Équipement électrique Une demande écrite adressée aux représentants d'une organisation (généralement envoyée au responsable) ou à une personne spécifique, rédigée dans le but d'obtenir des informations, de donner accès à des documents commerciaux ou de demander l'exécution de certains travaux, est appelée lettre de demande. Selon les règles du travail de bureau, le destinataire de la correspondance à obligatoire

doit fournir une réponse à une telle lettre.

Exemple de lettre de demande Les règles de rédaction d'une lettre rogatoire sont conformes aux canons généralement acceptés correspondance commerciale . La forme d'une lettre contenant une demande est la plus courante dans la correspondance commerciale et offre donc une variété d'options de rédaction. Le plus recommandations générales qui peut être donné pour aider l'auteur d'une telle lettre - s'en tenir à des méthodes simples et style court

des déclarations avec une spécificité obligatoire des actions à accomplir, par exemple : « Je demande de l'aide… », « Je vous demande… » (l'action spécifique est alors indiquée), « J'espère votre soutien dans obtenir...", etc. En règle générale, lettre officielle

• La demande est formulée sur papier à en-tête de l’expéditeur et sa structure comprend les sections suivantes :


• les détails indiquant le numéro d'enregistrement de la correspondance sortante et la date de création de la lettre ;


• données personnelles de l'auteur de la correspondance (fonction et nom complet) ;


• titre de la lettre décrivant l'essence de la demande ;


• une adresse respectueuse au destinataire du message, qui commence le plus souvent par « Cher… » ;


• l'essentiel de la demande avec mention de l'action que l'expéditeur souhaite engager avec son recours ;


• dans le texte de la lettre, dans certains cas, il convient d'utiliser une phrase sur une résolution supposée réussie de l'affaire, par exemple : « Merci d'avance pour votre participation... » ;

Lors de la rédaction du texte, la demande principale peut être précédée d'un préambule, dans lequel il est nécessaire d'exposer brièvement les raisons de la prise de contact avec le destinataire. Si l'échantillon contient plusieurs demandes, il est permis d'utiliser des formulations telles que : « Je demande également… », « Parallèlement à la demande ci-dessus, je m'adresse à vous avec… ». Chaque nouvelle question à examiner doit être présentée dans un paragraphe distinct. Selon les règles de la correspondance commerciale, une réponse à une demande complexe peut être envoyée en une seule lettre, avec des commentaires sur chaque demande. Ce type de correspondance réduit la quantité de paperasse et le temps passé à lire et à traiter la documentation entrante.

Dans le cas où la nature de la correspondance permet de fixer un délai pour l'examen de la demande et l'obtention d'un résultat, le texte de la lettre doit exprimer correctement le désir de recevoir une réponse dans le délai prescrit.

Une lettre commerciale doit contenir les coordonnées de l'expéditeur. Ces données sont indiquées afin que, si nécessaire, le destinataire de la lettre ait la possibilité de contacter directement l'expéditeur de la demande.

Une lettre de requête est un type de lettre commerciale. La demande est adressée aux partenaires, entrepreneurs, agences gouvernementales... Parfois, vous pouvez vous en passer (par exemple, en demandant verbalement à un collègue entrepreneur de fournir certaines informations), mais en général, de tels messages ne doivent pas être négligés. Au moins pour le maintien de l’ordre établi.

Que pouvez-vous demander ?

• Informations (sur les caractéristiques du produit et sa disponibilité, sur les modes et délais de livraison, sur les raisons du retard d'expédition, etc.).
• Documents ou objets (papiers pour la conclusion d'un contrat, échantillons de produits, etc.).

En un mot, si vous ne savez pas ou ne comprenez pas bien quelque chose, si vous avez besoin de documents ou de tarifs, envoyez une lettre de demande.

Structure de la lettre

Ces messages sont rédigés de la même manière que les autres lettres commerciales :

• Tout d'abord, les coordonnées du destinataire et de l'expéditeur sont indiquées ;
• puis – la date d'établissement et le numéro du document sortant ;
• un titre reflétant l'essence de la question ;
• s'adresser au destinataire (généralement par son nom et son patronyme, sauf si vous écrivez aux autorités officielles) ;
• l'essence du problème;
• une expression favorable d'espoir de coopération ;
• Gratitude;
• fonction, nom complet et signature de l'expéditeur.

La lettre de demande étant un document officiel, elle doit être rédigée sur papier à en-tête de l’entreprise. Un exemple de lettre de demande peut être téléchargé ici.

Comment écrire ?

Il est préférable de commencer votre demande par une brève explication des raisons de votre demande. Exiger simplement des informations sans donner de raisons (et même sous forme d'ultimatum, comme le font certains) - mauvais goût. Écrivez littéralement une phrase d'introduction, par exemple :

• « sur la base de nos accords préliminaires » ;
• « afin d'éviter d'éventuelles questions controversées » ;
• « conformément à l'accord conclu » ;
• "pour conclure un contrat."

Si nécessaire, vous pouvez vous référer aux actes législatifs. Par exemple, si la loi exige que vous lisiez des documents avant de conclure un contrat, vous pouvez écrire dans la lettre : « Conformément à l'article Loi fédérale du 24 juillet 2012 n° 397-FZ..." Vous pouvez aller droit au but sans explication préalable uniquement dans les cas où le motif de la demande est évident (par exemple, si vous rédigez une lettre de demande de proposition commerciale selon l'échantillon). Mais si le motif de votre demande est atypique, vous devez décrire la situation et exposer vos motivations en détail afin que le destinataire n'ait aucune question.

