Организация кадрового учета на предприятии является не сложной, но кропотливой задачей. Решается она путем последовательного запуска кадровых процессов, которые регламентируются действующим законодательством.

В целом правильное ведение кадровой документации не просто уберегает предприятие от проверок контролирующими органами, но и позволяет работникам избежать проблем, к примеру, с оформлением пенсий или возможностью претендовать на других социальные гарантии. Часто бывает, что из-за неправильного ведения делопроизводства на рабочем месте людям приходится тратить огромное количество времени, финансов и нервов на то, чтобы доказать каким-либо органам свое право на получение льгот, пособий и иных выплат. Поэтому каждый руководитель должен помнить о том, что ведение кадрового учета и правильная организация делопроизводства - это одна из основных задач, за которую он несет ответственность перед своим персоналом и государством.

Данная статья расскажет о правильности налаживания этого процесса, а также обо всех его нюансах. Далее можно будет получить ответ на вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово и не допустить при этом ошибок.

Понятия и определения

Прежде чем разбираться в наладке этого процесса, следует дать определения основным понятиям. Итак, кадровый учет - это процесс организации учета сотрудников, который связан с официальным оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала, а также учет трудовых отношений предприятия и его персонала.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, которая обеспечивает ведение документации и организацию работы с кадровыми документами.

Таким образом, становится понятно, что кадровое делопроизводство и кадровый учет - это два взаимосвязанных явления, которые направлены на реализацию кадровой политики предприятия.

Цели и задачи

Целью кадрового учета является налаживание эффективной, работающей системы кадрового делопроизводства и оформления надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

А вот задачами, которые призван решать кадровый учет, являются следующие - регламентация взаимоотношений между работодателем и работниками предприятия и создание организационно-правовой основы трудовых отношений.

Поняв, что представляет собой кадровый учет, можно приступить к рассмотрению вопроса о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово.

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.

Кто должен вести учет?

Как уже было отмечено ранее, существует два способа определения того, кто будет заниматься ведением учета кадров на предприятии. В целом это зависит от того, сколько человек планируется трудоустроить для достижения целей (как правило, цель предприятия - организация коммерческой деятельности для получения прибыли).

Для крупных компаний рекомендуется создание службы по персоналу или полноценного отдела кадров. Для предприятий небольшого размера допустимо возложение обязанностей кадровика на бухгалтера или секретаря. Однако существует и третий вариант - передача дел по ведению учета на аутсорсинг специализированным организациям.

При создании службы или отдела понадобится создать определенные регламентирующие документы, а именно положение о службе (отделе) и должностные инструкции работников. В случае возложения обязанностей на бухгалтера или секретаря понадобится прописать функции кадровика в должностную инструкцию выбранного работника. Если существует такая необходимость, рекомендуется направить бухгалтера или секретаря на курсы кадрового делопроизводства. Это поможет повысить квалификацию работников, на которых будут возложены обязанности по кадровым вопросам. А вот если было принято решение сотрудничать со сторонними организациями по вопросу передачи им обязанностей по ведению учета, то обязательным образом требуется заключение договора.

Разработка обязательной кадровой документации

Существует ряд документов, которыми обязательным образом руководствуются те, кто ведет кадровый учет и делопроизводство. В первую очередь таким документом является штатное расписание. Оно представляет собой документ, в котором отображается состав, численность в штатном расписании и заработная плата работников, а также наименование должностей. В штатном расписании должности работников распределены по подразделениям, что дает возможность делать количественный и качественный анализ всего предприятия.

Следующим шагом является разработка типовой формы кадровых приказов, в которых будут отображены сведения о приеме, переводе на другую должность, направление в отпуск и увольнении работников предприятия.

Следующий обязательный документ - это правила внутреннего трудового распорядка. В них отображаются основные моменты, регламентирующие трудовую деятельность всех сотрудников предприятия. Согласно этому документу, если работник нарушает правила, описанные в документе, он может быть наказан путем привлечением его к дисциплинарной ответственности.

Также еще одним документом кадрового учета является типовой договор о заключении трудовых отношений между предприятием и работником. Трудовые договоры могут быть однотипными или прорабатываться под каждую должность отдельно. Помимо этого, на предприятии должен быть разработан табель учета рабочего времени, в котором будут отображаться фактические часы, за которые работник будет получать заработную плату.

