire plus, et par conséquent, vos revenus et votre statut seront plus élevés.

Des compétences en communication avec les hauts responsables de diverses entreprises, des compétences organisationnelles, une expérience en matière de documentation commerciale et la capacité d'analyser la situation seront utiles pour un assistant personnel dans le domaine du marketing. Les RH et l'avocat sont quelques autres options de carrière, mais seront nécessaires formation complémentaire, des cours spécialisés et une séparation difficile avec le patron, car le manager ne lâchera pas son précieux assistant.

Les plus ambitieux améliorent leurs compétences en gestion (s'ils en ont la capacité) et prévoient pour leur développement ultérieur le poste de directeur adjoint, mais ce sont des cas isolés où le patron permet à son assistant d'occuper officiellement ce poste de direction.

Réponses

Tâche 1. Faites immédiatement un renvoi vers vous-même, puis, lorsque des appels importants sont passés, bloquez le numéro du patron et récupérez une nouvelle carte SIM, mais en même temps recherchez le téléphone perdu.

Tâche 2. Louer une Porsche pour une journée en Italie coûte 2 500 €, mais la même Porsche peut être louée pour le même prix en Allemagne pour une semaine. Le chauffeur du patron se rend en Allemagne, y récupère une voiture et la livre au patron en Italie. En Italie, le patron conduit pendant une semaine, puis laisse la voiture, et le chauffeur la décolle et la reconduit. Le résultat est des économies colossales.

Tâche 3. Plusieurs solutions possibles.

Tâche 4. Choisir la première option : en fait, la tâche n'a pas été achevée, et ce choix caractérise l'incapacité d'agir dans des circonstances inattendues.

Choisir la deuxième option : il y a une volonté d'accomplir la tâche assignée en toutes circonstances, mais il y a un manque d'intelligence et d'ingéniosité. Il existe également une tendance à réorienter les responsabilités.

Choisir la troisième option : il y a une volonté d'exécuter la commande, mais les conséquences ne sont pas calculées, car le cadeau est destiné spécifiquement au partenaire, sans parler d'une éventuelle confidentialité.

Provocation 1. La réponse (flatterie, compliments, légères critiques, honnêteté) déterminera dans quelle mesure l'assistant travaillera avec un patron particulier, en tenant compte de son type psychologique et de son style de gestion, car souvent, même de légères critiques à l'égard du patron sont inacceptables.

Provocations 2. L'essentiel pour répondre à de telles questions est de ne pas refuser de donner une réponse immédiate, de ne pas rester silencieux, calculant dans sa tête et souffrant pendant plusieurs minutes. Peut:

• prenez un morceau de papier et calculez le pourcentage ;
• prenez un téléphone portable et calculez sur une calculatrice ;
• commencez à penser à haute voix que 50 % équivaut à environ 130 000, 25 % équivaut à environ 65 000 et 17 % équivaut à environ 50 000. Personne n'a besoin d'une réponse exacte, ce qui est important, c'est votre réaction, votre réflexion et votre ingéniosité dans n'importe quelle situation.

Il existe une opinion selon laquelle une personne entre 25 et 30 ans peut être assistante. De nombreux experts sont très sceptiques quant à l’établissement de telles limites. Un travail qui exige un stress élevé et une grande concentration impose des exigences particulières en matière de professionnalisme, de stabilité psychologique et de compétences en communication, qui s'acquièrent uniquement par les connaissances, l'expérience et la réputation. C'est pourquoi le poste d'assistant personnel a récemment « mûri » de manière significative. En se concentrant sur un ensemble de paramètres et de caractéristiques objectifs et subjectifs, une personne ayant atteint sa pleine maturité personnelle et professionnelle peut être considérée comme un assistant fiable. De ce point de vue, avoir 30 ans n'est pas la fin d'une carrière d'assistant, mais plutôt le point de départ. Jusqu’à récemment, c’étaient principalement des représentantes qui devenaient assistantes personnelles. Aujourd'hui, un assistant masculin n'est plus rare - il se distingue par sa détermination, sa détermination et sa retenue émotionnelle, il est intelligent et capable de réflexion stratégique. À leur tour, les assistantes sont plus résistantes au stress, s'adaptent mieux, ressentent plus subtilement les nuances des relations grâce à leur flexibilité, trouvent rapidement une issue à une situation difficile, sont attentives aux détails et ont la capacité d'écoute, et sont plus patient lors de l’exécution d’un travail de routine. Par conséquent, le choix d'un assistant ne doit pas être basé sur son sexe, mais sur son professionnalisme et un ensemble de compétences.

Les exigences de formation pour un candidat au poste d'assistant personnel ne sont pas trop strictes : il peut être un spécialiste avec une formation supérieure dans n'importe quel domaine, l'essentiel est la présence d'autres éléments nécessaires pour réaliser la fonctionnalité de ce poste. Le plus souvent, des spécialistes des sciences humaines - spécialistes dans le domaine des affaires touristiques, des relations publiques et du support documentaire à la direction, historiens, traducteurs, journalistes, philologues - réussissent dans le rôle d'assistants. Un assistant peut avoir une formation technique, économique ou juridique - ces spécialistes ont souvent un esprit analytique, démontrent leurs capacités à préparer des revues, des rapports ou à superviser des projets et effectuent des tâches d'une complexité accrue. Et bien sûr, une formation correspondant au profil de l’entreprise est toujours la bienvenue.

Dans le même temps, les exigences en matière d'expérience professionnelle et de compétences professionnelles d'un assistant sont très élevées. Ceux qui pensent qu'il suffit qu'un assistant personnel ait des compétences en secrétariat - connaître une langue étrangère, utiliser un ordinateur, avoir de l'expérience dans la rédaction de lettres commerciales et l'organisation de voyages d'affaires, la réservation de billets et l'organisation de réunions d'affaires - se trompent. En plus de tout ce qui précède, l'assistant doit :

Posséder un esprit analytique et une capacité de pensée logique systématique ;

Avoir bon souvenir, réagissez rapidement ;

Être travailleur, résilient et résistant au stress ;

Avoir une vision large, un discours compétent ;

Être capable d'assumer des responsabilités;

Avoir bon goût ;

Soyez fidèle aux intérêts corporatifs et aux intérêts personnels de votre leader.

Il est nécessaire de noter une telle nuance de la vie d'un assistant personnel d'un cadre que sa vie personnelle. E.V. est au courant. Mayorova, directrice RH de PRIME DEVELOPMENT

Un directeur adjoint, comme toute personne, a droit à la vie privée. Mais peu de gens parviennent à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Résoudre les tâches fixées par le manager demande énormément d’efforts et de temps, et entre-temps, le cercle de ses propres connaissances devient considérablement plus restreint en raison d’un emploi constant. Beaucoup de temps passe et, du matin au matin, vous devez résoudre les problèmes des autres. La frontière entre le travail et la vie personnelle devient invisible et cycle de vie acceptable pour la plupart des gens - 8 heures de sommeil, 8 heures de travail et 8 heures de divertissement et de repos - n'est mis en œuvre aucun jour de la semaine. Dans la plupart des cas, cela se termine par une relation non commerciale. Les offres des employeurs pour le poste vacant de secrétaire-assistante et d'assistante de direction bien rémunérées se trouvent souvent sur les sites Internet et dans les médias spécialisés pour l'emploi, mais de nombreuses personnes sont prêtes à occuper ce poste. Diverses histoires de romans féminins sur des filles réfléchissant et essayant d'organiser leur vie personnelle au travail nous convainquent que cela est possible. Dans quelles conditions l'intrigue de roman de femmes peut être incarné dans la vraie vie, peut être imaginé à partir des observations de la vie de collègues, d'amis travaillant dans ces postes, de vues de sites Web agences de recrutement en recherche d'emploi. Par exemple, lorsqu'un manager recherche volontairement un référent possédant un certain ensemble de qualités pour effectuer non seulement des tâches standards de la description de poste, mais également pour d'autres fonctions, souvent de nature non commerciale. Cette tradition, venue de l'Occident dans notre pays, s'est répandue en Russie depuis l'époque de la perestroïka. atteint actuellement son plus haut sommet de popularité.