Dans la partie contenu, vous devez formuler (de la manière la plus concise possible) une exigence spécifique. Il n'est pas souhaitable de demander des éclaircissements sur plusieurs sujets dans le même message. Cependant, cela est facultatif - si vous écrivez une lettre sur chaque petit problème (il y en a 5 à 10 au total), cela ne fera que conduire à un formalisme inutile. Le destinataire ne sera pas non plus très content d’être soumis à un tel bombardement « papier ». Le contenu commence par des constructions d'introduction standard :

• « veuillez nous informer de » ;
• « Nous vous serions extrêmement reconnaissants si vous… » ;
• "Envoyez s'il vous plaît..."

Une lettre de demande nécessite toujours une lettre de réponse. Si la question est urgente et urgente, mentionnez avec tact que vous souhaiteriez recevoir une réponse le plus rapidement possible. A cet effet, vous pouvez utiliser les phrases suivantes :

• « veuillez répondre le plus tôt possible » ;
• « Nous vous invitons à répondre dans les cinq jours » ;
• « Nous vous demandons de répondre dans un délai de deux semaines » ;
• « Nous attendons votre lettre avec impatience » ;
• « Veuillez envoyer les documents le plus rapidement possible par courrier électronique. »

Dans la plupart des cas, le message de demande est très court. Il n'est pas nécessaire de diffuser vos pensées sur l'arbre et d'exprimer vos réflexions sur le sujet et hors sujet.

Vous trouverez ci-dessous des exemples des demandes les plus courantes.

Modèle de lettre de demande de fourniture de documents

« Cher Vladimir Alexandrovitch !

Pour conclure un accord entre Artemis LLC et Schwarzenspiegel JSC, je vous demande de fournir la liste de documents suivante :

• charte d'organisation;
• Certificats OGRN et TIN ;
• certificat de enregistrement d'état les entreprises (reçues par le Service fédéral des impôts selon la procédure fixée par la loi) ;
• ordre de nomination au poste de directeur général.

Veuillez envoyer les deux documents originaux (par la poste russe ou messagerie), et leurs copies (par email à [email protégé])».

Modèle de lettre de demande d'information

« Cher Piotr Vladimirovitch !

Veuillez m'informer de la possibilité de fournir des moteurs de navire E-100 (code catalogue SRK-1738-8476) à hauteur de 10 unités d'ici le 10 décembre 2015, et m'informer également des conditions de livraison et de paiement. Merci d'avance pour votre réponse rapide!”

Modèle de lettre demandant des éclaircissements

« Cher Alexandre Petrovitch !

Afin d'éviter d'éventuelles questions controversées, je vous demande de décrire le plus en détail possible la procédure de livraison des singes rhésus du territoire du nord du Vietnam. Lequel véhicules sont utilisés à chaque étape, y a-t-il un danger pour la vie et la santé des individus, à quel moment durée maximale dois-je compter ? J'attends avec impatience votre réponse."

Rédigez une lettre en utilisant les échantillons donnés et n'oubliez pas la politesse et l'éthique des affaires. La demande ne doit pas contenir de phrases menaçantes, d'ultimatums ou de promesses d'être accompagnée d'une plainte auprès des autorités officielles en cas de non-réponse. Formulez votre demande le plus correctement possible, même si le destinataire ne souhaite clairement pas y répondre. Et si la réponse n'arrive jamais (ou si vous recevez un refus officiel de fournir des données), vous devrez recourir à des mesures plus sérieuses - par exemple rédiger une lettre d'avertissement.

Nous avons tous demandé quelque chose à quelqu’un à un moment ou à un autre. Ne soyez pas surpris. Même ceux qui nient obstinément la réalité même de toute pétition demandée.

Rappelez-vous comment, lorsque nous étions enfants, nous demandions de l'argent à nos parents pour acheter des glaces, puis implorions une bonne note auprès des enseignants lorsque nous n'étions pas à la hauteur, et plus tard, nous suppliions un jour de congé supplémentaire du travail...

Cependant, les problématiques du quotidien et du quotidien ne sont pas les seuls « compagnons » des demandes.

La vie des affaires homme moderne est également étroitement lié aux pétitions. Et la lettre de demande a longtemps été considérée comme un outil puissant permettant à l’expéditeur d’atteindre un objectif donné.

Il s'agit d'une partie intégrante et très importante de la correspondance commerciale. En conséquence, le résultat final dépend de la manière dont la lettre est rédigée - si la demande sera accordée ou si vous recevrez un refus poli :

Cher directeur de la société ____ !

Nous avons un besoin urgent espèces pour atteindre ____. Vous souhaitez participer ?

Sincèrement, ____.

Pensez-vous qu’une telle lettre puisse avoir une réponse positive ? On peut supposer que même un refus ici ne sera pas entièrement poli.

Il est important de pouvoir rédiger correctement une lettre de motivation afin de se rapprocher le plus possible de l'objectif fixé. Sinon, vous serez ignoré et vous ne ferez que perdre votre temps.