Также следует помнить о графике отпусков на предприятии. Этот документ разрабатывается не позднее, чем за две недели до окончания года. График отпусков отображает календарный план направления людей в обязательные отпуска. При составлении такого плана следует помнить о том, что персонал должен направляться в отпуск таким образом, чтобы одновременное отсутствие определенных работников не повлекло за собой перерыв в трудовом процессе предприятия.

Не следует забывать и о разработке положения об оплате труда. Этот документ отображает процесс начисления заработной платы персоналу организации, а также регламентирует начисление дополнительных выплат, к примеру, надбавок, поощрений или премий. Заключительным этапом является разработка положений о подразделениях предприятия и должностных инструкций специалистов и работников. Помимо этого, рекомендуется разработать положение о персональных данных. После того как были готовы регламентирующие документы, можно приступать к организации делопроизводства.

Делопроизводство

Делопроизводство включает в себя ведение надлежащим образом документации, связанной с приемом, движением и высвобождением кадров.

Обязательным является ведение личных дел, которые заводятся на каждого сотрудника предприятия. Оно включает в себя личную карточку кадрового учета, заявление о приеме, копию паспорта, копии документов об образовании, справку о прохождении медицинского осмотра, копию военного билета (в случае, если таковой имеется) и прочие документы, которые образуется в ходе осуществления работником трудовой деятельности. А также еще одной и очень важной задачей является заполнение трудовых книжек.

Помимо всего вышеперечисленного, могут разрабатываться и другие документы, которые связаны непосредственно со спецификой предприятия, обеспечивающие правильность работы в области учета кадров.

Какие журналы должны быть в кадровом делопроизводстве?

В первую очередь необходимо завести следующие журналы:

• ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
• регистрации кадровых приказов;
• регистрации приказов о приеме на работу;
• регистрации приказов по очередным отпускам;
• учета больничных листов;
• регистрации трудовых договоров;
• учета командированных работников;
• учета рабочего времени;
• учета движения трудовых книжек;
• учета личных карточек;
• учета проверок.

Помимо самих журналов, в качестве дополнения к ним могут быть разработаны инструкции по их заполнению. А также вся документация, проходящая регистрацию в данных журналах, хранится в отдельных папках согласно утвержденной номенклатуре.

Автоматизация учета

Как уже стало понятно из изложенной выше информации, кадровый учет - это очень кропотливый процесс, требующий особого внимания от работников, на которых возложена ответственность за ведение этого вопроса. Поэтому на сегодняшний день его можно упростить путем автоматизации.

Существует множество программ, которые упрощают трудовую деятельность кадровикам и уменьшают вероятность допущения каких-либо ошибок. Как правило, на предприятии необходимо устанавливать лицензионные версии такого программного обеспечения. Однако стоит отметить, что покупка такой программы окупит себя в короткие сроки и не даст допустить серьезных ошибок в работе. В целом, такие программы решают такие задачи:

• ведение кадрового учета согласно трудовому законодательству;
• составление и формирование отчетности по вопросу кадров;
• произведение своевременных согласований всех кадровых процессов с расчетным отделом или бухгалтерией.

Одной из самых популярных и востребованных программ на сегодняшний день является 1С с конфигурацией «Управление персоналом».

Что делать, если невозможно самостоятельно организовать кадровый учет пошагово с нуля?

Если предприятию пришлось столкнуться с такой проблемой, когда нет возможности самостоятельно наладить кадровые процессы, то решить такую ситуацию не сложно. Для этих целей существуют компании, которые способны оказать такую услугу.

Специалисты консалтинговых компаний проведут аудит и разработают необходимый пакет документов. В целом такие организации призваны решить такие задачи:

1. Подобрать оптимальную систему кадрового делопроизводства на предприятии.
2. Разработать внутренние нормативные документы.
3. Разработать необходимые инструкции и положения.

Помимо этого, такие специалисты могут, при необходимости, руководить созданием службы по управлению персоналом и отделом документооборота. В целом привлечение сторонних специалистов помогает руководству наладить работу в данном направлении. Это очень полезно для предприятия в целом, особенно при его создании.

Заключение

Подводя итог данной статье, стоит отметить, что кадровый учет и управление персоналом - это взаимосвязанные процессы, где от качества организации первого будет полностью зависеть кадровая политика предприятия.

Упускать из виду кадровые вопросы нельзя ни в коем случае, ведь от них зависит не только деятельность организации, но чаще всего и судьбы работников. Стоит только представить себе, как возмущены те люди, которые не могут получить свою заслуженную пенсию или какую-либо другую выплату из-за некачественного исполнения своих обязанностей кадровиком.