Il est également courant qu'un assistant, après le premier mois de travail, soit confronté à des réclamations du directeur qui ne coïncident pas avec son valeurs de la vie et principes. Il arrive bien sûr que les principes de vie de l’assistant changent et qu’une sympathie mutuelle apparaisse. Mais, souvent dans cette situation, tout ne se termine généralement pas par de simples indices du manager. Et en cas de refus, des omissions, un mécontentement du public, des commentaires et des licenciements suivront certainement. Il peut également y avoir un développement progressif d'une relation d'affaires entre le manager et l'assistant. Au fil du temps, les gens s'habituent simplement les uns aux autres, se rencontrant et communiquant sur des questions commerciales au cours de plusieurs mois ou années de collaboration. La fin dans de tels cas est très variable : de l'ennui à la rupture jusqu'à la formalisation de la relation. Aussi variées que soient les histoires de la vie des assistants, la décision d'atteindre un objectif de carrière, une certaine richesse matérielle, en établissant une relation personnelle avec un manager peut difficilement être considérée comme une réussite. Le plus souvent, les rêves de l'intervieweur d'un mariage réussi avec le manager sont également irréalistes. Quoi qu’il en soit, il ne serait pas inutile de réfléchir aux expériences d’autres référents assistants qui ont déjà parcouru un chemin similaire. Les managers qui choisissent un assistant recherchent bien entendu avant tout un collaborateur compétent et professionnel, si possible fidèle. Mais en même temps, une apparence présentable est importante pour cette profession, c'est pourquoi avoir une photo dans votre CV est une exigence courante pour les candidats à ce poste. Et pourtant, il est douteux qu'un manager puisse se contenter d'une personne qui n'est pas énergique et qui n'est pas intéressée par un travail avec des perspectives de croissance et qui n'attend pas une coopération à long terme. Les hommes d'affaires sont responsables de leur entreprise et ils fixent les priorités comme elles devraient l'être : un travail réussi et des résultats concrets passent avant tout. Par conséquent, les candidats au poste vacant d'assistant personnel, après une sélection préalable sur la base d'une photo et d'un curriculum vitae, doivent également se soumettre à un entretien comprenant une discussion sur le curriculum vitae, les compétences professionnelles, les conditions de travail et le niveau de salaire, puis en remplissant le formulaire généralement accepté. questionnaire de candidature, réussite de tests psychologiques, etc. En raison des stéréotypes dominants, on pense qu'un candidat postulant au poste de directeur adjoint recherche des moyens faciles dans la vie, en particulier une carrière réussie, et espère peut-être aussi une réussite vie personnelle. Cependant, comme le montre l'expérience, en réalité les attentes de l'assistant et du manager coïncident rarement. L'assistante, souvent une jeune fille, s'attend à des changements globaux non seulement dans sa carrière, mais aussi dans sa vie personnelle en raison de son âge et, en règle générale, le manager a des projets complètement différents. Les signes d'attention, les compliments et un manager sont perçus par l'assistant comme une offre potentielle pour une relation à long terme. Que le manager se lasse de la routine professionnelle et des problèmes familiaux et souhaite parfois passer un bon moment. Le leader n'a pas de projets ambitieux pour des relations à long terme. Et si la carrière de l'assistant ne fonctionne pas, ce qui se traduit par l'absence de changement de poste au cours des deux ou trois premières années de travail, il vaut mieux qu'il quitte simplement l'entreprise.

Le directeur général d'une société de conseil m'a un jour expliqué comment il considérait un assistant idéal ; parmi les qualités requises, il a indiqué qu'il devait avoir des qualités personnelles telles que la gentillesse et la réactivité, l'intelligence et l'attention. Les relations informelles étaient également impliquées ici. L'assistante potentielle se voit en effet proposer le rôle de seconde épouse - que le manager cache à tout le monde. Dans cette situation, il est difficile d'être heureuse pour la femme. Mais elle ne se contentera jamais d’un rôle mineur. Au contraire, avec le temps, le conflit mental d'une assistante devient plus aigu, car plus les relations professionnelles et informelles durent longtemps, plus les fils et les liens invisibles entre les personnes apparaissent. La situation devient très compliquée après la naissance d'un enfant commun, qui dans une famille ordinaire renforce le mariage plus qu'il ne le détruit, ce qui ne peut être dit de la situation de coexistence tacite, généralement cachée aux amis, aux parents et à la femme. Souvent, les assistants se voient confier de nombreuses responsabilités qui n'ont aucun rapport avec la description de poste. L'exercice de « tâches étendues » oblige les assistants à passer un temps illimité avec les managers, à résoudre leurs affaires, y compris personnelles. Tout irait bien sans l'immersion excessive dans les affaires du manager ; cela crée l'illusion d'une confiance particulière dans l'assistant, et chez le manager, cela forme un complexe d'intérêt personnel pour l'assistant en tant que personne extrêmement nécessaire. De telles relations de confiance accrue peuvent créer un sentiment d'attachement chez une femme, et parfois contribuer à l'émergence d'une dépendance à l'égard du leader. Dans une telle situation, le résultat peut être mauvais. Comme le montre la pratique, non seulement un assistant peut dépendre du manager. Un manager peut aussi devenir dépendant de son assistant et même en souffrir. Souvent, c'est de l'assistant qu'il dépend moralement et. climat psychologique toute l'équipe. Cela concerne tout d'abord le référent, qui est étroitement lié au manager non seulement par le biais des affaires, mais aussi par des relations informelles. Il existe des cas connus où tous les contacts avec le manager se limitaient à son assistant, puis, sans avoir bonnes relations avec un assistant, il est impossible de réaliser quoi que ce soit - ni une rencontre avec le manager, ni ses décisions positives ou rapides, extrêmement nécessaires en affaires. Le manager est dépendant de l'humeur de l'assistant, ce qui a un impact décisif sur tous les collaborateurs. Dans un tel environnement, l’équilibre psychologique de l’équipe est perturbé. De peur de tomber sous la main brûlante d'un assistant, puis d'un manager, les salariés tentent de cacher la situation réelle de l'entreprise et sont contraints de déformer les faits, ce qui affecte négativement les résultats de l'entreprise dans son ensemble. Et si au début tout le monde est content de tout, alors plus tard, ils peuvent revenir au manager non pas avec des victoires, mais avec des problèmes dans les affaires. Tous les assistants ne sont pas capables de jouer à la fois le rôle d'assistant et d'amant - un manager devrait y penser dès le stade initial des relations informelles avec son assistant. Refroidissement dans les relations, typique pour la plupart romances de bureau entre un manager et son assistant, se produit toujours à un moment donné, parfois de manière totalement inattendue pour les deux ou l'une des parties. La durée de la période de communication commerciale et non commerciale, d'initiation de l'assistant aux secrets du « tribunal de Madrid » varie pour tous les « couples » (généralement d'un an à quatre ans). Pendant ce temps, la vie personnelle se mélange au travail, comme un cocktail dans un mixeur. Ce qu'il faut faire? Il s’agit d’une question russe originale, souvent posée lorsqu’une personne est confrontée à un problème complexe. Mais ici, un problème sérieux est évident : il y a une « accrétion » sur une personne et ses intérêts, et peut-être absolument futile. La direction mineure du développement de tels romans est un trait caractéristique de la vie personnelle d'un directeur adjoint. Prendre soin d’un leader commence par le besoin primordial de la femme de prendre soin, qui se transforme progressivement en habitude. Et ce qui est le plus désagréable, c’est que c’est cette habitude qui devient une pierre d’achoppement, entraînant peu à peu l’assistante dans le marais d’une relation sans avenir concret. S’ensuit alors la perte du sens des responsabilités face à son destin et une dépendance mal cachée à l’égard du leader, représentant des « puissances de ce monde ». À propos de ceux qui ont réussi à épouser leur chef et à faire brillante carrière Grâce au patronage de son mari, homme d'affaires, la presse en parle peu, et précisément parce que cela arrive assez rarement dans la vie. Et pourtant, cela arrive ! Mon ami directeur général cabinet d'avocats, a essayé un jour de me prouver que tout est possible dans la vie... Sa liaison avec son assistant personnel s'est terminée avec succès pour tous les deux, si cela peut être envisagé, bien sûr. Il épousa une jeune assistante, quittant ainsi son ancienne famille. Son opinion a résonné à mes oreilles comme une sonnette d'alarme : il s'avère : « il faut tout essayer dans la vie : ouvrir sa propre entreprise, changer de femme si un tel besoin s'en fait sentir et, si possible, changer de pays en partant à l'étranger. » Et si, peut-être, tout le monde est d'accord avec l'opinion selon laquelle « essayer la plume » dans le domaine de l'ouverture de sa propre entreprise, qui correspond bien aux principes de vie de toute personnalité mûre, alors sur la question du changement de femme et de patrie, je crois il y aura un large débat, et il y aura bien plus d'opposants à cette opinion que de défenseurs. Ainsi, sa jeune épouse dirige désormais un secteur d'activité nouveau et des plus complexes : la production de tricots. Elle se lève avant son mari, travaille depuis huit heures du matin et ne rentre chez elle que tard le soir, vers dix heures. Il s'avère que seules des assistantes très énergiques et travailleuses, prêtes à rejoindre les rangs des femmes d'affaires constamment occupées et travaillant de manière très intensive, 12 à 14 heures par jour, peuvent espérer ce mariage des plus réussis.