N°1. Appel personnel

Il n’y a rien d’extraordinaire ici. Tout le monde connaît bien cette technique. Mais beaucoup de gens l’oublient. C'est dommage ! Parce qu’un appel personnel « fonctionne » bien mieux qu’un appel sans visage.

Qui aime qu’on s’adresse « en général » ?! C'est comme une rue "hé...". D'accord, vous êtes plus susceptible de répondre à votre nom qu'à un appel du style « hé, mon cher !

Il en est ainsi dans la lettre rogatoire. Vous faites une demande à à une personne spécifique, essayez donc de connaître le nom complet du destinataire de la lettre.

Bien entendu, il existe des situations dans lesquelles cette approche n’est pas possible. Dans tous les cas, essayez de personnaliser au maximum votre message.

Peut:« Chers dames et messieurs !" Mais mieux : " Chers collègues éducateurs et enseignants !».

Peut: « Chers enfants !" Mais mieux : " Nos chers garçons et filles !».

Nous pensons que vous comprenez l’idée principale.

N°2. Pourquoi EXACTEMENT lui ?

Expliquez au destinataire de la lettre de demande pourquoi vous lui avez envoyé votre demande. Une personne doit comprendre qu'elle est unique pour vous et que le succès de tel ou tel événement dépend d'elle.

• Vous êtes un expert dans le domaine de ____.
• Votre entreprise occupe une position de leader dans le segment ____.
• Seul votre service travaille sans ____.

Essayez de convaincre le destinataire - ajoutez soigneusement des compliments (dans des limites raisonnables) :

• Vous avez accompli ____ avec brio à un moment donné.
• tu es maître accompli ____ dans notre ville.
• Vos projets ont rendu un service inestimable ____.

Souviens-toi! Les compliments doivent être mérités (qualités réelles, actions, insignes) et non « tirés par les cheveux ».

N°3. Et encore les avantages

Avantages. Oui, il n'y a pas d'échappatoire. Chacun recherche son propre bénéfice, et pas toujours en « termes monétaires ».

Donnez les principales raisons et arguments selon lesquels il est avantageux pour le destinataire de la lettre de demande de satisfaire votre demande. « Jouer » sur les faiblesses humaines.

Qu'est-ce que ce sera ? Tout dépend de la situation spécifique.

Confession. En tant que ____ bien mérité, vous serez heureux d'observer les terrains de jeux spécialement équipés et clôturés de votre ville natale...

Ambition. Les spécialistes avec lesquels vous devrez travailler demain doivent être formés aujourd'hui. Par conséquent, vous pouvez investir ____ vos connaissances, votre expérience et...

Sympathie. Malheureusement, le problème des enfants des rues est particulièrement urgent aujourd’hui. Le nombre d'enfants vivant dans les rues de notre ville approche déjà le ____. Les enfants ont besoin de participation, d'aide, d'empathie. Ils ne peuvent pas s'en sortir sans nous...

N°4. Vos réussites

Le destinataire doit clairement comprendre qu'il a affaire à personne sérieuse, qui n'en est pas au premier jour « dans son travail » (peu de gens accepteront de coopérer avec des nouveaux arrivants « non testés »).

Par conséquent, s'il y a des succès et des réalisations dans votre « bilan », il est préférable de les indiquer dans la lettre de demande. De cette façon, vous surmonterez en toute sécurité la barrière de la méfiance et du doute.

N'oubliez pas les « réalisations » du projet au sujet duquel vous contactez le destinataire. La nature humaine est telle qu’il nous est très difficile de repartir de zéro. Mais continuer (ou terminer) ce que vous avez commencé est une autre affaire.

• La construction de ____ est déjà achevée à 87 %. Mais sans votre aide, ce projet ne sera pas terminé à temps. Nous vous proposons…
• Nous avons déjà ____ à notre disposition. Pour atteindre un objectif donné, nous avons SEULEMENT besoin de ____.

N°5. Demande spécifique

Ne tournez pas autour du pot. Ne voilez pas votre demande sous un tas de mots inutiles et vagues. Énoncez clairement le problème.

En quoi cela doit-il s’exprimer ?

Premièrement, le destinataire, après avoir ouvert la lettre, doit comprendre ce qu'il attend de lui et ne pas résoudre des énigmes sur le thème « ils me demandent ou ils me donnent ». Deuxièmement, votre demande doit être exprimée en chiffres exacts et des actes.

Vous souhaitez une aide spécifique ? Demandez ensuite au destinataire de la lettre de prendre des mesures SPÉCIFIQUES.

• Nous avons besoin de 3 250 $ pour ____ avant l’achèvement du projet ____.
• Nous vous attendons à ____. L'événement de collecte ____ aura lieu le 17 novembre à 14h30 à ____.
• Nous vous demandons de réduire louer par voiture jusqu'à 10 $ par jour.

N°6. De grands noms

Une autre technique intéressante qui augmente l’efficacité d’une lettre de demande. Il consiste à couvrir les individus (entreprises) ayant déjà donné leur accord pour participer au projet.

En faisant cela, vous encouragez le destinataire à accepter un résultat positif (« Ouais, si ____ était d'accord, alors pourquoi suis-je pire ?!»).