Рассмотрев вопрос о том, как правильно организовать кадровый учет с нуля пошагово, можно приступать к реализации программы по налаживанию этого процесса на предприятии. Самое главное - не пренебрегать рекомендациями Трудового Кодекса, постановлениями Министерства труда, Госкомстата, Росархива и других государственных ведомств.

После того как все кадровые процессы внутри были налажены, не стоит упускать их из виду. Важно помнить о том, что работников, которые занимаются учетом кадров, хотя бы изредка следует направлять на курсы кадрового делопроизводства, для повышения их квалификации. А также следует проводить плановый аудит процессов учета в области кадров. Это поможет поддерживать на должном уровне работу в данном направлении.

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц. Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях. С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Что такое кадровое делопроизводство

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

• начисление заработной платы;
• оформление отпусков, больничных;
• оформление справок.

Цели и задачи

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работы	Задачи сотрудников
Учет, регистрация, контроль	Ведение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работы	Ознакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучение	Проведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документами	Специалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
Организация	Организация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

• государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
• правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
• федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
• общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

Законодательная база предприятия

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

• устав предприятия;
• распорядок труда;
• нормы по защите личных данных;
• охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
• график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда. Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики. Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится. По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе. Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности. В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем. Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат. По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Кадровые приказы

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам. В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой. По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности. Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела. Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Как организовать делопроизводство в кадровой службе

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

• формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
• оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
• готовить и выписывать приказы;
• проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек. Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф. В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков. Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании. Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты. На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности. В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность. Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы. Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства. Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату). Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Сегодня кадровое делопроизводство ведется как письменно, так и в цифровом формате. Документация подписывается лично уполномоченными сотрудниками. Для ведения документации используются государственные стандарты, которые унифицируют все шаблоны и формы. Необходимо учитывать нормы ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важные бумаги хранятся в специальных папках или металлических сейфах. Зависимо от сферы деятельности и масштабов компании, специалистам нужно придерживаться разных требований по периодичности сдачи отчетности.

Поиск и оформление персонала

Изначально перед оформлением сотрудников нужно найти специализированный персонал, который бы соответствовал строгим критериям (они должны быть связаны со спецификой работы). Для этого используют специализированные бюро, агентства, сайты по поиску работы, биржу труда или частные объявления в газетах, в СМИ, на сайтах. После этого составляются обязательные кадровые документы, проводится оформление, подписывается трудовой договор или договор подряда.

Этапы приема на работу

Процедуры оформления людей на должность начинаются со внесения данных про соискателя работы в специальный журнал. Табеля учета фиксируют информацию об опыте, стаже работы, ранее занимаемой должности. При одобрении составляется приказ о назначении человека на тот или иной пост. Заключительным этапом становится формирование личной папки, составление дела в компании, отделе. В договоре прописывается информация про обязанности, про денежный оклад на занимаемом посту.

Личные карточки и формирование личного дела сотрудника

Виды кадровых документов включают личную карточку сотрудника. Она содержит всю информацию относительно семейного положения, ФИО, туда же вклеивается фотография, прописывается дата рождения. Все это делается работодателями с целью формирования пакета данных про каждого члена штата компании. Согласно законодательству, эти данные не могут быть переданы третьим лицам. Для ведения личного дела используются папки, шкафы или даже металлические сейфы (в зависимости от уровня оснащения офиса компании).

Журналы по кадровому делопроизводству

Бумажная печатная продукция помогает систематизировать отчетность, упростить документооборот. Документация в виде журналов по делопроизводству включает такие виды:

• по контролю документов, бумаг, которые доставляются компании или предприятию;
• по контролю времени, периодов служебных командировок;
• по контролю за любыми записками, заявлениями;
• записи по обеспечению сохранности трудовых книжек.

Ведение трудовых книжек

Кадровое делопроизводство обязывает специалистов проводить учет трудовой книжки. Все записи ведутся, если человек на предприятии оформлен официально. Работнику трудовая книга выдается при увольнении. Эта документация фиксирует все изменения относительно должности, наград. Обучение кадровому делопроизводству с нуля включает обязательные пункты по правильности оформления трудовых книг. Любые ошибки исправляются членами штата отдела кадров. При их обнаружении специалистам могут быть выдвинуты обвинения в административном нарушении.