Et pourtant, pour les hommes d’affaires russes, proposer en mariage à leur propre secrétaire n’est pas du tout une démarche habituelle, tout comme pour leurs collègues étrangers. Le rêve des filles et des femmes qui postulent au poste de directrice adjointe dans le but d'un mariage réussi s'apparente au rêve de remporter un gros gain dans un casino : tout dépend de la façon dont le jeton atterrit. Cependant, selon les observations, seules les personnes très riches et très fortunées vont au casino pour jouer ; elles perdent plus souvent qu’elles ne gagnent, et cela ne les intéresse pas – elles ne s’appauvrissent pas. Et lorsque l’enjeu est votre propre bien-être, comme dans le cas d’une assistante qui n’a pas trouvé de « refuge » vital dans le rôle d’épouse légale et d’alliée de son propre chef, peut-être que le risque n’en vaut pas la peine ? L’amour au début d’une entreprise ne se termine pas nécessairement par un mariage heureux à la fin.

(« Secrétaire-référent » n°10 2007)

Responsabilités professionnelles assistant (assistant) du directeur général– il s’agit avant tout d’une assistance au dirigeant de l’entreprise. La description de poste d'un assistant (assistant) du directeur général peut inclure des exigences spécifiques (par exemple, la connaissance de deux langues étrangères) et des responsabilités. Dans tous les cas, un exemple de description de poste d'assistant (assistant) du directeur général vous aidera à rédiger un document personnel.

Description du poste d'assistant du directeur général
(Description de poste pour le directeur général adjoint)

J'AI APPROUVÉ
directeur général
Nom de famille I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Dispositions générales

1.1. L'assistant (assistant) du directeur général appartient à la catégorie des spécialistes.
1.2. Un assistant (assistant) du directeur général est nommé au poste et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. L'adjoint au directeur général rapporte directement au directeur général de l'entreprise.
1.4. Pendant l'absence de l'assistant (assistant) du directeur général, ses droits et responsabilités sont transférés à un autre fonctionnaire, comme annoncé dans l'arrêté de l'organisation.
1.5. Est nommée au poste d'assistant (assistant) du directeur général une personne qui remplit les conditions suivantes : formation - enseignement supérieur ou supérieur incomplet, expérience dans un travail similaire d'au moins un an, connaissance du matériel de bureau (fax, copieur, scanner , imprimante), programmes Microsoft Office (Word, Excel), travail de bureau.
1.6. L'assistant (assistant) du directeur général est guidé dans ses activités par :
- les actes législatifs de la Fédération de Russie ;
- Charte d'Entreprise, Règlement Intérieur du Travail, autres règlements les entreprises ;
- les ordres et instructions de la direction ;
- cette description de poste.

2. Responsabilités professionnelles de l'assistant (assistant) du directeur général

L'assistant (assistant) du directeur général exerce les responsabilités professionnelles suivantes :
2.1. Planifie la journée de travail du Directeur Général (réunions, appels, accueil, etc.).
2.2. Assure un support technique pour les activités du Directeur Général (commande de transport, de billets ; organisation de réunions, négociations, etc.)
2.3. Accompagne le directeur général lors de réunions, de voyages, etc.
2.4. Participe aux négociations, aux réunions d'affaires, aux réceptions spéciales; tient des procès-verbaux et d’autres documents documentant les progrès et les résultats des réunions et des négociations.
2.5. Au nom du directeur général, coordonne les dossiers individuels avec les employés divisions structurelles, leur communique les instructions et ordres du gérant ; contrôle l’exécution des instructions et des ordres.
2.6. Recueille les documents et les informations nécessaires au directeur général, prépare les documents analytiques, informatifs, de référence et autres et les présente au directeur.
2.7. Effectue le travail de bureau, reçoit la correspondance reçue pour examen par le directeur général, accepte les documents et déclarations personnelles pour signature du directeur général, en tient les registres et les enregistre et les transmet au gestionnaire.
2.8. Prend rendez-vous avec le gérant et organise l'accueil des visiteurs.
2.9. Au nom du directeur général, rédige des lettres, des demandes et d'autres documents.
2.10. Effectue les travaux de préparation des réunions et des réunions tenues par le Directeur Général (rassembler le matériel nécessaire, informer les participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, de leur inscription), tient et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.11. Effectue les missions officielles individuelles du directeur général.

3. Droits de l'assistant (assistant) du directeur général

L'assistant (assistant) du directeur général a le droit :
3.1. Recevoir des informations, y compris des informations confidentielles, dans la mesure nécessaire à la résolution des tâches assignées.
3.2. Soumettre des propositions à la direction pour améliorer votre travail et celui de l'entreprise.
3.3. Demander personnellement ou au nom du dirigeant aux services de l'entreprise et à d'autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions officielles.
3.4. Exiger de la direction qu'elle crée des conditions normales pour l'exercice des fonctions officielles et la sécurité de tous les documents générés par les activités de l'entreprise.
3.5. Prenez des décisions relevant de votre compétence.

4. Responsabilité de l'assistant (assistant) du directeur général

L'assistant (assistant) du directeur général est chargé de :
4.1. Pour inexécution et/ou exécution intempestive et négligente de ses fonctions officielles.
4.2. Pour non-respect des instructions, ordonnances et réglementations en vigueur concernant la conservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. Pour violation du règlement intérieur du travail, discipline du travail, les règles de sécurité et de sécurité incendie.

Le travail d'un manager est chargé et intense, et pour que l'entreprise réussisse, le directeur doit déléguer correctement ses pouvoirs à ses subordonnés.

Vous apprendrez :

• Pourquoi un manager a-t-il besoin d’un assistant personnel ?
• Que doit faire un manager adjoint ?
• Quelles sont les exigences pour une personne postulant au poste de votre assistant ?
• Combien payer un directeur adjoint ?
• Comment trouver l'assistante de direction idéale.

En plus des spécialistes restreints - comptable, économiste, technologue et autres postes similaires - de nombreuses organisations ont créé le poste de directeur adjoint. De telles publicités apparaissent de plus en plus dans les sections des publications commerciales modernes, et ce n'est pas une coïncidence.

Étant le « bras droit » du directeur de l'entreprise, l'assistant exerce les fonctions de divers spécialistes : psychologue, organisateur, commis. Dans le même temps, les activités de l'ensemble de l'entreprise dépendent des résultats de son travail : les résultats des plus importants, l'esprit d'entreprise du patron, la réussite des nouveaux projets, le degré de coordination entre les spécialistes des divisions structurelles, etc.