• Notre ____ accepte DÉJÀ participation active ____.
• Des personnes se sont déjà inscrites au « marathon » professionnel que nous avons annoncé sur le thème ____ ____.

N°7. Des résultats importants

Tout est simple ici. Assurez-vous de résumer les résultats (points significatifs et principaux accents) à la fin de la lettre.

• La réussite et le bien-être futur de ____ dépendent désormais de votre décision.
• ____ les jeunes professionnels placent leurs espoirs en vous.
• Les jeunes mamans et leurs bébés ont hâte d'apparaître dans notre ville ____.

N°8. Contacts

« Et c'est tellement clair !", dites-vous. Compréhensible, mais pas pour tout le monde. Les coordonnées doivent être fournies au complet.

Il ne faut cependant pas « exagérer » et tout indiquer formes possibles retour ou vice versa - lors de l'envoi d'une lettre par e-mail, il est naïf de croire que l'adresse de retour suffit amplement.

Offrez au destinataire de la lettre de demande 2 à 3 options de coordonnées. C'est largement suffisant.

Remarque

C'est pourquoi…

Soyez aussi ouvert et sincère que possible lorsque vous rédigez votre lettre de demande.

C'est la première règle de résultat.

Passez une bonne journée et soyez toujours de bonne humeur !

Pour rédiger une lettre de demande d'assistance pour résoudre un problème à une personne occupant un poste élevé, vous devez connaître les règles de rédaction d'une telle lettre. Il est conseillé d'énoncer brièvement et clairement l'essence de l'appel. À partir de cet article, vous pouvez apprendre à rédiger une lettre de demande d'aide pour résoudre un problème auprès du gouverneur. Vous pouvez écrire, par exemple, sur la résolution de problèmes liés à la ville et à la région, qu'il s'agisse de carences en matière de logement et de services communaux ou d'une demande personnelle. Il est important de noter que la demande ne doit pas dépasser les capacités de la personne autorisée.

informations générales

Une telle lettre d'assistance pour résoudre un problème est utile lorsque vous avez besoin d'obtenir des informations, des documents ou d'effectuer une transaction. Vous pouvez rédiger une demande pour améliorer la qualité du travail de n'importe quel organisation gouvernementale. Habituellement, ces lettres sont envoyées au nom de quelqu'un d'autre. Dans certains cas, ils contactent directement l’organisation.

Une lettre adressée au gouverneur demandant de l'aide doit être pleinement conforme aux règles de la correspondance commerciale. Vous devez assumer la responsabilité de tout : de la police du texte au contenu de la lettre. Si le problème ne concerne pas seulement un citoyen, mais plusieurs, vous pouvez recueillir des signatures et des documents pertinents. Plus les documents présentés sont convaincants, plus l'administration est susceptible de répondre à la demande. Une telle lettre d'assistance pour résoudre le problème peut être acceptée ou rejetée. Dans tous les cas, les employés des agences gouvernementales doivent envoyer une réponse contenant des informations détaillées et une explication des raisons du refus.

Pour rédiger et envoyer une lettre, vous aurez besoin des éléments suivants :

1. PC avec accès Internet.
2. Papier.
3. Stylo.
4. Enveloppe.
5. Imprimante.

Formulaire

Il existe un formulaire spécial pour écrire une lettre au gouverneur avec une demande d'assistance, qui indique le nom du demandeur, ainsi que le nom et la fonction du gouverneur, résumé lettres et autres objets importants. Il est conseillé d'imprimer la demande sur feuille séparée. Vous pouvez retrouver le formulaire sur le site de l’administration ou à l’accueil du gouverneur. Dans certaines zones, il peut manquer, vous devez alors l'écrire vous-même à l'aide d'un PC ou manuellement. Si vous envoyez une lettre demandant de l'aide pour résoudre un problème sans ce formulaire, vous risquez de ne pas recevoir de réponse.

Déclaration

Après avoir fini de travailler avec le formulaire, vous devez commencer à rédiger la lettre elle-même.

1. Tout d’abord, le chapeau est conçu. A droite sont inscrits la qualité, le nom, le prénom et le patronyme du fonctionnaire. Le nom complet et le nom complet sont écrits ci-dessous coordonnées(adresse de domicile, téléphone, e-mail) de l'auteur du recours. Tous les détails d'un fonctionnaire sont indiqués dans cas datif. Données personnelles - dans cas génitif.
2. Ensuite, en prenant un peu de recul, au milieu, vous devriez commencer votre discours par le mot « cher ».
3. Vous pourrez alors énoncer l’essence du problème.

La lettre n'a pas besoin d'être longue. Vous ne devez pas écrire la partie principale sur plusieurs pages. Pour cela, une feuille A4 suffit. L'essentiel est d'énoncer l'essence du problème afin qu'en lisant, une personne comprenne ce qui est dit. nous parlons de. Toutes les informations nécessaires peuvent être spécifiées dans la candidature. Il ne doit pas s'étendre sur dix pages ; vous pouvez rédiger plusieurs feuilles, révélant pleinement le problème. Vous ne devez rien écrire d'inutile dans la candidature.