Систематизация и хранение документов

По аудиту и хранению документов были созданы отдельные законодательные нормы. Важно упомянуть 17 статью Федерального закона про ведение архива. Там прописывается необходимость руководства компаний и предприятий позаботится о сохранности архивной документации в течение положенного срока. Период хранения прописывается в законе и соответствует государственным стандартам. Для обеспечения целостности бумажной документации используются металлические огнеупорные сейфы, шкафы.

При необходимости, данные из документов передаются в госкомстат Российской Федерации. Автоматизация, оцифровка ведения оборота бумаг – одно из преимущественных направлений в оптимизации процесса управления работой штата. Сегодня большая часть отчетности составляется не в бумажном виде. Это не снимает обязанности с руководителей предприятий, менеджеров в сохранности архива в течение одного, трех, пяти или более лет.

Электронный кадровый учет

При использовании электронного кадрового учета важно соблюдать условия безопасности документов, сокращать доступ к архиву в силу действия закона про защиту персональных данных. Электронный учет документации имеет ряд преимуществ:

1. быстрый доступ к документам;
2. защищенности файлов паролями;
3. нет необходимости приобретения сейфов для сохранения бумаг;
4. экономия пространства в офисном помещении – на жестком диске может храниться 10 тысяч документов и более;
5. экономия времени – подписать, найти любой документ можно за 1-2 минуты в архиве жесткого диска на компьютере.

Видео

На любом даже самом маленьком предприятии есть работники, а значит, есть необходимость ведения различной кадровой документации.

В компаниях, существующих давно на рынке, обычно кадровое делопроизводство хорошо налажено, а вот во вновь созданных организациях нужно создавать все нуля.

Кто на предприятии занимается ведением делопроизводства

Как правило, ведением кадрового делопроизводства и оформлением всех документов занимаются сотрудники отдела кадров, но если предприятие маленькое, то эту работу могут поручить одному из сотрудников в качестве . Обычно это бухгалтер или .

Если же предприятие имеет большое количество работающих, то создается отдел кадров, в котором может быть несколько специалистов. Потребность в кадровых работниках определяется не только исходя из количества работающих (хотя это основной фактор), но и от специфики самого предприятия. Так в организации с вредным и опасным производством у кадровиков работы будет больше.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Сбор необходимой законодательной базы и нормативных документов

Первое, что нужно сделать при создании кадрового документооборота с нуля это определиться, какие именно документы должны быть. Есть документы, которые в обязательном порядке должны быть на каждом предприятии, а есть те, которые требуются только для выполнения определенного вида работ или деятельности компании.

Кстати сами нормативные документы, регламентирующие наличие составляющих кадровой документации тоже не лишним будет хранить в отдельной папочке, что бы в случае необходимости они всегда были под рукой.

Приказы по личному и кадровому составу. К приказам по личному составу относятся приказы, относящиеся к движению работников: , увольнение и . Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет.

К кадровым приказам относятся все остальные:

• отпуска;
• премии;
• командировки;
• дисциплинарные взыскания и.д.

Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.

Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки.

Следующий обязательный документ это , в которых отражаются все основные сведения о работнике . Эти карточки могут храниться как отдельно, так и входить в состав личного дела работника.

Третий обязательный документ – это . В настоящее время согласно законодательству трудовые книжки должен оформлять даже индивидуальный предприниматель, не говоря уже о предприятиях прочих форм собственности. Работодатель должен оформить трудовую книжку в течение трех дней с момента принятия работника.

Поскольку трудовые книжки являются , то обязательно вести . Эта книга также хранится 75 лет.

Следующий обязательный документ это . Его необходимо заключать с каждым принятым на работу сотрудником независимо от срока.

После того как создано новые рабочие места необходимо провести специальную каждого из них. Документы, относящиеся к СОУТ хранят до замещения их новыми, как правило, 1 раз в 5 лет.

К прочим обязательным документам относится:

Есть еще документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это , книга основания для приказов.

Сбор и изучение учредительных документов

После того, как определились с общими обязательными документами, нужно определиться с остальными документами. Для этого нужно изучить все уставные документы регламентирующие деятельность и производственный процесс предприятия.

Здесь документы могут быть самые различные. Например, если работникам положены и СИЗ, то обязательно утвердить приказом или другим распорядительным документом перечень и сроки обеспечения ими категории работников.

Если на предприятии будут лица, которые имеют ненормированный рабочий день, работу в ночные часы, работу во вредных и опасных условиях, то необходимо документально утвердить положенные им льготы и компенсации.