Assistant manager : caractéristiques du métier

Un bon assistant de direction sera sans aucun doute utile à toute organisation, car très souvent, il est en fait la deuxième personne de l'entreprise. Un spécialiste actif, responsable, érudit et déterminé, exerçant les fonctions de directeur adjoint, est capable d'effectuer un travail de haute qualité et sans faille de toute complexité : de l'enregistrement de la correspondance entrante à la conclusion d'un contrat rentable avec des partenaires. C’est pour cette raison que les employés qui exercent leurs fonctions de manière impeccable et professionnelle sont très appréciés dans toute entreprise.

La pratique de l'organisation du travail est telle que des secrétaires confirmés, des chefs de divisions structurelles ou des chefs de bureau deviennent souvent des directeurs adjoints. Combinant avec succès les fonctions d'avocat et de consultant avec le travail de directeur adjoint, des spécialistes talentueux et compétents fournissent des résultats tangibles pour l'ensemble de l'entreprise.

Si nous parlons de la description de poste d'un spécialiste donné, il n'est pas possible de la compiler avec précision, mais en théorie, bien sûr, vous pouvez essayer. Mais comment définir la ligne au-delà de laquelle s'établit une entente intuitive entre le manager et son assistant, et dont dépend le succès de la coopération et de la compréhension mutuelle ? Bien sûr, tout le monde n’est pas doté de telles qualités. Ignorer les dépressions nerveuses du patron, être sociable, diplomate et, quelle que soit son humeur, avoir toujours l'air présentable - c'est ce que tout manager attend d'un assistant.

La coïncidence de « l’horloge interne » ou du rythme de travail est tout aussi importante. Si le patron manque constamment de temps, alors son assistant doit être mobile, rapide et en même temps ne pas montrer de signes de précipitation.

L'assistant personnel d'un dirigeant est avant tout un salarié dévoué de son entreprise, qui représente naturellement et sincèrement ses intérêts dans n'importe quel domaine d'activité : lors du contrôle alarme antivol et pour résoudre les désaccords indésirables entre spécialistes. Le meilleur encouragement pour lui est la récompense morale. On ne peut pas dire que le montant du salaire lui soit indifférent, cependant, il ne travaille pas pour de l'argent.

Les relations personnelles avec le leader constituent un aspect distinct et très important du climat psychologique. De plus, passant souvent du temps dans un cadre informel, le directeur adjoint en sait beaucoup sur la famille de son patron, les forces et les faiblesses de la vie du manager lui-même et de l'ensemble de l'entreprise. Un directeur expérimenté sera toujours en mesure de déterminer le degré de dévouement d'un employé envers l'équipe et si son assistant valorise les intérêts de l'entreprise.

Ce n'est un secret pour personne que les concurrents apprécieront les informations sur l'entreprise, ses avantages, ses solutions, ses stratégies de développement et d'autres informations confidentielles bien connues du directeur adjoint. En fonction de l'honnêteté de cet employé, de l'apparence confiante, diplomate et présentable du directeur adjoint, les partenaires potentiels de l'entreprise peuvent tirer des conclusions sur la situation de l'entreprise, le climat psychologique interne, le succès et la stabilité.

Comment travailler 4 heures de moins par jour et tout faire : l’algorithme de Gazprom

Vous perdez du temps lorsque vous passez des heures à répondre à des e-mails sans importance, à accomplir de manière chaotique des tâches en retard et, par conséquent, vous ne faites rien.

Les rédacteurs du magazine Commercial Director ont découvert des outils efficaces qui aideront à résoudre ce problème. Vous aurez besoin d'un planificateur de tâches personnel et d'instructions détaillées.

Horaires de travail du directeur adjoint

Comme les autres salariés, l'assistant personnel du manager exerce ses fonctions pendant les heures de travail prévues par les conditions. accord de travail. En règle générale, il s'agit d'une journée de travail de 8 heures avec une semaine de travail de cinq jours.

Cependant, dans la pratique, le temps de travail effectif dépasse souvent le cadre des obligations contractuelles et les fonctions les plus importantes sont exercées en dehors des heures de travail. Des réunions informelles, des négociations importantes pendant le « repos » dans la nature et d'autres scénarios similaires sont supposés dans les activités d'un assistant qui exécute des tâches supplémentaires sur recommandation de ses supérieurs.

Droits et responsabilités d'un directeur adjoint

Occupant un poste aussi important et responsable, le directeur adjoint est doté de certains droits en corrélation avec ses responsabilités. En particulier, travailler avec la documentation source présuppose le droit de l'assistant d'approuver ces documents. Parallèlement, pour étudier pleinement les éléments du dossier, l'assistant peut demander les informations nécessaires Informations Complémentaires du directeur et des spécialistes de l'entreprise.

Cet employé a le droit d'exiger les conditions de travail nécessaires. Des conditions de travail confortables, un climat psychologique positif, un niveau d'équipement technique approprié, tels sont des indicateurs dont dépend directement le résultat du travail d'un spécialiste. Étant donné que la rationalisation du processus de travail implique la division des fonctions de travail, de nombreuses opérations de travail nécessitent l'interaction de plusieurs spécialistes. En particulier, le traitement de la correspondance entrante n'exclut pas l'interaction entre la secrétaire et le directeur adjoint.

Les termes du contrat de travail prévoient une liste de tâches du directeur adjoint, qui peut toutefois être considérablement élargie dans la pratique en fonction des circonstances. Travaillant au sein d'une équipe de gestionnaire, l'assistant est responsable de :

• mauvaise exécution des fonctions de travail, des missions et des responsabilités directes prévues par le contenu des descriptions de poste approuvées qui ne contredisent pas le Code du travail de la Fédération de Russie ;
• les actions illégales prévues par la législation en vigueur ;
• causer tout dommage à l'entreprise prévu par le Code du travail de la Fédération de Russie, le Code civil de la Fédération de Russie et d'autres lois et règlements législatifs d'importance fédérale, régionale et locale.

Perspectives

Les assistants de direction expérimentés et talentueux ont certainement de sérieuses perspectives. Leur travail est très apprécié, car ce sont eux qui, avant tout, ont la possibilité de gravir rapidement les échelons de carrière et d'obtenir des résultats élevés dans la construction d'une carrière.

De larges perspectives s'ouvrent avant tout à ceux qui sont capables d'étudier et de systématiser des informations détaillées dans un court laps de temps, de choisir des tactiques de comportement et de fournir tout le nécessaire pour des négociations stratégiquement importantes. Les spécialistes qui démontrent des résultats positifs dans leur travail ont de nombreuses opportunités de faire progresser leur carrière et d'obtenir un poste prestigieux.

De quel type d'assistante de direction avez-vous besoin ? 10 types de secrétaires et assistants

Les pouvoirs et responsabilités d'un directeur adjoint varient en fonction de l'activité cible et de la stratégie de gestion de l'entreprise.

Assistante commerciale

Qui en a besoin : gestion d'entreprises avec un flux documentaire important.

Relève de : superviseur immédiat.

Un assistant commercial est un spécialiste responsable de nombreux processus : préparer et organiser les négociations et la documentation les concernant, élaborer le planning de travail du directeur. Le résultat des négociations, réunions et autres événements similaires dépend de son degré d'organisation, de loyauté et de diplomatie. Il s'ensuit que les directeurs adjoints sont des postes vacants divers qui nécessitent certaines connaissances, aptitudes, érudition et compétences.

L'assistant commercial exerce non seulement les fonctions techniques qui lui sont assignées, mais détermine également sur place la structure des tâches en cours et les exécute. De plus, ce spécialiste, en l'absence ou pour le compte du gestionnaire, effectue une partie du travail du directeur, dont le gestionnaire utilise les résultats dans son travail. Par conséquent, l’assistant a besoin de certaines connaissances et pratiques dans le profil de travail de l’entreprise.

La pratique veut que les hommes travaillent plus souvent que les femmes comme directeurs adjoints. Lors du choix d'une personne pour ce poste, le manager part du niveau de formation du spécialiste, de son expérience dans ce poste, du niveau de maîtrise des langues étrangères, car L'assistant personnel du manager doit être prêt à rencontrer une délégation étrangère. Sont également importantes des compétences telles que les compétences organisationnelles, la capacité de mener des négociations commerciales correctement et rationnellement et la volonté d'accepter. des solutions efficaces, basé sur une analyse de la situation actuelle.