La manière dont la partie principale est rédigée détermine si la lettre sera lue ou non par le gouverneur. A la fin de la lettre, vous devez écrire « Pièce jointe » et indiquer les feuilles avec Informations Complémentaires. À la fin de la lettre, vous devez à nouveau décrire votre demande en deux ou trois phrases et la signer. Par exemple, vous pouvez écrire une lettre demandant de l'aide pour résoudre un problème dans la ville.

Structure de la candidature

La lettre est rédigée selon un modèle standard. Il doit contenir :

1. Raison du contact. La raison est brièvement décrite : pourquoi le citoyen se tourne vers tel fonctionnaire, et aussi pourquoi il se tourne vers tel fonctionnaire en particulier.
2. Cible. Pourquoi une lettre est-elle écrite ? Ici, il est nécessaire d'énoncer l'essence du problème et de montrer pourquoi le destinataire doit répondre à la demande.
3. Lien. Description du résultat de la décision. Si le gouverneur réagit au problème, quels changements se produiront dans l'entreprise, dans la vie de la société, etc. C'est la partie la plus importante. Elle convainc le destinataire de la nécessité d'apporter de l'aide, et cela dépend d'elle s'il répondra à la demande.

S’il y a plus d’une demande, il est préférable de faire plusieurs paragraphes pour chaque problème. Tous les détails peuvent être écrits, comme mentionné ci-dessus, dans la candidature. La structure de l'application est décrite pour l'essentiel.

Expédition

Une fois le travail avec la lettre de demande d'assistance pour résoudre le problème terminé, vous devez mettre tous les certificats et recours officiels, ainsi que la lettre elle-même, dans l'enveloppe. Toutes les pièces jointes supplémentaires ne font qu'augmenter la probabilité que le destinataire lise la lettre.

Après avoir tout emballé dans une enveloppe, vous devez connaître l'adresse légale de l'administration régionale ou de district et envoyer la lettre. Avant de l'envoyer, vous devez faire des copies de tous les documents. Il est préférable de les envoyer, puisque la lettre elle-même documents importants peut être perdu dans le courrier ou dans l'administration.

Options d'expédition

Vous pouvez envoyer une lettre de demande d'aide pour résoudre votre problème non seulement par courrier ordinaire. Si vous avez des inquiétudes quant à la sécurité des papiers ou si la lettre n'arrivera pas, vous pouvez procéder comme suit :

1. Livraison de la commande à un représentant du Bureau du Gouverneur. La poste russe et les sociétés de livraison de lettres commerciales ont cette fonction. De cette façon, la lettre sera livrée beaucoup plus rapidement et parviendra directement au gouverneur.
2. E-mail. Nous sommes au 21ème siècle. Toute demande peut être envoyée par email. Il suffit de visiter le site de l'administration, de connaître l'email des relations publiques et, après avoir rempli tous les formulaires et formulaires, scanné tous les documents, de les envoyer sous forme de fichiers par courrier. Certains sites disposent d'accueils électroniques où il n'est pas nécessaire de joindre des fichiers ; vous pouvez y renseigner des informations personnelles et y déposer une demande.

Le délai de réponse, selon les données officielles, est de 30 jours, mais généralement la réponse arrive dans un délai de deux à trois jours.

Quelle est la meilleure façon d'écrire

Vous pouvez écrire une lettre demandant de l'aide pour résoudre n'importe quel problème, mais le fait que l'assistance soit fournie ou que la lettre soit mise de côté dans les archives ne dépend que du destinataire. Pour augmenter les chances de succès, il est préférable d'aborder les qualités personnelles positives du destinataire. Il est nécessaire qu'une personne comprenne pourquoi elle se tourne vers elle.

Quelques encarts avec des compliments seraient appropriés. Dans la lettre, il convient de préciser à la personne que lui seul peut aider à résoudre le problème évoqué dans le document. Par exemple, si le destinataire écrit une lettre d'aide pour résoudre le problème du logement et des services communaux, il peut être démontré qu'un tel problème est important et que le gouverneur, comme personne d'autre, sera en mesure d'aider non seulement le citoyen en question. qui a rédigé l'appel, mais aussi tous les citoyens pour résoudre ce problème.

Vous devez absolument justifier votre point de vue. Il est conseillé de choisir plusieurs justifications pour lesquelles vous devez répondre à la demande. Il vaut mieux construire ces justifications selon le schéma suivant : force de persuasion moyenne, faible, la plus convaincante - c'est la norme technique psychologique convictions dans le domaine de la communication d’entreprise.

Il est nécessaire d'intéresser le destinataire à répondre à la demande. Cet aspect doit être soigneusement étudié. Peut-être que la proposition sera d'une manière ou d'une autre liée au bénéfice du destinataire ? Si existe question importante, il est possible de montrer comment la demande formulée contribuera à résoudre ce problème en totalité ou en partie.

Si vous n’avez absolument rien à offrir, ne désespérez pas, cela arrive aussi. Vous devez montrer l'importance de la demande. Cela mettra la pression sur les émotions. L'essence doit être énoncée aussi clairement et compréhensiblement que possible, afin qu'en lisant la lettre, une personne veuille aider à résoudre ce problème particulier.

Quelle est la meilleure façon de formuler une demande ?

Après avoir préparé le destinataire à accepter la demande, il est nécessaire d'en exposer l'essentiel de manière très succincte. Le texte doit être court. Les phrases longues ne conviennent pas du tout à une telle lettre. Tous les chiffres et données exactes doivent être fournis.