Оформление перечня документов

Когда весь перечень необходимых документов определен, можно приступать к составлению Положения о ведении кадрового делопроизводства.

В этом положении перечисляют все необходимые документы, порядок их ведения и сроки хранения. Такое положение не является обязательным, но значительно облегчает работу отдела кадров.

Оформление на работу директора

Если предприятие создается с нуля, то первый кого нужно оформить это руководитель предприятия.

Именно он затем заключает трудовые договора с остальными сотрудниками. Если должность директора выборная, по конкурсу, то заключает председатель выборного органа, если на предприятии есть учредители, то договор подписывают они. Если руководитель является одновременно единственным учредителем или индивидуальным предпринимателем, то он подписывает трудовой договор и за работника и за работодателя.

Как бы там ни было, но заключение трудового договора и оформление приказа о приеме является обязательными процедурами.

Составление локальных нормативных актов

Для того, что бы определить, какие должности и сколько их необходимо для работы предприятия составляется штатное расписание . Для него существует унифицированная форма и, хотя она не обязательна к использованию, является очень удобной.

По желанию в нее можно вносить дополнительные колонки. В штатном расписании указывается наименование должности, необходимое количество штатных единиц, оклад или форма оплаты труда и положенные надбавки. Все должности в штатном расписании указываются, начиная с самой главной и заканчивая вспомогательным персоналом.

В трудовом распорядке в первую очередь указывается график работы предприятия, если есть сменные графики, то они подробно расписываются. Еще в этом документе может указываться требования к внешнему виду и поведению работников, корпоративная этика и прочее.

Разработка типового образца трудового договора

В трудовой договор должны быть включены все основные положения, перечисленные в трудовом кодексе.

Сюда относится :

Помимо этих пунктов работодатель может внести в трудовой договор любые другие пункты, не противоречащие законодательству.

Подготовка документов учета

Все журналы учета перед началом их использования необходимо подготовить . А именно каждый журнал надлежит пронумеровать, и скрепить печатью. Нумеруют листы сквозной нумерацией, начиная с первого и до последнего. Затем все листы, исключая обложку прошивают ниткой и выводят два хвостика на последний форзац. Их заклеивают бумажкой, но которой указано количество листов и стоит подпись руководителя или лица ответственного за ведение журнала.

На каждом журнале указывается дата его начала, и обязательно наименование организации.

Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Трудовые книжки являются одним из наиболее важных документов кадрового учета и относятся к бланкам строгой отчетности, то отношение к ним должно быть бережное. Храниться они должны обязательно в сейфе, запертом на ключ.

Для ведения трудовых книжек назначается ответственное лицо, которое их заполняет и отвечает за хранение. Ответственность на сотрудника возлагается приказом по организации.

Оформление на работу сотрудников

При каждого сотрудника необходимо произвести определенную последовательность работ:

• прием у работника;
• ознакомление работника со всеми локально-нормативными документами, положением об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.д.;
• оформление трудового договора, его подписание. Обязательно в трудовом договоре поставьте отметку о том, сто второй экземпляр работник получил на руки;
• оформление приказа о приеме на работу;
• заполнение личной карточки Т-2 и формирование личного дела. В его состав входят следующие документы: заявление о приеме, копии личных документов, копия приказа о приеме, личная карточка, документы об образовании и квалификации, трудовой договор, прочие необходимые документы.
• передача в бухгалтерию всех необходимых документов на работника для начисления .

В следующем видеоплейлисте представлены инструкции по ведению кадрового делопроизводства:

Кадровый учет и делопроизводство с нуля - пошаговые инструкции 2018 года теперь доступны и нашим читателям. Организация кадрового документооборота на предприятии с марта 2014 года регламентируется новым ГОСТом, которому должны следовать все кадровики.

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2018 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2018 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15-16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 04.01.2001 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 16.04.2003 № 225, которое поможет в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;
• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.04.2008, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

Об одной из таких программ вы сможете прочитать в нашей статье .

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• книга по учету бланков трудовых книжек и сами бланки этих документов, которые зачастую оформляются на предприятии при поступлении сотрудника на первое место работы;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — .

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе .

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи .

А о порядке их уничтожения читайте в статье .