Parmi les candidats à un tel poste, en règle générale, figurent des spécialistes âgés de 30 à 40 ans, possédant une formation supérieure spécialisée et une expérience de travail réussi dans cette industrie. Outre d'autres qualités commerciales d'un assistant potentiel, il y a en premier lieu la capacité de répondre de manière adéquate aux critiques, la capacité de ne pas laisser libre cours à des sentiments ambitieux, puisque les résultats de ses activités seront en fait utilisés par une autre personne. Ainsi, le métier de directeur adjoint ne convient pas aux candidats ayant de grandes ambitions personnelles.

Assistant personnel

Qui en a besoin : les dirigeants de grandes entreprises.

De qui relève-t-il : uniquement à son supérieur immédiat.

Le poste d'assistant personnel du dirigeant est pertinent pour une grande entreprise, où un effectif complet d'employés administratifs est déjà suffisamment constitué. Dans ce cas, ce sont le secrétariat et les autres catégories de spécialistes qui sont le « bras droit » du directeur. Leurs responsabilités consistent notamment à répondre aux besoins administratifs des directeurs en réservant des billets pour des voyages d’affaires, en réservant des chambres d’hôtel et en faisant les courses pour la famille du directeur. Il est à noter que le travail d’un adjoint de direction s’étend au-delà du bureau.

L'assistant libère en effet le patron de l'exécution de procédures organisationnelles de nature administrative, offrant ainsi la possibilité de gérer rationnellement l'entreprise et d'utiliser ses propres ressources avec une efficacité maximale. Afin de remplir toutes les conditions ci-dessus, le salarié doit posséder l'expérience nécessaire en tant qu'assistant personnel d'un manager ou d'un secrétaire-assistant pendant au moins 3 ans et recevoir, entre 25 et 35 ans, une formation supérieure spécialisée.

• Gestion du service commercial : 17 règles universelles

• Assistant personnel

Qui en a besoin : les dirigeants des grandes entreprises occidentales.

De qui rend-il compte : exclusivement au manager.

Pour réaliser des missions personnelles, assez courantes dans la pratique d'un manager, un poste tel qu'assistant personnel est inscrit au tableau des effectifs. Généralement, ce travail consiste à réaliser certaines missions pour les membres de la famille et les proches du manager. Un tel employé est souvent occupé à organiser des événements familiaux, des vacances, à organiser des loisirs pour les enfants du directeur, etc.

L'âge moyen d'un assistant personnel est de 26 à 35 ans, une formation supérieure spécialisée, des compétences organisationnelles maximales, de la retenue et des compétences en communication.

Secrétaire

Qui en a besoin : grandes, moyennes et petites entreprises.

Relève de : l’équipe de direction.

Le poste de secrétaire est nécessaire dans presque toutes les entreprises, quelle que soit sa forme organisationnelle et juridique. Les responsabilités de cet employé comprennent la réception et l'enregistrement de la correspondance entrante, la réponse aux appels téléphoniques et le transfert en temps opportun des communications avec le patron, le contrôle de la circulation des documents, la garantie d'un travail normal au bureau, la création et le maintien d'un microclimat positif dans la zone de réception de la direction.

Les filles âgées de 22 à 30 ans ayant une formation supérieure, secondaire spécialisée (moins souvent générale), maîtrisant les compétences d'un utilisateur de PC confiant, capable d'imprimer rapidement des documents et de traiter un grand volume d'informations entrantes, sont le plus souvent invitées. à ce poste. Pas dernier endroit est également accordée à des qualités personnelles telles que la responsabilité, les compétences en communication, la diligence et l'étiquette des affaires.

Secrétaire adjoint

Qui en a besoin : les dirigeants d’entreprises de 25 salariés maximum.

Le secrétaire adjoint est le même directeur adjoint chargé d'assurer le travail normal des spécialistes de bureau. Cet employé tape la correspondance sortante, accueille les invités et sert des boissons, répond aux questions des invités et assure un environnement agréable et convivial.

L'enseignement supérieur est un plus, la capacité d'utiliser rapidement le matériel de bureau et de saisir et traiter rapidement la correspondance entrante. Les demandeurs d’emploi ayant une expérience pratique trouvent beaucoup plus facilement un emploi. En règle générale, toute entreprise valorise un secrétaire exécutif et responsable, doté d'une apparence soignée et de bonnes manières.

Secrétaire d'accueil

Qui en a besoin : les entreprises de plus de 60 salariés, avec un flux de visiteurs important.

Qui rend compte : au chef de bureau, au directeur adjoint ou au gérant lui-même.

Les tâches d'un directeur adjoint ne se limitent pas à gérer la correspondance et à répondre aux appels entrants. Pour les grandes entreprises qui interagissent avec de nombreux partenaires commerciaux, il est très important qu'elles soient accueillies par une secrétaire sympathique et belle, au sourire accueillant et aux manières correctes. Ainsi, le réceptionniste est chargé de recevoir les invités, de leur offrir boissons et desserts, et travaille avec les coursiers pour accepter les commandes et envoyer la correspondance. Les secrétaires d'accueil étant parmi les premiers, de par leurs fonctions, à entrer en contact avec les visiteurs, elles doivent être amicales, serviables et concentrées avant tout sur l'accueil et l'accompagnement des clients.

Secrétaire-assistante

Qui en a besoin : les entreprises de la classe moyenne.

Relève de : le gérant.

Ce poste est habituellement considéré comme un poste « intermédiaire » car ses fonctions inhérentes sont celles d'adjoint personnel d'un cadre et de secrétaire. Le secrétaire adjoint est notamment présent aux négociations entre la direction et les associés et chefs de services de l'entreprise, tient les procès-verbaux des réunions et des négociations et fournit un support documentaire aux réunions du dirigeant. Il est à noter que les fonctions de secrétaire adjoint évoluent progressivement et que la description de poste de directeur adjoint implique l'exercice de diverses fonctions connexes.

Administrateur

Qui en a besoin : des entreprises spécialisées dans la prestation de services.

Qui rend compte : au chef d'entreprise, au gérant ou au directeur administratif.

Il convient de noter que les responsabilités professionnelles d'un directeur adjoint sont similaires à celles d'un secrétaire, d'un assistant personnel et d'un secrétaire adjoint. À y regarder de plus près, les fonctions de l'administrateur en sont quelque peu différentes.

Le poste d'administrateur est institué dans les entreprises spécialisées dans la prestation de services. L'administrateur est notamment chargé d'accueillir les invités, d'organiser les réunions d'affaires et les négociations et de suivre le calendrier des visites (réception). La tâche principale de l’administrateur est d’assurer un maximum de commodité et de confort aux visiteurs lorsqu’ils se trouvent dans le bureau de l’entreprise. Il n'est pas surprenant que, le plus souvent, des filles et des garçons de bonne apparence, connaissant les règles des affaires et l'étiquette de l'entreprise, résistants au stress et capables d'exercer simultanément plusieurs fonctions, soient invités au poste d'administrateur.

Gestionnaire de bureau

Qui en a besoin : les entreprises de taille moyenne de plus de 25 salariés.

Relève de : gestionnaire, directeur administratif.

Les tâches de ce spécialiste comprennent la résolution de problèmes techniques pour les employés travaillant au bureau. Pour une bonne comptabilité de toutes les transactions, le chef de bureau maintient les documents comptables. Il faut tenir compte du fait que les chefs de bureau d’Europe occidentale remplissent des fonctions clairement définies. En revanche, les spécialistes russes de ce profil effectuent souvent un travail de secrétariat.

L'âge optimal des candidats au poste de chef de bureau est de 23 à 35 ans. Pour se qualifier pour ce poste, un spécialiste doit avoir de grandes compétences en communication, être résistant au stress et avoir une apparence agréable. Une expérience en tant que manager adjoint sera une priorité.

Greffier

Qui a besoin de : organisations gouvernementales, ainsi que les entreprises dans lesquelles le flux de documents est clairement défini conformément aux GOST.