Si la demande concerne par exemple la commande de matériel pour une entreprise, le prix, la quantité et la marque doivent être reflétés dans la lettre. Il est préférable d’expliquer tout mot ou donnée peu clair. Lorsque vous exprimez des pensées, vous ne devez pas écrire de phrases à double sens. L’essence devrait être claire immédiatement. Il s’agit d’une lettre avec un style de narration commercial.

Comment rédiger une conclusion

A la fin, il est nécessaire de résumer tout ce qui précède. Il vaut la peine d'écrire quels avantages l'entreprise ou un citoyen spécifique recevra si la demande est satisfaite. De plus, il est préférable de le faire sous la forme d'une chaîne logique. Par exemple, lors de la commande de 5 nouvelles machines, 5 emplois apparaîtront, de chacun tant de déductions fiscales iront au budget ou une entreprise spécifique recevra tel ou tel bénéfice.

En conclusion, il est important de répéter la demande et les conséquences de sa réalisation. Tout au long de la lettre, vous devez conserver un style de narration professionnel. Cela montre l'attitude du destinataire face au problème et à la question dans son ensemble.

Modèle de lettre demandant de l'aide pour organiser un événement

Cher Ivan Ivanovitch !

L'entreprise *nom de l'entreprise* a organisé pratique industrielle pour les étudiants de l'enseignement supérieur établissements d'enseignement. Cela permet non seulement de consolider les connaissances acquises, mais aussi de les appliquer dans la pratique.

En tant que responsable du service RH, vous êtes une personne intéressée à trouver de nouveaux candidats : des spécialistes jeunes, énergiques et prometteurs. Ce métier est très demandé. Comme la plupart des étudiants, j'aimerais connaître toutes les nuances d'un tel travail.

À cet égard, je vous demande d'organiser une réunion de l'ingénieur en chef Petr Petrovich Petrov avec les candidats le 10 mai à 16h00 dans le bâtiment pédagogique de notre institut.

En montrant aux jeunes les perspectives d'un métier aujourd'hui, vous les aidez à en apprendre davantage, mais vous posez également les bases d'un métier. le bon choixà l'avenir. Probablement, après avoir choisi ce métier, certains d'entre eux commenceront à travailler dans votre entreprise et l'aideront à atteindre un nouveau niveau.

Avec respect et gratitude,

Recteur de l'Institut V.V. Astapov.

Quelles constructions de langage est-il préférable d’insérer ?

Lorsque vous rédigez une lettre, vous devez utiliser les structures linguistiques décrites ci-dessous :

1. Partie introductive. Dans cette partie de la lettre d'assistance dans toute affaire, il est nécessaire d'exposer l'essence du problème, d'indiquer le motif du recours et la demande elle-même. Pour ce faire, il est préférable d'utiliser les phrases ci-dessous. Décrire le motif : non-réception, prise en compte, etc. Exprimer un objectif : basé sur des résultats, à des fins, pour la coordination, etc.
2. Demande. Il peut être présenté à la première ou à la troisième personne. L’expression utilisée pour la décrire est assez standard et commence par le mot « s’il vous plaît ».

Les points suivants doivent être pris en compte :

1. Lors de la présentation, l'attention doit être portée sur l'intérêt de répondre à la demande des deux parties.
2. Vous ne devez jamais commencer une lettre par le mot « s'il vous plaît » ; il est préférable d'expliquer d'abord la raison de la demande, puis d'énoncer l'essence de la demande.
3. Il n'est pas conseillé de remercier immédiatement le destinataire. Cela peut le mettre dans une position délicate. Il est préférable de remercier une personne après qu'elle a répondu à une demande.
4. L'importance du problème en question doit être décrite. Il est nécessaire de préciser que la résolution du problème répond aux besoins non seulement du destinataire, mais aussi des autres personnes en général. Cependant, il ne faut jamais noter côté négatif demandes.
5. Vous ne pouvez pas inclure de phrases menaçantes dans le texte de votre recours (contactez une autre autorité si vous refusez de l'aide, par exemple). Cela aliénera définitivement le destinataire et la lettre ira aux archives.

Conclusion

Après avoir étudié plus en détail le style de narration commerciale et esquissé vos propres pensées, vous pouvez facilement écrire une lettre, après avoir lu laquelle, le destinataire répondra à la demande qui y est indiquée.

Vous devez toujours vous rappeler qu'une lettre est écrite au responsable pour obtenir de l'aide pour résoudre le problème. De plus, cette question intéresse avant tout le destinataire. Et seulement en son pouvoir de tout faire pour que la lettre reçoive une réponse.

Ainsi, en suivant l'exemple décrit ci-dessus, vous pouvez rédiger votre recours en respectant tous les extraits et règles de mise en forme.