Устраиваясь на работу в новую организацию, вы можете столкнуться с необходимостью оперативно наладить кадровый учет. Хорошо, если предыдущий специалист оставит после себя документы в порядке. Но бывают и такие случаи, когда кадровую работу приходится начинать практически с нуля. Какие документы регулируют основные вопросы кадровой работы? Как проверить, достаточно ли локальных актов в компании? Почему образцы для оформления кадровых решений лучше брать из постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Какие нормативные акты нужно знать

В большинстве организаций работа сотрудника отдела кадров не ограничивается необходимостью вести кадровое делопроизводство (оформлять прием, перевод, увольнение, отпуска, командировки и т. д.). Часто кадровикам приходится принимать непосредственное участие в разработке локальных нормативных актов, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, на кадровика нередко возлагается обязанность по подготовке к проверкам со стороны различных органов (государственной инспекции труда, прокуратуры, военкомата, Роскомнадзора, ПФР и др.). В связи с этим он должен знать не только Трудовой кодекс , но также целый ряд нормативных актов, которые прямо или косвенно касаются кадровой работы.

Все эти акты можно условно поделить на определенные группы (таблица ниже). Большинство из них обязательны для всех организаций независимо от организационно-правовой формы или формы собственности. За их нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Перечень нормативных актов, на которых строится кадровая работа

Сфера регулирования	Наименование нормативного акта
Общие вопросы трудового права
Основные правила и принципы регулирования трудовых отношений между работником и работодателем, порядок оформления кадровых процедур, предоставления гарантий, компенсаций, в том числе отдельным категориям сотрудников
	Создание в организации архива в соответствии с правилами учета, хранения, комплектования и использования архивных документов
Больничные листы
Порядок заполнения листа временной нетрудоспособности, оформления декретного отпуска
Взаимодействие с ПФР
Порядок и размеры начисления страховых взносов в Пенсионный фонд на обязательное пенсионное страхование работников
Проверки
Порядок проведения проверок со стороны государственных и муниципальных органов	Кроме того, в законе прямо указано на обязательность разработки работодателем локальных актов по вопросам оплаты труда (ч. вторая ст. 135 ТК РФ), обработки персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ) и утверждения инструкций по охране труда (абз. 23 ч. второй ст. 212 ТК РФ). При необходимости в компании должны быть акты, закрепляющие перечень работников с ненормированным днем (ст. 101 ТК РФ), порядок разделения рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ), а также условия получения сотрудниками дополнительного профессионального образования (ч. вторая ст. 196 ТК РФ). Конкретный перечень локальных нормативных документов каждая компания определяет самостоятельно (схема ниже). Приведенный в схеме список актов не является исчерпывающим. Специфика организации может предполагать наличие иных локальных документов. Как правило, перечень актов утверждается приказом. Называться локальные акты могут по-разному: положение, инструкция, правила, регламент и т. д. Главное, чтобы нормы этих актов не противоречили действующему трудовому законодательству и не ухудшали положение работников. Кроме того, важно соблюдать порядок их принятия (ч. вторая , третья ст. 8 ТК РФ). В противном случае такие документы не подлежат применению (ч. четвертая ст. 8 ТК РФ). Изменения в локальный нормативный акт вносятся в том же порядке, в котором он утверждался. Разработку локальных актов лучше поручать не одному сотруднику, а рабочей группе. Состав группы и ее полномочия следует закрепить в приказе (образец ниже). С документом работники должны быть ознакомлены под роспись (абз. 10 ч. второй ст. 22 ТК РФ). С чего начать аудит локальных актов компании Во-первых, нужно проверить, все ли обязательные документы имеются в наличии, и составить их список. Если в компании нет даже обязательных локальных актов, то их нужно разработать в первую очередь. Во-вторых, важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства и соответствия действующему законодательству. В-третьих, необходимо проверить, соблюден ли порядок принятия локального акта. Так, если в компании есть профсоюзная организация, то на документе должна быть отметка о согласовании (учете мнения) с профсоюзом (ст. 372 ТК РФ). В-четвертых, нужно выяснить, каких документов не хватает. Определить такие акты очень просто, если предварительно составить и утвердить приказом перечень документов, обязательных для конкретной организации. Проверке подлежат не только положения, инструкции и приказы, но также все документы по учету кадров и управлению персоналом. Оценивается наличие и соответствие законодательству трудовых договоров, правильность ведения личных дел сотрудников, заполнения трудовых книжек и вкладышей в них, журналов регистрации приказов по кадрам и т. д. Не стоит пытаться охватить весь объем работ сразу. Следует расставить приоритеты и действовать поступательно. Для удобства рекомендуется группировать типовые документы в электронные и бумажные папки.