Qui relève : du directeur administratif, du chef de bureau ou du gérant.

DANS entreprises d'État et les entreprises à propriété mixte, le tableau des effectifs comprend le poste de commis, ainsi que d'autres postes strictement réglementés. Cet employé surveille le flux documentaire, analyse et systématise les lettres, les commandes du responsable, les documents d'archives et autres documents de l'entreprise.

Parmi les exigences pour un candidat à ce poste figurent : l'attention, l'exécution rapide des missions, la connaissance des règles de remplissage des documents, l'alphabétisation. Le commis est souvent appelé le « chef de bureau », mais cela ne change rien à l'essence et au contenu de ce travail.

Un assistant est déjà une personne proche !

Youri Vodilov,

Directeur général de la société "Sibrybprom", Tioumen

Depuis huit ans, je travaille avec une assistante personnelle, et je dois dire que cette personne m'aide pour les questions d'organisation et d'administration. Lors de la conclusion du contrat de travail, cette jeune fille a été embauchée comme secrétaire. Au cours de son travail, elle a démontré de bonnes compétences en organisation et en communication et, au fil du temps, elle a été approuvée comme assistante personnelle.

Comment ai-je décidé d’approuver ce candidat en particulier ? Tout d’abord, je dois noter une réponse adéquate aux commentaires du manager, de grandes compétences organisationnelles et la capacité d’exprimer correctement et raisonnablement sa position. Pour compléter ce qui a été dit, je voudrais souligner un haut degré d'auto-organisation et de discipline, d'excellentes compétences professionnelles et le respect de l'éthique d'entreprise.

En recevant les visiteurs de l'entreprise, un assistant personnel contribue à la formation d'une image positive du management. Ses responsabilités comprennent la préparation de la documentation nécessaire, la planification des réunions entre le gestionnaire et les partenaires et visiteurs, l'organisation des réunions d'affaires et des réunions personnelles. Bien entendu, l’assistant crée un climat psychologique harmonieux, ce qui est très important lors d’un contact personnel à long terme.

Responsabilités d'un manager adjoint : que doit-il faire ?

Il est à noter que l'assistant combine avec succès des fonctions de différents profils : du simple secrétaire à des fonctions d'adjoint plus responsables et importantes.

Quelles fonctions de travail sont généralement assignées à un assistant et dans quelle mesure l'étendue de son travail est-elle limitée ?

Gestion du temps :

• Élaboration et coordination de l'horaire de travail du directeur - négocier les dates des visites, réunions, conférences, suivre le calendrier et les conditions de ces événements ;
• Enregistrez et informez rapidement le responsable du calendrier des réunions, voyages et autres échéances à venir. Si le curriculum vitae d'un directeur adjoint indique que le candidat a une expérience dans ce travail, cela jouera un rôle déterminant dans la sélection d'un salarié.

Organisation et mise à disposition d'événements de travail :

• Préparation et organisation des réunions, négociations importantes, tenue des procès-verbaux des réunions du manager et notification des participants aux réunions et réunions, préparation documents nécessaires sur la base des résultats de ces réunions ;
• Préparation des attestations de déplacement, mise à disposition des titres de transport avec titres de transport, hébergement des invités dans un hôtel, etc.

Maintien de la documentation :

• Réception, tri et acheminement de la correspondance entrante. Regroupement par urgence, niveau d'importance (importance), remise des lettres au responsable pour examen et approbation.
• Travailler avec la documentation – rédaction professionnelle de correspondance commerciale et d'autres documents, remplissage des demandes conformément aux exigences de l'étiquette commerciale et du flux de documents, édition des lettres écrites par le responsable.

Entretenir des contacts professionnels :

• Répondez avec tact et poliment aux appels entrants, obtenez des informations sur quand et comment connecter l'abonné au gestionnaire. L'importance de la procédure réside dans le fait que dans chaque cas, la décision sur l'opportunité du raccordement doit être prise de manière indépendante.
• Protéger au maximum le dirigeant des pertes de temps inutiles et des contacts inutiles, tout en préservant l'image de l'entreprise et du manager immédiat.

Métier d'un chef de bureau :

• Veiller à ce que le lieu de travail du gestionnaire réponde aux exigences standards de rationalisation, de confort et de fonctionnalité maximale.
• Entretenir des contacts avec les partenaires, être en mesure de résoudre rapidement les problèmes de support technique et d'autres problèmes urgents.

Le métier d'adjoint :

• Trouver rapidement et avec précision les informations utiles au gestionnaire, comprendre en temps opportun les adresses et les contacts des partenaires et clients potentiels ;
• Représenter le dirigeant ou les intérêts de l’entreprise lors de réunions représentatives, d’événements d’affaires, être capable de trouver des réponses aux questions posées et exprimer clairement les positions du dirigeant.

Un assistant personnel d'un dirigeant doit répondre à la fois aux besoins du manager immédiat et au statut de l'entreprise. Dans les petites (si nécessaire, dans les grandes) entreprises, un directeur adjoint peut partager des fonctions de travail avec d'autres employés, et vice versa, combiner le travail de l'assistant avec d'autres fonctions dans le cadre du contrat principal.

Expérience du praticien

Régis Lhomme,

Chef du bureau de représentation Pfizer en Russie, Moscou

Un spécialiste travaillant dans une entreprise en tant qu'assistant personnel exerce les travaux suivants :

• élabore et coordonne l'horaire des affaires pour la journée et la semaine ;
• gère le travail lié à l'organisation de voyages d'affaires, de réunions d'affaires et de présentations ;
• est responsable de la notification en temps opportun du responsable des contacts à venir avec les partenaires et les visiteurs, etc.

Naturellement, un tel spécialiste doit disposer d'un ensemble optimal de compétences en communication : éthique d'entreprise, grande adaptabilité dans des conditions en évolution rapide, précision et ponctualité, attention et bonne volonté. Le meilleur assistant est celui qui comprend et réalise ce qui reste à faire pour améliorer les conditions de travail du réalisateur.

Les instructions modernes ne couvrent pas entièrement les responsabilités professionnelles d'un directeur adjoint, mais une secrétaire expérimentée a une bonne idée de l'essence de ce travail. Plus un salarié se soucie sincèrement de l’entreprise, plus sa carrière sera réussie, quel que soit son poste. Un assistant personnel d'un manager qui fait preuve d'une préoccupation saine et opportune quant aux conditions de travail de la direction sera toujours récompensé, car il est très important pour un manager d'avoir toujours à ses côtés une personne qui partage pleinement ses intérêts et sa position, quel que soit le pays ou région dans laquelle ils se trouvent.

Le spécialiste qui m'aide dans mon travail et qui est employé comme assistant offre des conditions confortables pour mener à bien d'importantes activités administratives et organisationnelles. Permettez-moi d'ajouter que ces conditions sont importantes non seulement pour moi personnellement, mais aussi pour mes partenaires, ce qui, en fin de compte, affecte les intérêts de l'ensemble de l'entreprise.

De plus, cela me fait plaisir de comprendre qu'à mes côtés travaille en contact constant une personne adéquate, auto-organisée et responsable, capable d'évaluer sobrement la situation et de prendre rapidement des décisions utiles. De plus, je fais confiance à mon secrétaire de manière intuitive, sachant qu'il partage pleinement avec moi les intérêts de l'entreprise et mes propres intérêts.

Assistante de direction idéale :

• Il maîtrise les compétences des spécialistes concernés. Communique avec succès avec les gens et inspire confiance parmi les visiteurs ;
• Organise de manière rationnelle et efficace le processus de négociations commerciales ;
• Étant intellectuellement développé, il est capable d'entretenir une conversation sur des sujets généraux, tout en représentant les intérêts de ses dirigeants ;
• A de bonnes manières, un excellent goût et est dévoué au chef ;
• Poli et correct ;
• Il maîtrise les lois de la logique, connaît bien le caractère et la position du manager et est capable de représenter ses intérêts devant d'autres entreprises sans préjudice des intérêts du patron. Le poste de directeur adjoint présuppose une position intransigeante et de principe dans divers secteurs, tant politiques qu'économiques ;
• Détermine et définit de manière indépendante les limites de sa responsabilité et de sa compétence, ne confie son travail à personne d'autre et, en même temps, comprend clairement les limites du transfert de responsabilités d'un spécialiste employé à un autre.
• Il a une réaction rapide, la capacité de gérer rapidement les employés de l'entreprise et de comprendre avec précision si le patron doit s'inquiéter de cette question.