1. N'oubliez pas que le sceau de l'administration doit être apposé sur le formulaire. Il est préférable d'acheter un formulaire auprès de l'administration régionale.
2. Vous pouvez également utiliser l'option de candidature en ligne.
3. Il est nécessaire de collecter tous les documents et certificats possibles, ainsi que les signatures, si le problème ne concerne pas seulement un citoyen en particulier.
4. Pour rédiger une demande d'aide pour résoudre un problème, vous devez utiliser un style de narration commercial et ne pas oublier le ton respectueux de la lettre.
5. La lettre devrait intéresser le fonctionnaire dès le début.
6. Après avoir rédigé l'original, vous devez faire des copies de tous les documents, certificats et signatures, ainsi que de la lettre elle-même, et envoyer des copies des documents à l'administration, après avoir préalablement pris connaissance de son adresse légale. Dans ce cas, envoyez la lettre dans l'original. Il est préférable de le faire en utilisant un coursier. L’examen du document prendra alors beaucoup moins de temps.
7. Après l'envoi, vous devez attendre patiemment une réponse.

Les types de lettres commerciales les plus courants sont les lettres de demande et les lettres de demande. Des commissions rogatoires sont établies afin d'engager certaines actions de la part du destinataire requises par l'auteur de la lettre. Lettres rogatoires - pour obtenir des informations ou des documents officiels. Dans quelles situations sont-ils compilés ? Comment énoncer correctement l'essence d'une demande ou d'une demande ?

Dans le système de communication documentaire, les lettres commerciales sont les documents les plus populaires, et parmi les lettres commerciales, les types les plus courants sont les lettres de demande et les lettres de demande. Comment les compiler et les formater correctement ? Il est important que tous les secrétaires le sachent.

Des commissions rogatoires sont établies afin d'engager certaines actions de la part du destinataire requises par l'auteur de la lettre. DANS activités de gestion Un grand nombre de situations donnent lieu à la préparation de telles lettres. Il peut s’agir d’une situation relativement simple dans laquelle il n’est pas nécessaire de présenter des informations complexes relatives aux événements, de fournir une quelconque argumentation ou de convaincre le destinataire. Dans de tels cas, il est préférable de commencer la lettre de demande directement par l'énoncé de la demande elle-même, par exemple :

Nous vous demandons d'envoyer un calendrier pour l'organisation des séminaires pour le premier semestre 2006. Nous vous demandons d'examiner la question de l'attribution d'un prêt préférentiel d'un montant de 600 millions de roubles à l'Association des exploitations fruitières et maraîchères. pour l'achat d'agrumes auprès d'une société d'import-export pour les vendre à Moscou et dans d'autres villes de Russie.

Cependant, toutes les situations liées aux activités de gestion ne sont pas aussi simples. La plupart des situations nécessitent une justification lors de la rédaction des commissions rogatoires ou, en d'autres termes, une explication du pourquoi, du pourquoi et du but de la rédaction de la lettre. En règle générale, une justification est nécessaire pour influencer le destinataire, le convaincre d'agir d'une manière très spécifique, comme le souhaiterait ou aurait besoin l'auteur de la lettre. Si une lettre de demande contient une justification, elle précède le plus souvent l'énoncé de la demande, par exemple (le signe // indique la limite entre les parties du texte de la lettre) :

Etant donné que les fonctions officielles des employés de l'Administration impliquent des déplacements sur le territoire du district, // nous demandons que des fonds soient alloués pour l'achat de deux nouveaux voitures de société«Volga» pour les besoins de l'Administration. Dans le cadre de l'élargissement de la gamme de produits que nous fabriquons //, nous vous demandons de nous fournir des informations sur les nouveaux développements technologiques et de conception des réfrigérateurs et congélateurs Stinol.

Le russe est l'une des langues dont l'ordre des mots est relativement libre. Dans n'importe lequel des textes ci-dessus, nous pouvons échanger des parties de la phrase sans trop nuire au sens, par exemple :

Nous vous demandons de bien vouloir allouer des fonds pour l'achat de deux nouvelles voitures officielles Volga pour les besoins de l'Administration // étant donné que les fonctions officielles des employés de l'Administration impliquent des déplacements sur le territoire du district. Nous vous demandons de fournir des informations sur les nouveaux développements technologiques et de conception des réfrigérateurs et congélateurs « Stinol » // en lien avec l'élargissement de la gamme de produits que nous fabriquons.

Les phrases dans lesquelles l'idée principale de la lettre est d'abord énoncée, puis l'argument est donné, ont une connotation stylistique particulière : elles sont toujours perçues comme plus expressives que les phrases construites sur le principe « justification - conclusion ». Cependant, le style commercial est étranger à tout type d'expression ; la préférence est presque toujours donnée au style neutre. moyens linguistiques, par conséquent, les phrases qui fournissent d'abord une explication, donnent une justification, puis exposent l'essence du problème sont plus correctes. Lorsque vous rédigez une lettre de demande, essayez de vous assurer que la justification et la partie finale (la demande) forment grammaticalement une seule phrase. Même dans les cas où la justification fait référence à documents réglementaires, des faits et des événements sont énoncés, ne soulignez pas la justification dans une phrase séparée, sinon, pour formuler la demande, vous devrez utiliser des expressions telles que : « En relation avec ce qui précède, nous demandons... », « Compte tenu de ce qui précède , nous demandons… », « À propos de quoi nous demandons… », etc. n. Ces constructions ne sont pas porteuses d'informations et rendent le texte plus complexe tant du point de vue de la structure que du point de vue de la structure. vision de la perception. Des commissions rogatoires peuvent être rédigées dans des situations de gestion encore plus complexes. Schématiquement, cette situation peut être représentée comme suit :