Compte tenu de ce qui précède, il est facile de déterminer quelles exigences caractéristiques sont présentées au candidat à ce poste. Dans tous les cas, ce spécialiste doit avoir un niveau d'éducation et une expérience pratique suffisants pour assurer sa réputation positive. La liste exacte des exigences dépend des spécificités du poste de l'employé.

En particulier, si l'assistant sera principalement engagé dans l'exercice des fonctions de référent, alors la liste des exigences comprendra les éléments suivants :

• enseignement secondaire;
• peu d'expérience dans ce poste;
• Compétences utilisateur d’ordinateurs et de matériel de bureau.

Un aspirant assistant d'un chef d'entreprise peut débuter sa carrière s'il possède les caractéristiques indiquées.

Cependant, si l'assistant combine le travail de secrétaire avec celui de gestionnaire, il est facile de supposer que les exigences d'un tel spécialiste augmenteront quelque peu. Compte tenu du niveau des tâches dans ce cas, le candidat au poste de directeur adjoint doit disposer d'un niveau de qualification supérieur.

Un ensemble de compétences typique devrait inclure les postes suivants :

• connaissance des langues étrangères (les langues les plus populaires sont l'anglais, le français, l'allemand, le chinois) ;
• Utilisation en toute confiance des progiciels informatiques populaires ;
• qualités personnelles de l'employé : exactitude, responsabilité, courtoisie, efficacité ;
• âge jusqu'à 35 ans (de nombreuses entreprises invitent des spécialistes plus âgés à travailler, en tenant compte de l'expérience pratique existante).

Même si les professionnels expérimentés ont un plus grand avantage dans l'évaluation des candidats, les directeurs adjoints ayant une expérience limitée, faisant preuve de compétences organisationnelles exemplaires et maîtrisant les règles de l'éthique d'entreprise, ont également des chances raisonnables de succès.

Cela s'explique par le fait que le manager préfère former de manière autonome son assistant « from scratch » afin que le salarié développe immédiatement un certain stéréotype de comportement. En plus, technologies modernes Les jeunes spécialistes qui ne sont pas accablés par des connaissances dépassées apprennent mieux. Souvent, la description de poste d'un directeur adjoint indique directement le travail avec de nouveaux types de logiciels et la sélection des candidats s'effectue selon certaines règles.

• Chef du service commercial : comment devenir un excellent manager

Quel doit être le salaire d'un manager adjoint ?

Niveau de salaire des assistants personnels

District fédéral	Niveau de salaire approximatif (en roubles)
Extrême-Orient Vladivostok Khabarovsk	6500-21 000 9000-21 000 6500
Privoljski Kazan, Tatarstan Nijni Novgorod Orenbourg	5200-26 000 18 200 9880-26 000 5200
Nord-Ouest Vologda Pskov	7000-11 700 7000 11 700
sibérien Barnaoul, région de l'Altaï Irkoutsk Novossibirsk	9500-39 000 9500-18 500 14 300 16 900-39 000
Oural Ekaterinbourg Tcheliabinsk	7800-26 000 7800-26 000 13 000
Central Voronej Toula	17 200-19 500 17 200 19 500
Du sud Rostov-sur-le-Don Stavropol	10 400-13 000 13 000 10 400-13 000

Cours d'assistant manager : ce qu'ils y enseignent

1. Profil professionnel et psychologique d'un assistant personnel (assistant) d'un manager

• Liste des exigences en matière de qualifications, de niveau de formation professionnelle, ainsi que des exigences en matière de qualités personnelles d'un directeur adjoint.
• L'importance, les responsabilités, les compétences d'un directeur adjoint.
• Fondamentaux de l'éthique d'entreprise et de l'interaction commerciale d'un directeur adjoint.

2. Documenter les activités du gestionnaire et de l'organisation dans son ensemble

• Système de flux de documents unifié, bases du travail de bureau.
• Principes de classification des documents. Types de documentation organisationnelle et administrative. Documents standards.
• Documenter les formulaires, les exigences pour leur remplissage. Détails de base et supplémentaires.
• Règles pour la formation de la documentation contractuelle. Enregistrement des affaires administratives et organisationnelles.

3. Organisation du flux documentaire

• Travailler avec de la documentation. Types de flux de documents.
• Principes du flux de documents. Documents internes, entrants, sortants. Enregistrement des documents avec contrôle ultérieur de l’exécution des instructions du gestionnaire.
• Bases de la structure organisationnelle. Constitution de cas tenant compte de la nomenclature principale.
• Le concept d'examen de la valeur d'un document. Un directeur adjoint sans formation particulière, si nécessaire, peut acquérir les compétences et connaissances nécessaires lors de cours spéciaux sur l'organisation de la circulation des documents.

4. Interaction commerciale et communication efficace avec le gérant

• Tâches et opportunités de support informationnel sur le travail du réalisateur. Moyens organisationnels et techniques pour les présentations.
• Planifier et planifier la journée de travail du directeur.
• Nouveaux types de logiciels et moyens techniques fournir activité efficace chef.
• Les bases communication interpersonnelle entre le manager et l'assistant. Le salaire d’un assistant de direction dépend directement de sa capacité à créer des conditions confortables pour assurer des interactions positives.

5. Organisation d'événements spéciaux et d'affaires (réunions, négociations, conférences)

• Préparation de la salle de conférence et documentation nécessaire aux événements.
• Maintenir la documentation lors des événements.
• Organisation de buffets, cafés et autres friandises pour les participants à la conférence.
• Préparation d'un programme culturel, achat d'accessoires cadeaux.

6. Gérer le stress et votre état.

• Développer la résistance au stress, maintenir un état de confort.
• La capacité de s'adapter aux conditions changeantes, la capacité de prévenir situations stressantes, formation d'un climat psychologique positif.
• La capacité de se concentrer sur les moments positifs, de se détendre et de récupérer à la fin de la journée de travail.
• Maintenir une apparence présentable, maintenir une forme esthétique, maintenir un régime rationnel de travail et de repos.

7. Gestion du temps

• Identification des domaines prioritaires dans la vie professionnelle et personnelle.
• Possession de connaissances sur les biorythmes internes, les cycles de flux énergétiques.
• Capacité à attribuer des objectifs aux rôles.
• Déterminer la portée de l’influence et la direction des préoccupations.

8. Résolution de situations complexes et conflictuelles

• Algorithme de résolution des différends et des désaccords.
• Écoute empathique.

9. Organisation de déplacements professionnels du directeur

• Préparation des documents pour les déplacements du manager.
• Précommandez des documents de voyage et des hôtels.
• Préparation du voyage d'un manager à l'étranger.
• Rencontrer et recevoir des partenaires étrangers. Les instructions destinées au directeur adjoint de certaines entreprises incluent la communication avec les étrangers et la connaissance des langues étrangères.

10. L'image d'un assistant personnel moderne (assistant personnel)

Prise en charge du code vestimentaire personnel.

11. Compétences pratiques en matière d'entretien et rédaction de curriculum vitae.

• Capacité à négocier au niveau des cadres supérieurs et des propriétaires d'entreprise.
• La capacité de bien se présenter et de présenter l'entreprise, la capacité de maintenir un équilibre raisonnable lors d'une conversation, le développement de manières esthétiquement attrayantes.

• Organisation de team building : idées d’activités team building

J'ai besoin d'un assistant indépendant

Ioulia Konelskaïa,

Directeur général du groupe d'entreprises Galaktika, Moscou

Des ressources externes et internes ont été utilisées comme base de clientèle lors de la sélection d'un directeur adjoint. L'annonce « Executive Assistant Wanted » a été placée dans les médias locaux afin d'attirer l'attention des candidats ayant une expérience dans de grandes entreprises ou des services administratifs. Les travaux de sélection initiale des candidats ont été réalisés par le service du personnel.