Une lettre écrite dans une telle situation sera plus facile à percevoir si le contenu est présenté dans une séquence qui reflète la logique de l'évolution de la situation elle-même. Dans ce cas, la structure de la lettre peut être divisée en trois parties : introduction (description des événements, faits qui affectent directement ou peuvent affecter la situation de gestion), justification (explication des raisons pour lesquelles il est nécessaire de contacter le destinataire avec un demande), conclusion (demande), par exemple ( Les ​​parties communicatives et sémantiques de la lettre sont séparées par le signe //) :

Selon nos données, dans les usines de transformation du sucre de Koursk et de Belgorod, qui sont les principaux fournisseurs de sucre de Moscou et de la région de Moscou, entre mars et avril année en cours Des travaux préventifs planifiés doivent être effectués dont les calendriers n'ont pas été convenus. // Du fait que pendant la période travail préventif la production de sucre et son approvisionnement aux consommateurs diminueront considérablement, // nous vous demandons de tenir une réunion de travail avec la participation de représentants du gouvernement de Moscou sur la question de la garantie de l'approvisionnement en sucre de la région de Moscou pendant la période d'arrêt partiel de ces usines.

Quelle que soit la structure du texte, la demande contenue dans la lettre est formulée à l’aide du verbe « demander ». Dans les lettres émises sur papier à en-tête de l'organisation, la 1ère personne du pluriel du verbe est utilisée :

Nous vous demandons de fournir des informations sur..., Nous vous demandons de fournir des informations sur..., Nous vous demandons de demander des informations sur..., Nous vous demandons de mener... etc.

Dans les lettres émises sur papier à en-tête fonctionnaires, la forme verbale à la 1ère personne du singulier est utilisée :

Je vous demande de réfléchir à la question de..., je vous demande de fournir des informations sur... etc.

Une lettre peut contenir plusieurs demandes (de préférence sur un seul sujet). Dans ce cas, la demande principale est formulée en premier, puis le reste, à l'aide des expressions linguistiques suivantes :

Nous vous demandons également de (considérer, prévoir, conduire...), en même temps nous vous demandons... etc.

Par exemple:

En raison de la consommation de gaz insignifiante de la chaufferie n°4 (moins de 3,5 millions de mètres cubes par an), nous vous demandons d'exclure cette entreprise du groupe des consommateurs de gaz avec réserve obligatoire de combustible (fioul) pour la saison de chauffage 2005– 2006. Parallèlement, nous demandons au logiciel « Mosgorkhleboprodukt" en collaboration avec JSC "Mosenergo" d'envisager la possibilité de rejoindre l'usine n°4 en saison de chauffage 2006-2007 au système de chauffage urbain.

Une lettre de demande est en fait un type de lettre de demande. En règle générale, les demandes sont faites afin d'obtenir des informations ou des documents officiels. Dans les activités commerciales, une demande est un appel d'un acheteur à un vendeur (importateur à exportateur) avec une demande de donner informations détaillées sur des biens (services) ou envoyer une offre pour la fourniture de biens (prestation de certains services). En général, les lettres de demande suivent les mêmes règles que les lettres de demande, par exemple :

Conformément au paragraphe 10 du décret gouvernemental Fédération de Russie du 20.05.94 n° 498 « Sur certaines mesures visant à mettre en œuvre la législation sur l'insolvabilité (faillite) des entreprises », nous vous demandons de nous fournir des données sur la taille de la part de l'État dans le capital autorisé de l'OJSC « Boulangerie de Moscou n° 18 », situé à l'adresse : st. Nikitinskaya, 45 ans. Si un bloc d'actions de cette société est vendu, veuillez nous informer de la date et du mode de vente.

Dans les activités commerciales, le texte de la demande indique généralement : le nom des biens (services) ; les conditions dans lesquelles l'auteur de la lettre souhaite les recevoir ; quantité et/ou qualité ; le moment de la livraison des biens ou de la fourniture des services ; prix et autres informations. Les expressions suivantes sont utilisées dans une demande commerciale :

Nous vous demandons de nous informer sur la possibilité de fourniture... Nous vous demandons de faire une offre de fourniture... Nous vous demandons de fournir des informations détaillées sur... etc.

Par exemple:

Nous vous demandons de nous informer de la possibilité de fournir des climatiseurs modèle AS-200 à hauteur de 150 pièces. de février à mars 2005, ainsi que les conditions de paiement et de livraison.

La réponse de l'organisme correspondant à une lettre de demande ou de demande est une lettre de réponse, qui peut être un consentement ou un refus. Dans les activités commerciales, la réponse à une demande est émise sous forme de lettre commerciale, qui confirme la réception de la demande et fournit des informations sur le produit qui intéresse l'acheteur. La réponse à une demande peut également être une proposition commerciale (offre). Les lettres de demande et les lettres de demande sont rédigées conformément à GOST R 6.30-2003 « Systèmes de documentation unifiés ». Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences en matière de documentation. Lors de l'élaboration et du traitement des demandes et des demandes, les informations suivantes sont utilisées : destinataire, titre du texte (si le texte de la lettre fait plus de 4 à 5 lignes), texte, signature, note sur l'interprète. Toutes les lettres commerciales sont rédigées sur des formulaires spéciaux - du papier à en-tête.