Tout d'abord, les spécialistes ont déterminé dans quelle mesure les candidats répondaient à nos exigences et identifié les opportunités potentielles. Au cours du processus d'entretien, les candidats ont résolu des cas de test et pris en compte des situations spécifiques. Après les tests, nous avons reçu des premières informations sur les capacités et les capacités des candidats.

Ensuite, les candidats sélectionnés ont été testés pour vérifier leur conformité aux normes d'éthique d'entreprise acceptées dans l'entreprise. Nous avons déterminé si le spécialiste était capable d'assumer ses responsabilités et de résoudre la situation en faveur de l'entreprise. Personnellement, je suis plus impressionné par un assistant prêt à prendre des décisions indépendantes.

4 étapes pour trouver l'assistante de direction idéale

Étape 1. Décidez de qui vous avez exactement besoin

Afin de faire bon choix, il faut savoir clairement : quel type de spécialiste faut-il en tant que manager adjoint ? Quelles fonctions de travail lui seront confiées, quelles tâches le manager lui confiera-t-il ? Lors du choix d'un assistant, il est important de prendre en compte la compatibilité psychologique, la coïncidence des rythmes biologiques et le rythme de travail. On sait que les qualités commerciales d'une même personne peuvent se manifester différemment dans différentes conditions.

Un directeur adjoint sans expérience peut trouver un emploi dans une entreprise en développement, avec un manager introduisant des modèles innovants dans les pratiques administratives et de gestion. Lorsque le directeur voyage fréquemment, l'assistant doit être capable de résoudre de manière rationnelle et rapide les problèmes liés aux réservations d'hôtel, aux billets et aux transferts. Mais si les déplacements professionnels ne sont pas fréquents, il n'est pas nécessaire de former un spécialiste pour effectuer les travaux préparatoires. Parallèlement, un assistant de direction expérimenté sera probablement à la recherche d'un emploi qui lui offrira le plein emploi et la possibilité d'évoluer.

Étape 2. Trouver un candidat approprié

Il existe deux options :

• la recherche d'un candidat approprié est effectuée par le service du personnel ;
• la sélection s'effectue grâce aux efforts du service du personnel.

Une description détaillée des qualités et des compétences d'un assistant potentiel devra être soumise au service de recrutement. Plus la description du spécialiste est détaillée, plus le travail et les activités du gestionnaire seront fructueux. Lors du processus de présélection, les candidats inadaptés seront éliminés et il sera beaucoup plus facile pour le manager de faire un choix parmi les candidats restants. De plus, si une personne ne répond pas aux exigences à plusieurs égards.

Les formations d'assistant manager permettent d'identifier les priorités de chaque candidat et de révéler des opportunités potentielles. Les diplômés sans expérience professionnelle peuvent d'abord suivre un stage de secrétariat, acquérir les compétences et les connaissances nécessaires, puis postuler au poste d'assistant du chef d'entreprise.

Attention : il est illégal de rejeter les candidatures d'un candidat en fonction de son âge, de son sexe ou de sa nationalité. Au cours de l'entretien, les aversions personnelles ne doivent pas être exprimées ; il existe d'autres formes plus correctes pour refuser les services d'un candidat. Si le candidat s'avère être un spécialiste expérimenté, son expérience en tant que directeur adjoint lui indiquera certainement la raison de votre refus.

Étape 3. Nous vérifions la compétence des candidats

Si 10 à 15 candidats postulent pour le poste de directeur adjoint, il est conseillé d'attribuer service du personnel déterminer avec quelle honnêteté ils ont rempli le questionnaire. Demandez ensuite à chaque candidat de résoudre une situation de travail réelle et d'analyser ses réponses.

Un exemple particulier : proposer au candidat une telle tâche. « Vous devez envoyer de la correspondance. Quelles sont vos actions ? » Sur la base des options de réponse, vous ferez votre choix avec précision.

Première possibilité. Je posterai l'enveloppe ou utiliserai un service de messagerie comme l'exige la description de poste du directeur adjoint.

Deuxième option. Je demanderai au responsable quelle est l'urgence de la livraison. En tenant compte de cela, je déciderai comment envoyer la correspondance : par courrier, par coursier ou (si c'est documents importants) livrer en personne. Vous devez partir une fois que la personne de contact, l'adresse exacte et l'horaire de travail du destinataire ont été déterminés. Vous pouvez vérifier le fait de la livraison par téléphone, après quoi vous devez signaler au responsable le travail effectué.

Étape 4. Faire un choix

Sur la base des résultats de la sélection préliminaire, plusieurs candidats restent dans le champ de vision du manager. Il s’agit d’une étape importante au cours de laquelle vous devez décider pourquoi les candidats ont postulé dans cette entreprise en particulier ? Demandez aux candidats quelles sont les raisons de leur candidature et pourquoi ils souhaitent occuper le poste de directeur adjoint ? Il n’y a pas lieu d’être gêné si cette question a été posée plusieurs fois. Si un employé ne veut pas s'embarrasser de confirmer une fois de plus ses intentions, cela ne vaut guère la peine de prêter attention à cette personne. C'est une autre affaire lorsqu'un candidat parle avec intérêt d'un futur poste, explique sa vision de la situation et propose des solutions nouvelles et atypiques. Assurez-vous que le candidat est émotionnellement compatible avec vous.

Lors d'un entretien à court terme, il est extrêmement difficile de déterminer le niveau de compatibilité. Écoutez votre intuition : aimez-vous une personne qui fait preuve de connaissances, d'expérience et de volonté de travailler ? Si, malgré la présence de toutes ces qualités, il n'y a aucune envie de poursuivre la conversation avec lui, c'est un signe alarmant, il ne faut pas se contredire ; La question de la compatibilité psychologique est d'autant plus pertinente lorsqu'un directeur adjoint du département est sélectionné.

Dans des conditions de concurrence croissante, la qualité de la gestion et l'orientation des ressources stratégiques administratives et organisationnelles sont d'une importance capitale. Le succès de l'ensemble de l'entreprise dépend de la justesse et de la rapidité avec laquelle la stratégie de gestion est choisie. Par conséquent, les activités d'un gestionnaire doivent être dotées des conditions, des moyens et des ressources les plus confortables qui leur permettent de résoudre efficacement les problèmes stratégiquement importants sans charges formelles ou organisationnelles. L'assistant personnel du gérant est la personne à qui est confié le « compas du navire » contrôlé par le capitaine par tous les temps.

Informations sur l'auteur et l'entreprise

Youri Vodilov, directeur général de la société "Sibrybprom", Tioumen. LLC "Sibrybprom" est une entreprise diversifiée spécialisée dans la production de produits à base de poisson. Elle compte trois entreprises d'élevage et d'élevage de poissons vivants, trois usines de transformation du poisson, un atelier de fumage et de séchage, des entrepôts et une usine de construction navale.

Régis Lhomme, chef du bureau de représentation Pfizer en Russie, Moscou. Pfizer, qui existe depuis 1849, développe et produit des produits pharmaceutiques pour différents domaines de la médecine (cardiologie, oncologie, urologie, psychiatrie, ophtalmologie, endocrinologie, dermatovénérologie), dont des antibiotiques de nouvelle génération. Pfizer possède plus de 150 sites dans le monde. Chaque année, la société investit des sommes importantes dans la recherche et le développement de nouveaux médicaments. Le bureau de représentation russe de la société (Pfizer International LLC) fonctionne depuis 1992.

Ioulia Konelskaïa, directeur général du groupe d'entreprises Galakta, Moscou. Le groupe de sociétés Galakta est un fabricant russe des marques de vodka Poltina, Moroz et Solntse. L'entreprise fait partie du Top 10 des producteurs de vodka. Le réseau de distribution de produits couvre toutes les régions de la Fédération de Russie et compte plus de 100 distributeurs. Des bureaux de représentation régionaux du groupe ont été établis dans les 24 plus grandes régions. En 2006, le volume total de production des entreprises du groupe s'élevait à 2 520 000 dollars américains. L'effectif est de 600 personnes.